HomeMediaCareersLPJ: Pengertian, Format, Fungsi, Prinsip, dan Contohnya

Careers

LPJ: Pengertian, Format, Fungsi, Prinsip, dan Contohnya

Published on: 15 July 2022

•

Min read: 6 min read

I'm a student with Bachelor's degree in Agroecotechnology. My experience as a content specialist, SEO, and content writer, also marketing and communication staff has helped me build confidence and taught me how to manage my time and skill wisely.

LPJ atau laporan pertanggungjawaban dibutuhkan pada periode tertentu sebagai dokumentasi dan bukti kinerja perusahaan atau suatu program yang telah berjalan. Laporan ini dapat memberikan transparansi dan juga mendorong karyawan untuk bekerja sama. Penyusunannya sendiri dapat terdiri dari beberapa bagian. Susunan LPJ dapat memuat laporan perincian mulai dari latar belakang, tujuan dan manfaat, hingga waktu pelaksanaan. Berikut penjelasan lebih lengkap mengenai pengertian, komponen, fungsi, dan contoh LPJ.

Apa itu LPJ?

Laporan pertanggungjawaban memuat informasi pelaksanaan acara secara lengkap (sumber: freepik)

LPJ (laporan pertanggungjawaban) adalah laporan yang berisi rincian lengkap mengenai pelaksanaan suatu kegiatan serta alokasi dana yang telah digunakan. Laporan ini dapat disusun tergantung proyek, dapat juga dalam tiga bulan sekali, atau bahkan setahun sekali. Penyusunan LPJ didasarkan pada jenis proyek atau perusahaan yang membutuhkannya dari penanggung jawab unit. Laporan pertanggungjawaban dibuat dalam bentuk dokumen tertulis sebagai bahan evaluasi yang akan digunakan di masa mendatang.

Laporan pertanggungjawaban dapat memuat bagian yang terdiri dairi latar belakang, tujuan dan manfaat, hingga waktu pelaksanaan secara lebih rinci. Alokasi dana juga perlu dijabarkan secara terstruktur sebagaimana dalam RAB untuk mempermudah pembukuan keuangan perusahaan atau organisasi.

Format dan isi LPJ

Format dapat membantu laporan menjadi lebih sistematis (sumber: freepik)

LPJ (laporan pertanggungjawaban) pada umumnya memiliki format dan sistematika yang disusun sebagaimana halnya laporan. Format laporan itu sendiri sangat beragam. Secara umum, format penulisan LPJ adalah sebagai berikut.

Ukuran kertas menggunakan F4
Format margin 4-3-3-3
Font penulisan adalah Times New Roman
Ukuran huruf yang digunakan adalah 12pt
Paragraf 1,5
Spasi 1
Rata kiri dan kanan

Sementara itu, sistematika dari laporan pertanggungjawaban dapat memuat bagian-bagian yang terdiri dari lima bab beserta lampiran. Adapun penjabaran dari masing-masing subbab dapat kamu lihat dalam pembahasan berikut:

1. Bab I Pendahuluan

Bagian bab pendahuluan mencakup hal-hal yang menjadi latar belakang diselenggarakannya sebuah acara. Bab pendahuluan dapat memuat tiga subbab, yaitu latar belakang, nama kegiatan, maksud dan tujuan kegiatan.

2. Bab II Rencana Pelaksanaan Kegiatan

Bab II memuat penjelasan mengenai rencana pelaksanaan kegiatan. Rencana kegiatan mencakup keterangan waktu, target peserta, sarana dan prasarana, fasilitas, dan sebagainya. Rencana pelaksanaan kegiatan memuat tiga subbab, yaitu rencana mekanisme kegiatan, rencana anggaran biaya (RAB), dan susunan panitia.

3. Bab III Pelaksanaan Kegiatan

Bab III menjabarkan teknis pelaksanaan kegiatan sebagaimana yang telah direncanakan pada bab II. Pada bab ini, kamu dapat melihat apakah rencana yang telah disusun sesuai dengan pelaksanaan di lapangan.

4. Bab IV Evaluasi dan Hasil Pelaksanaan

Bab IV memuat hasil pelaksanaan kegiatan, yaitu hal apa saja yang membuat kegiatan berjalan dengan baik dan apa saja faktor penghambat kegiatan. Pada bab ini juga dijelaskan kesimpulan umum dari hasil pelaksanaan serta evaluasi kegiatan. Evaluasi menjadi bagian penting untuk meningkatkan kegiatan di masa mendatang. Umumnya, Bab IV mencakup dua subbab, yaitu hasil pelaksanaan sesuai yang terjadi di lapangan dan evaluasi serta kesimpulan dari kegiatan yang telah dilaksanakan.

