Miskomunikasi adalah kegagalan untuk berkomunikasi secara efektif. Permasalahan ini merupakan salah satu tantangan yang banyak dialami manajer dan pekerja, terutama ketika harus bekerja secara remote dan virtual selama masa pandemi.
Agar miskomunikasi tidak menghalangi efektivitas saat bekerja, kenali beberapa penyebab dan cara mengatasi miskomunikasi saat harus bekerja secara remote berikut ini.
Penyebab miskomunikasi saat remote working
Miskomunikasi terjadi karena kurangnya konteks informasi dalam memaknai makna - EKRUT
Miskomunikasi merupakan hal yang umum terjadi di tempat kerja, apalagi dalam lingkup virtual ketika sistem remote working atau work from home diberlakukan. Beberapa hal yang menjadi penyebab miskomunikasi adalah:
-
Kurangnya konteks
Informasi kontekstual adalah kunci untuk komunikasi yang jelas. Saat berbicara dengan rekan kerja secara langsung, kamu mendapatkan banyak masukan selain kata-kata. Pasalnya, bahasa tubuh, ekspresi wajah dan nada suara membantu menyampaikan makna dengan lebih tepat.
Ketika berkomunikasi jarak jauh, baik dengan rekan kerja, pelanggan atau klien, banyak konteks yang hilang. Misalnya saat meminta klarifikasi pekerjaan melalui email, kamu tidak dapat memaknai bahasa tubuh, nada suara atau ekspresi apa pun itu yang biasanya kamu temui ketika berkomunikasi langsung. Yang bisa kamu lakukan hanyalah memahami teks.
Ini yang membuat kesalahan interpretasi dan kesalahpahaman jauh lebih mungkin terjadi.
- Kegagalan teknologi
Remote working sangat bergantung pada teknologi untuk menunjang komunikasi dan kolaborasi. Itu sebabnya ketika ada ketidaksempurnaan atau kegagalan teknologi, maka miskomunikasi selama bekerja jarak jauh bisa terjadi.
Contohnya, jika wifi atau kamera laptop rusak, pekerja bisa melewatkan semua hal dari pertemuan yang penting. Hal-hal atau permasalahan tidak terduga pada perlengkapan teknologi saat bekerja dari rumah inilah yang bisa memengaruhi efektivitas komunikasi yang ada.
-
Gangguan non kerja
Saat berada di rumah, pekerja lebih rentan pada gangguan. Anak-anak dan kondisi rumah mungkin butuh perhatian lebih.
Akan jauh lebih lebih sulit mengabaikan gangguan ini atau menundanya ketika kamu harus bekerja dari rumah. Akibatnya, pekerja cenderung tidak fokus, dan ketidak fokusan tersebut yang membuat miskomunikasi jauh lebih mungkin terjadi.
-
Zona waktu
Perusahaan yang lebih besar mungkin memiliki pekerja remote yang tersebar di berbagai zona waktu. Meskipun sebagian perusahaan dapat mengatur agar karyawan bekerja dengan shift. Namun, ketika semua virtual, sulit untuk melacak siapa yang harus dihubungi dan kapan waktu yang tepat untuk menghubungi. Apalagi jika harus menghubungi orang di belahan dunia lain.
-
Kesulitan untuk memantau pekerjaan
Manajer akan sering mengalami kesulitan ketika mengelola karyawan saat work from home. Sebab, memantau pekerjaan tim agar selesai secara efektif, tepat waktu dan sesuai ekspektasi akan jauh terasa lebih sulit.
Kendala jarak juga dapat mendorong baik manajer maupun pekerja mengambil asumsi-asumsi yang terkadang menjadi alasan terjadinya miskomunikasi.
Baca juga: 12 Alasan pentingnya komunikasi dalam dunia kerja
Cara mengatasi miskomunikasi saat remote working
Manajer harus lebih bersikap proaktif untuk mengurangi potensi miskomunikasi saat remote working - EKRUT
Agar miskomunikasi selama work frome home atau remote working tidak mengganggu kelancaran pekerjaan dan bahkan menimbulkan konflik, penting bagi kamu untuk mengatasinya. Adapun beberapa cara mengatasi miskomunikasi adalah:
1. Bersikap proaktif
Pastikan kamu selalu proaktif dan menyingkirkan semua kendala sebelum semua menjadi masalah yang serius. Ini dapat dilakukan dengan memeriksa secara teratur semua anggota tim. Tanyakan kendala yang mereka miliki selama work from home dan apa cara yang bisa kamu lakukan untuk membantunya.
