Media

6 Tips menciptakan rapat yang efektif
By Tsalis Annisa - 9 February 2019
5 min read 10 Views
Rapat yang efektif dapat mempermudah proses kerja - EKRUT
Rapat yang efektif dapat mempermudah proses kerja - EKRUT

Rapat yang tidak efektif dapat memakan waktu, bahkan mungkin dapat pekerjaan seluruh tim dalam rapat. Agar hal ini tak terjadi lagi, beirkut ini adalah beberapa tips agar rapat kerja berjalan lebih efektf.

1. Menentukan agenda rapat

Hal pertama yang harus diperhatikan agar kamu dapat menciptakan rapat yang efektif dapat dimulai dari menentukan agenda rapat yang jelas. Hal ini karena banyak undangan rapat yang seringkali tidak mencantumkan agenda serta tujuan rapat. Kebanyakan undangan hanya berisi waktu, tempat, serta judul rapatnya saja.

Padahal mencantumkan agenda rapat merupakan poin penting untuk membuat rapat lebih efektif. Agenda rapat akan membuat para undangan mengetahui hal apa saja yang akan dibahas dalam pertemuan tersebut sehingga setiap orang dapat mempersiapkan materi dengan baik.

Tidak hanya itu, hal ini juga bertujuan untuk mencegah topik rapat keluar jalur. Dengan memaparkan agenda dan undangan rapat, pertemuan dapat berlangsung lebih efektif karena setiap orang yang datang sudah mengetahui apa saja yang akan dibahas.

2. Menentukan jumlah undangan rapat

Salah satu faktor penentu rapat yang efekif ditentukan juga oleh banyaknya jumlah undangan rapat. Seringkali rapat dihadiri oleh puluhan orang yang membuat terasa sesak serta situasi tersebut jelas sangat tidak efektif karena tidak semua orang dalam ruangan akan memberikan kontribusi bagi pertemuan tersebut. Jika kamu adalah penyelanggara rapat, sebaiknya  tentukan berapa jumlah orang yang diharapkan hadir agar rapat menjadi lebih fokus.

3. Pastikan tepat sasaran

Setelah menentukan jumlah undangan rapat, kamu juga perlu menentukan audience sesuai dengan topik meeting. Misalnya, jika rapat kantor bertujuan untuk diskusi seputar strategi pemasaran produk terbaru, maka sebaiknya kamu hanya mengundang tim dari divisi marketing saja.

Hal ini penting karena diharapkan setiap orang yang diundang memahami topik yang akan dibahas dan mampu memberikan masukan atau ide yang bisa menghasilkan solusi. Selain itu, mengundang orang yang tidak berkepentingan dengan topik rapat hanya akan membuat pertemuan berjalan lama dan tidak menghasilkan solusi apapun.

4. Mencatat hal penting dalam rapat

Agar membuat rapat berlangsung efektif untuk masa depan, maka kamu perlu mencatat poin penting selama rapat. Mungkin ada baiknya kamu memiliki notulen dalam setiap rapat untuk mencatat hal penting dan ide yang dihasilkan dalam pertemuan tersebut.

Guna menghindari notulen melewatkan hal penting dalam merangkum semua poin, kamu bisa menghimbau seluruh undangan menyiapkan catatan.

5. Mengontrol berjalannya rapat

Di saat tertentu, rapat bisa berubah menjadi percakapan. Ini tentu akan berdampak pada ketidakefektifan rapat. Untuk menghindari hal tersebut, kamu sebagai penyelenggara meeting bisa menjadi moderator yang mengontrol hal tersebut. Jika rapat terlihat mulai seperti percakapan, kamu harus menghentikannya dan memfokuskan kembali pada topik pembahasan.

6. Tepat waktu

Seringkali rapat berjalan terlambat atau tidak selesai tepat waktu, hal ini tentu sangat merugikan. Untuk mengatasi hal tersebut, ada baiknya penyelenggara rapat membuat waktu pertemuan yang ganjil.

Misalnya, kamu bisa mengadakan rapat dengan waktu genap seperti pukul 10 pagi atau jam 2 siang, maka sesekali buatlah waktu rapat yang tidak biasa seperti pukul 09.26. Banyak yang mengatakan bahwa cara ini bisa menciptakan rapat yang efektif karena undangan rapat akan lebih banyak bertanya untuk mengonfirmasi waktu meeting dan membuat mereka terus memperhatikan jam.

Dengan begitu audience rapat bisa hadir tepat waktu di tempat pertemuan. Selain membuat waktu rapat yang tidak biasa, cara lain yang bisa kamu lakukan adalah memajukan jam rapat sekitar 30 menit dari waktu sebenarnya.

Nah, itulah beberapa tips agar rapat berjalan efektif. Untuk bisa membuat rapat yang efektif memang tidak mudah dibutuhkan kerjasama yang baik dan komunikasi yang baik. Cobalah untuk memulainya dengan tips tersebut dan komunikasikan dengan tim penyelenggara agar bisa membuat rapat berjalan efektif.

Rekomendasi bacaan:

Sumber:

Tags: produktivitas, kinerja, rapat

Share Group 1 Group 3 Group 4
Bergabung dengan EKRUT

Bergabung dengan EKRUT dan dapatkan pekerjaan impianmu!
Daftar Sekarang