Published on

jobs

Gantt chart adalah: Pengertian, Manfaat, Elemen dan Tips membuatnya

Maria Tri Handayani

Gantt-chart-adalah---EKRUT.jpg

Gantt chart adalah salah satu tool dalam manajemen proyek yang dapat meningkatkan produktivitas individu dan tim. 

Sebagai manajer, kamu dapat menggunakannya untuk meningkatkan produktivitas terutama saat membuat jadwal, serta melacak kemajuan proyek yang sedang berlangsung. 

Agar kamu dapat memahami Gantt chart dan penerapannya dalam meningkatkan produktivitas kerja yang efektif, simak ulasan selengkapnya di bawah ini.

Apa itu Gantt chart?

Gantt chart adalah - EKRUT
Gantt chart memberikan visualisasi  durasi setiap tugas dalam proyek  - EKRUT

Pada dasarnya Gantt chart adalah diagram batang yang digunakan untuk memberikan visualisasi rencana proyek dari waktu ke waktu. 

Gantt chart tersebut akan menunjukkan tampilan sederhana yang menggambarkan beberapa hal, seperti:

  • Tanggal mulainya proyek.
  • Tugas-tugas yang harus dikerjakan dalam proyek.
  • Siapa yang akan mengerjakan setiap tugas.
  • Kapan setiap tugas harus dimulai dan selesai.
  • Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas?
  • Bagaimana tugas dikelompokkan atau terhubung satu sama lain?
  • Tanggal selesai proyek.

Ide awal Gantt chart sendiri bermula dari harmonogram, sebuah visual diagram alur kerja yang diciptakan oleh seorang engineer Polandia bernama Karol Adamiecki. 

Baru kemudian sekitar tahun 1910, Henry Gantt, seorang engineer sekaligus konsultan manajemen yang mengembangkan konsep buatan Adamiecki tersebut ke dalam sistem manajemen proyeknya yang lalu diberi nama sebagai Gantt chart

Henry merancang bagan atau diagram tersebut untuk membantu supervisor di bidang manufaktur untuk melihat apakah pekerjaan mereka sesuai, lebih cepat atau terlambat dari jadwal awal yang ditentukan. 

Sekarang, Gantt chart telah berkembang dan dikenal sebagai salah satu tools yang sering digunakan untuk mengelola berbagai jenis proyek yang berbeda. 

Baca juga: Mengenal critical path method dalam manajemen proyek

Manfaat Gantt Chart dalam manajemen proyek

Gantt chart adalah - EKRUT
Gantt chart membantu project manager untuk mengelola waktu dengan baik - EKRUT

Pada dasarnya Gantt chart dapat bermanfaat karena akan memudahkan kamu dalam mengelola dan memantau baik proyek yang besar dan kompleks maupun proyek kecil sekalipun. Selain itu, manfaat lain Gantt chart adalah:

  • Meningkatkan komunikasi dan keselarasan tim 

Gantt chart bisa menjadi tools yang memberikan komunikasi yang jelas bagi tim. Manajer dapat menggunakan bagan tersebut untuk mengetahui siapa saja yang harus menyelesaikan tugas tertentu sehingga kamu pun dapat memberi masukan dan informasi yang relevan pada mereka. 

  • Menghindari penggunaan sumber daya yang berlebihan 

Dengan melihat tugas dan proses yang harus dilalui melalui Gantt chart, sebagai manajer kamu dapat mengelola sumber daya secara efektif. Kamu bisa mendelegasikan tugas dengan menyelaraskan sumber daya yang sesuai. Bila dilakukan dengan benar maka proyek pun bisa diselesaikan sesuai anggaran dan tenggat waktu yang dirancang.

  • Mengukur kemajuan proyek

Kamu bisa memeriksa kemajuan proyek yang berlangsung. Bila ternyata proyek selesai terlambat dari jadwal, kamu pun dapat mengukur dan memperkirakan strategi apa yang harusnya diubah. 

  • Manajemen waktu lebih baik 

Gantt chart dapat membantu kamu memiliki manajemen waktu yang lebih baik karena akan memudahkan kamu dalam membuat jadwal dan menentukan alokasi waktu untuk setiap tugas.

  • Menciptakan rasa tanggung jawab 

Gantt chart dapat membantu menciptakan rasa tanggung jawab di tempat kerja. Pasalnya, baik manajer dan tim dapat melihat bagaimana tugas dan dan target yang harus dicapai setiap orang. Manajer pun bisa memantau anggota tim mana saja yang memberikan performa kerja melebihi harapan dan berhak mendapat pengakuan.