Manajer juga harus menjaga agar tim selalu mengetahui informasi terkini dalam pekerjaan. Misalnya, proyek besar apa yang akan mereka kerjakan dan tanggung jawab baru seperti apa yang mereka dan tim emban.
2. Pilih, gunakan dan dukung teknologi yang tepat
Jika kamu ingin karyawan bekerja dari rumah secara efektif bantulah mereka melengkapi teknologi yang dibutuhkan. Tentukan pula platfom komunikasi yang dapat diakses semua staf dan nyaman untuk kalian gunakan bersama.
3. Manfaatkan video
Karena bekerja secara remote banyak menghilangkan konteks dan isyarat yang membuat komunikasi lebih sulit, cobalah atasi ini dengan memanfaatkan panggilan video dari berbagai platform virtual meeting yang ada.
4.Hindari email asal-asalan
Email yang ditulis dengan singkat, tata bahasa yang buruk dan ejaaan yang kacau dapat menyebabkan kesalahpahaman. Selalu luangkan waktu untuk benar-benar mengirim email dengan baik dan profesional.
5. Sesuaikan komunikasi untuk individu dan tim
Walaupun kamu bisa menggunakan saluran video untuk berkomunikasi, namun bukan berarti kamu harus mengandalkan cara ini seutuhnya. Manfaatkan dan sesuaikan saluran komunikasi yang cocok digunakan secara individu atau tim.
Misalnya, tidak semua orang menyukai panggilan video. Jika kamu berhadapan dengan anggota tim seperti ini, maka pilihan media komunikasi yang dipilih cukup pesan tertulis seperti aplikasi chat atau email.
Namun, bagi karyawan yang tidak pandai mengekspresikan diri dengan tulisan, maka kamu bisa menggunakan saluran komunikasi audio atau video dengan lebih ekstensif.
6. Asumsikan yang terbaik dari tim
Cara lain mengatasi miskomunikasi adalah dengan mengasumsikan bahwa semua anggota tim memiliki niat dan motivasi untuk bekerja dengan baik. Hal ini dapat membantu kamu menghindari pengambilan kesimpulan yang salah.
Misalnya ketika kamu mendapatkan pesan yang tampak kasar atau meremehkan, pahami bahwa ada kemungkinan rekan kerja atau anggota tim kamu salah mengetik atau mungkin kamu yang salah mengartikan maksud mereka.
Dengan mengasumsikan alternatif terbaik, kamu juga bisa mengurangi miskomunikasi dan potensi konflik dalam tim.
7. Pastikan klarifikasi atau konfirmasi ulang
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, komunikasi secara virtual memiliki isyarat kontekstual yang terbatas dan dapat memunculkan miskomunikasi. Untuk mengatasinya pastikan untuk selalu melakukan konfirmasi, klarifikasi atau follow up.
Misalnya, ketika kamu berbicara dengan klien atau tim melalui telepon atau virtual meeting dan berhasil memutuskan sesuatu, maka pastikan untuk mengonfirmasi kembali atau melakukan follow up atas kesepakatan yang telah diambil tadi melalui medium yang berbeda seperti email.
Dengan begitu hasil yang dibahas dalam virtual meeting tadi dipahami dengan jelas oleh semua pihak dan meminimalkan adanya kesalahpahaman yang tidak disadari sebelumnya.
8. Buat aturan dan informasi yang jelas
Agar tidak ada miskomunikasi selama bekerja jarak jauh, manajer harus membuat aturan dan informasi yang jelas tentang cara kerja dan ekspektasi yang perlu dicapai tim.
Misalnya, mengenai jam kerja, penggunaan tools tertentu yang harus dipakai tim agar bisa melacak produktivitas kerja, hingga langkah yang harus diambil ketika berhadapan dengan situasi darurat saat bekerja.
Cara ini juga bisa membantu manajer melacak pekerjaan setiap anggota tim dengan lebih efektif.
Baca juga: Mudah, ini 9 tips membangun kerja sama tim yang baik
Itu dia beberapa tips yang bisa kamu terapkan untuk mengatasi miskomunikasi selama work from home atau bekerja secara remote. Dengan mengatasi miskomunikasi, maka kolaborasi antar tim dan efektivitas pekerjaan remote pun bisa menjadi lebih baik dan efektif.
Sumber:
- hbr.org
- ringcentral.co.uk
- krips.ai
