Contoh Surat Permohonan Berbagai Keperluan beserta Struktur Penulisannya

Surat permohonan umum dikenal dalam keperluan organisasi maupun institusional. Surat permohonan juga masuk dalam kategori surat resmi yang menghubungkan kepentingan antar pihak. Untuk lebih tahu dan memahami contoh surat permohonan beserta panduan menulisnya, ada baiknya kita simak ulasan berikut ini.

Baca juga: Contoh Surat Resmi untuk Berbagai Keperluan Beserta Struktur Penulisannya

Apa itu surat permohonan?

Surat permohonan merupakan surat resmi dan dokumen formal untuk mengajukan suatu permintaan. (Sumber: Pexels)

Seperti yang telah disebut di atas, surat permohonan adalah bagian dari surat resmi dan merupakan dokumen bersifat formal yang digunakan untuk mengajukan sesuatu dalam ranah kepentingan tertentu. Surat permohonan dapat juga diartikan sebagai sebuah surat yang dibuat oleh perorangan, organisasi, maupun institusi; baik komersial maupun nonkomersial; kepada pihak lain dengan tendensi meminta sesuatu dengan relevansi tertentu.

Melalui definisi di atas tentunya kita bisa memahami bahwa surat permohonan dapat digunakan oleh perorangan demi mendapatkan bantuan atau umpan balik dari sebuah organisasi atau bahkan sebaliknya. Sehingga, surat permohonan tidak hanya bersifat komunal atau kelompok tetapi juga mencakup kepentingan individu secara resmi.

Baca juga: 5 Contoh surat keterangan kerja dan cara membuatnya

Fungsi surat permohonan

Surat permohonan dibuat berdasarkan fungsi dan tujuannya. (sumber: pexels) 

Ada berbagai fungsi surat permohonan sesuai dengan keperluan masing-masing penulis atau pengirimnya. Adapun beberapa fungsi surat permohonan sebagai berikut.

1. Meminta bantuan pihak tertentu

Fungsi pertama dari surat permohonan adalah meminta bantuan kepada pihak tertentu. Sebagai contoh, meminta bantuan berupa dana, tenaga, maupun kesediaan dari institusi, perusahaan, atau seseorang agar berkenan memberikan bantuannya.

2. Memohon izin kepada pihak tertentu

Selanjutnya, fungsi surat permohonan adalah meminta izin atau kesediaannya atas sesuatu. Sebagai contoh, mahasiswa mengajukan surat permohonan agar diizinkan magang di institusi atau perusahaan tertentu.

3. Mengajak bekerja sama dengan pihak tertentu

Fungsi lain dari surat permohonan adalah meminta kerja sama pihak tertentu dalam hal bisnis. Contohnya, pihak sekolah mengirimkan surat permohonan kepada perusahaan minuman agar bersedia menjadi sponsor acara pesta perpisahan sekolah.

Baca juga: 10 Contoh Surat Dinas Dari Berbagai Instansi

Jenis surat permohonan

Terdapat beberapa jenis surat permohonan bergantung pada keperluannya. (sumber: pexels) 

Ada banyak jenis surat permohonan yang dibuat berdasarkan kepentingan atau keperluannya. Berikut di antaranya.

1. Surat permohonan sponsor

Berkaitan dengan permohonan bantuan dana kepada sponsor, maka kamu bisa membuat surat permohonan sponsor. Jenis surat permohonan ini dibuat atas pihak penyelenggara acara kepada institusi atau perusahaan tertentu. Di dalamnya, tercantum jelas siapa pihak yang diminta sebagai sponsor, tujuan acara, serta keuntungan menjadi sponsor dalam acara tersebut.

2. Surat permohonan kerja sama

Jenis surat permohonan selanjutnya dibuat jika terdapat kedua pihak yang sepakat bekerja sama. Namun, perlu dicantumkan pula mengapa kedua pihak tersebut harus bermitra, apa keuntungan yang diperoleh, dan terdapat perjanjian bisnis yang jelas.

3. Surat permohonan izin acara

Biasanya, surat permohonan izin acara dibuat untuk kepentingan perizinan dan keamanannya. Misalnya, pentas seni, seminar, konser musik, dan lain-lain.

4. Surat permohonan beasiswa

Selanjutnya, jenis surat permohonan beasiswa untuk meminta bantuan dana pendidikan. Jenis surat ini sudah umum dibuat oleh para pelajar atau mahasiswa kepada institusi atau lembaga tertentu sebagai penyedia beasiswa.

5. Surat permohonan izin cuti

Para pegawai atau pekerja berhak mengajukan surat permohonan izin cuti kepada atasan. Bergantung pada keperluan masing-masing individu, surat permohonan izin cuti dibuat karena pegawai ada keperluan di luar pekerjaan. Misalnya, ada acara keluarga atau sidang skripsi.