5. Bab V Penutup

Bab V biasanya berisi ucapan terima kasih kepada semua pihak yang berkontribusi dalam acara serta permohonan maaf untuk kekurangan dalam pengadaan acara.

6. Lampiran

Bagian lampiran biasanya memuat beberapa dokumen yang digunakan sebagai sarana atau penunjang pelaksanaan kegiatan. Isi lampiran dapat mencakup poin berikut:

Media publikasi, seperti pamflet, brosur, atau media publikasi lain yang digunakan sebagai sarana promosi kegiatan.
Makalah dan semacamnya yang digunakan sebagai referensi atau sumber terpercaya lain yang memperkuat latar belakang atau bagian pendahuluan.
Surat-surat, termasuk surat peminjaman barang, surat izin penggunaan tempat dan surat-surat lain yang dibutuhkan dalam acara juga dimasukkan dalam lampiran.
Rincian realisasi penggunaan dana dimana dibuat semirip mungkin dengan yang telah diajukan dalam proposal kegiatan.
Dokumentasi, termasuk foto-foto selama kegiatan untuk membuktikan dan memperkuat bahwa acara telah berlangsung sukses.

Fungsi LPJ

LPJ berfungsi sebagai bahan evaluasi kegiatan di masa mendatang (sumber: freepik)

LPJ (laporan pertanggungjawaban) memungkinkan untuk saling meminta pertanggungjawaban atas tindakan ataupun perencanaan dari berbagai hal yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan kegiatan. LPJ akan memunculkan rasa komitmen terhadap pekerjaan dan belajar untuk memenuhi harapan orang lain. LPJ juga berfungsi sebagai dokumen untuk menjaga kepercayaan pada integritas laporan keuangan perusahaan dan transparansi antar anggota dengan atasan.

Selain itu, dengan adanya laporan ini, maka evaluasi dapat dilakukan sebagai bahan untuk melakukan perbaikan dan peningkatan kegiatan di masa mendatang. Secara garis besar, LPJ berfungsi sebagai bukti kinerja berjalannya suatu acara sekaligus evaluasi untuk penyempurnaan kegiatan di masa mendatang.

Prinsip-prinsip pembuatan LPJ

Laporan pertanggungjawaban harus dibuat sistematis dan rinci (sumber: freepik)

Dalam penyusunan LPJ, ada beberapa prinsip yang menjadi acuan dasar sehingga laporan dapat lebih meyakinkan. Adapun prinsip-prinsip pembuatan LPJ adalah sebagai berikut.

1. Sistematis dan terpadu

Laporan pertanggungjawaban wajib dibuat sistematis dan saling tersusun sesuai format yang telah ditentukan. Sistematis berarti sesuai dengan urutannya dan bagian-bagiannya tidak boleh terlewatkan. Sementara itu, terpadu artinya saling berkaitan satu sama lain, sehingga antar bagiannya tidak berdiri sendiri.

2. Rinci

Pembuatan laporan juga harus rinci, artinya memuat lengkap mengenai isi yang harus ada, terutama pelaksanaan kegiatan dan penggunaan anggaran dana. Penggunaan dana harus dituliskan secara apa adanya. Bukti-bukti penggunaan dana, seperti setruk pembelanjaan atau kuitansi, dapat dilampirkan pada bagian akhir LPJ.

3. Transparan

LPJ harus disusun secara transparan, artinya harus dibuat secara apa adanya tanpa ada yang dikurang-kurangkan atau dilebihkan. Prinsip ini berlaku terutama pada penyusunan rencana anggaran biaya (RAB). Bukti yang valid dapat dilampirkan pada bagian lampiran dalam LPJ.

4. Komprehensif

Komprehensif artinya luas dan lengkap, yakni LPJ harus dibuat secara lengkap dan menyeluruh mengenai informasi terselenggarakannya acara atau kegiatan. Laporan yang telah dibuat harus memuat informasi yang dapat diuraikan berdasarkan prinsip 5W dan 1H, yaitu What, Who, Why, When, Where, dan How.