Elemen dalam Gantt Chart

Gantt chart adalah - EKRUT
Biasanya pada Gantt chart sederhana selalu ada elemen tugas dan timeline - EKRUT

Pada saat membuat Gantt Chart ada beberapa elemen yang akan sering kamu temui. Beberapa elemen penting dalam Gantt Chart adalah:

  • Tasks. Ini adalah deskripsi tugas dalam proyek yang dicantumkan sepanjang sumbu vertikal grafik. 
  • Timeline. Garis waktu yang melintasi sumbu horizontal Gantt Chart. Bisa berupa hari, minggu atau bulan.
  • Bars. Diagram batang yang mewakili tugas di dalam Gantt Chart. Dengan melihatnya kamu bisa mendapat visualisasi tanggal mulai, tanggal berakhir dan durasi setiap tugas
  • Milestone. Tanda yang menandai tanggal penting dimana tugas tertentu harus diselesaikan 
  • Resources. Daftar nama orang-orang dalam tim yang ditugaskan untuk menyelesaikan setiap tugas. 

Baca juga: Mengulik perbedaan Product Manager vs Project Manager

Tips membuat Gantt chart 

Gantt chart adalah - EKRUT
Penting untuk mengidentifikasi setiap tahapan tugas dalam proyek dengan detail sebelum membuat Gantt Chart - EKRUT

Gantt chart dapat dibuat dengan menggambarkannya di atas kertas, membuat tabel dan grafik di Excel, maupun dengan software manajemen proyek tertentu seperti monday.com, ProjectManager, Paymo, Smartsheet, TeamGantt, Canva, Backlog, Microsoft Project Online, dan lain-lain. 

Cara membuat Gantt chart di berbagai tools tersebut tentu akan berbeda-beda. Misalnya, cara membuat Gantt chart di Excel mengharuskan kamu untuk membuat tabel tugas dan memodifikasi stacked bar chart menjadi bentuk Gantt chart. Lain lagi dengan software manajemen proyek yang memberikan fitur-fitur otomatisasi yang memudahkanmu saat membuat Gantt chart pada proyek yang kamu kelola. 

Meski ada perbedaan cara, namun sebetulnya ada beberapa tips dasar yang perlu kamu perhatikan saat membuat Gantt chart, yaitu: 

1. Identifikasi tujuan proyek kamu

Tips pertama dalam cara membuat Gantt chart adalah dengan mengidentifikasi apa tujuan proyek kamu secara spesifik. Ini diperlukan agar kamu dapat membuat Gantt Chart yang menggambarkan proses kerja yang lebih baik untuk mencapai tujuan tersebut. 

2. Buat daftar tugas dengan detail

Tips kedua adalah mengidentifikasi dan membuat daftar tugas yang harus diselesaikan dalam sebuah proyek  dengan detail dan lengkap. Untuk membuat daftar tugas yang lengkap kamu bisa membuatnya dengan menggunakan struktur rincian kerja. 

Caranya adalah dengan memecah proyek yang lebih besar tadi ke dalam tugas dan sub tugas atau tahapan demi tahapan yang diperlukan untuk mencapai tujuan akhir proyek.  

Misalnya, jika kamu akan mengelola proyek peluncuran sebuah produk, maka daftar tugas yang kamu buat bisa mencakup: 

  • Market research
  • Planning 
  • Prototyping
  • Customer feedback
  • Revisions 
  • Final Product 
  • Marketing 

Kamu juga bisa menggunakan mind mapping untuk membantu kamu memecahkan proyek ke dalam struktur rincian kerja yang lengkap.

3. Lihat hubungan antar tugas 

Pastikan membuat bagan atau diagram dalam Gantt chart yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar tugas dalam sebuah proyek. Sebab ada beberapa tugas yang mungkin harus diselesaikan sebelum dapat memulai tugas lainnya, atau ada tugas tertentu yang tidak dapat diakhiri hingga benar-benar selesai. 

Dengan mengidentifikasi hubungan antar tugas kamu juga akan lebih mudah menentukan durasi dan timeline proyek. 

4. Tentukan timeline proyek 

Putuskan bagaimana membagi durasi untuk setiap tugas dalam proyek. Masing-masing tugas harus memiliki tanggal mulai, tanggal berakhir atau durasi yang diperlukan untuk menyelesaikannya. 

Untuk memperkirakan durasi kamu bisa melihat laporan proyek serupa sebelumnya atau dengan mendiskusikannya langsung terhadap orang-orang yang terkait tugas tersebut. 

5. Pantau perkembangan 

Setelah membuat Gantt chart pastikan agar kamu memantau perkembangan setiap tugas. Ini diperlukan agar kamu mengetahui apakah ada kendala yang mengharuskan perubahan strategi atau rencana. 

Misalnya, jika pada tahapan prototyping mengalami kendala dan membutuhkan waktu lebih lama untuk membuatnya, maka kamu harus mengatur kembali tanggal mulai untuk tahapan customer feedback dalam proyek kamu. 

Itulah ulasan singkat mengenai Gantt chart dan beberapa tips yang harus kamu perhatikan saat membuatnya.

Untuk mencobanya, kamu mungkin bisa mempelajari cara membuat Gantt Chart sederhana di Excel atau melihat template Gantt chart yang bisa dengan mudah kamu temui di internet. 

gantt chart adalah - EKRUT

Sumber:

Tags

Share