What, informasi mengenai acara yang telah diselenggarakan.
Who, siapa pihak yang terlibat dalam penyelenggara acara, juga pihak penyelenggara yang memberikan kontribusi dalam acara.
Why, untuk alasan apa acara diadakan, atau dapat dikatakan tujuan mengapa acara diadakan.
When, merujuk pada waktu penyelenggaraan acara.
Where, merujuk pada tempat diselenggarakannya acara.
How, menjawab mengenai bagaimana proses acara berlangsung, seperti bentuk rundown serta kapasitasnya.

Contoh LPJ

Laporan pertanggungjawaban yang baik dapat menjadi referensi untuk kegiatan di masa mendatang (sumber: freepik)

Berikut beberapa contoh publikasi dari laporan pertanggungjawaban yang dapat menjadi referensi ketika akan menyusun dokumen.

I. Pendahuluan

Laporan pertanggungjawaban ini disusun untuk memberikan laporan atas kegiatan “Kartini Day” di lingkungan PT Makmur Sejahtera. Hari Kartini pada tanggal 21 April diperingati oleh masyarakat Indonesia dalam rangka menghargai perjuangan RA Kartini, yang telah berusaha memperjuangkan kesetaraan hak antara perempuan dan laki-laki.

Sekarang, para perempuan Indonesia telah menikmati hasil usaha yang beliau lakukan untuknya. Telah dibuktikan dengan banyaknya para perempuan yang sukses dan perannya tidak terbatas. Tidak seperti dahulu, perempuan hanya melakukan pekerjaan rumah tangga dan tidak dapat mengenyam bangku pendidikan tinggi. Sementara itu, hanya laki-laki dan para bangsawan saja yang dapat merasakan nikmatnya bangku pendidikan.

Namun sekarang, perempuan dan laki-laki memiliki hak yang setara sehingga perempuan pun dapat mengenyam bangku pendidikan yang lebih tinggi, seperti realitas yang ada sekarang ini. Dengan begitu, sudah sepatutnya kita sebagai generasi penerus bangsa yang telah menikmati hasil perjuangan RA Kartini, menghargai perjuangannya dengan memperingati hari kelahiran beliau yang jatuh pada tanggal 21 April.

II. Nama Kegiatan

Kegiatan ini bernama “Kartini Day” dengan tema “Pahlawanku Inspirasiku”.

III. Tempat dan Waktu Pelaksanaan

Tempat: Auditorium PT Makmur Sejahtera
Hari: Kamis
Tanggal: 21 April 2022
Waktu: 09.00 WIB - selesai

IV. Anggaran Dana

Dana masuk

Adapun dana yang terkumpul dalam kegiatan “Kartini Day” ini sebesar Rp5.000.000, dimana dana tersebut diperoleh dari iuran peserta @100 orang x Rp50.000.

Dana keluar

Adapun anggaran dana yang dikeluarkan dalam kegiatan “Kartini Day” ini sebesar Rp10.000.000 (rincian dana terlampir).

V. Penanggung Jawab

Penanggung jawab kegiatan “Kartini Day” adalah Direktur Utama PT Makmur Sejahtera, Dr. Lupita.

VI. Penutup

Demikian laporan kegiatan ini dibuat. Semoga kegiatan “Kartini Day” ini bermanfaat bagi kita semua. Segala bentuk kesalahan dan kekurangan dari pelaksanaan kegiatan ini akan menjadi bahan evaluasi kami untuk kedepannya agar lebih baik. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.

Itulah beberapa informasi mengenai laporan pertanggungjawaban yang harapannya dapat membantumu dalam menyusun laporan. Sekarang, melamar pekerjaan sangat mudah karena kamu bisa langsung melamar dari rumah dengan menggunakan platform EKRUT. EKRUT punya banyak informasi tentang dunia pekerjaan, lho! Kamu bisa mencari informasi seputar lowongan pekerjaan, diskusi tentang pekerjaan, dan berbagai kebutuhan lainnya terkait dengan pekerjaan.

Selain melalui artikel dari EKRUT Media, berbagai informasi dan tips menarik tersedia pula di YouTube EKRUT Official. Jika kamu tertarik mendapatkan berbagai kesempatan untuk mengembangkan karier, sign up EKRUT sekarang juga. Hanya di EKRUT, kamu dapat memperoleh berbagai peluang kerja yang dapat disesuaikan dengan minatmu.