Baca juga: 7 Contoh Surat Lamaran Kerja yang Baik dan Benar

7 Contoh surat permohonan

Contoh surat permohonan dengan berbagai tema. (Sumber: Pexels)

Untuk lebih memahami bagaimana bentuk surat permohonan, kita simak beberapa contoh surat permohonan dengan berbagai tema berikut ini:

1. Contoh surat permohonan izin

Surat permohonan izin merupakan surat permohonan paling umum karena sering digunakan sejak seseorang duduk di bangku Sekolah Dasar. Surat permohonan ini bersifat meminta izin secara resmi kepada pihak lain. Berikut ini adalah contoh surat permohonan izin.

Surat permohonan izin organisasi (Sumber: cermati.com)

Surat Permohonan Izin Yth. Kepala SMA Negeri 2, Kota Denpasar Di tempat Dengan hormat, Saya yang bertanda tangan di bawah ini adalah orang tua dari siswa, Nama: Cokorda Bagus Putra Suyasa Kelas: XII IPA 2 No. Absen: 12 Dengan surat ini kami mengajukan permohonan izin atas ketidakikutsertaan putra kami dalam kegiatan belajar mengajar pada tanggal 12-14 November 2021 dikarenakan keperluan adat dalam keluarga besar kami yang akan diadakan pada tanggal tersebut dan melibatkan seluruh anggota keluarga. Demikian permohonan ini kami sampaikan. Semoga permohonan ini dapat dijadikan pemakluman bagi ketidakhadiran anak kami Cokorda Bagus.  Atas perhatian dan  dukungan Bapak, kami ucapkan terimakasih. Hormat Kami,   dr. A.A. Raka Darma Ekaputra, Sp. Rad.

Contoh surat permohonan perorangan (Sumber: EKRUT)

2. Contoh surat permohonan sponsor/bantuan

Surat permohonan sponsor atau bantuan umum digunakan oleh organisasi atau perorangan secara resmi dalam mendukung acara atau kegiatan dalam ranah formal. Surat permohonan ini dapat dibuat seperti beberapa contoh berikut ini.

Contoh surat permohonan sponsor kegiatan (Sumber: suratkerja.com)

Contoh surat permohonan bantuan bencana alam (Sumber: academia.edu)

3. Contoh surat permohonan mengisi acara

Surat permohonan mengisi acara dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan formal yang memerlukan andil berbagai pihak seperti penyuluhan sosial, kesehatan, dan sebagainya. Surat permohonan ini umumnya dibuat oleh institusi, organisasi, atau komunitas yang memiliki relevansi terhadap tema suatu acara. Berikut ini adalah beberapa contoh surat permohonan untuk mengisi acara.

KELOMPOK POSYANDU “SEHAT TENTREM” Jalan S. Supriadi No.56, Kelurahan Kestalan. Kecamatan Banjarsari, Surakarta 0271-457893 Surakarta, 17 Oktober 2021 Yth. dr. Anjani Larasati Sekar Ayu, Sp. OG di tempat Dengan hormat, Dalam rangka memperingati Hari Kanker Sedunia, kami bermaksud mengadakan penyuluhan untuk kelompok ibu-ibu yang tergabung dalam posyandu kami pada: Hari, tanggal : Sabtu, 25 Oktober 2021 Waktu           :  09.00-11.00 WIB Tempat         :   Balai Kelurahan Kestalan, Banjarsari, Surakarta Sehubungan dengan acara tersebut, kami mohon kesediaan dr. Anjani Larasati untuk bisa menjadi narasumber dan berbagi pengetahuan mengenai tema “Kanker Serviks pada Wanita di Usia Produktif”. Demikian surat permohonan ini kami buat. Atas kesediaan dan perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.   Hormat kami, Ketua Panitia   Hj. Dra. Suharti Mangunkarto

Contoh surat permohonan mengisi acara penyuluhan kesehatan (Sumber: EKRUT)

Contoh surat permohonan mengisi acara workshop (Sumber: lezgetreal.com)

4. Contoh surat permohonan pindah kerja

Surat permohonan pindah kerja merupakan surat resmi yang digunakan oleh perorangan atau karyawan dalam suatu institusi atau perusahaan untuk mendapatkan izin atau rekomendasi pindah kerja. Berikut ini adalah contoh surat permohonan pindah kerja yang umum dipakai.

SURAT PERMOHONAN   Kupang, 17 Oktober 2021 Yth. Direktur PT Nusa Trans Wisata di tempat   Saya yang bertanda tangan di bawah ini Nama: Florentius Wangga Nai, S.E. NIP: 20180612 Jabatan: Manajer Keuangan Mengajukan permohonan pindah kerja ke kantor cabang PT Nusa Trans Wisata Denpasar dengan alasan pengembangan karier. Saya lampirkan pula berkas-berkas yang diperlukan sebagai syarat kepindahan. Demikian surat permohonan ini saya buat. Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.   Hormat saya,   Florentius Wangga Nai, S.E.

Contoh surat permohonan pindah kerja (Sumber: EKRUT)

Contoh surat permohonan mutasi PNS (Sumber: yessi.id)

5. Contoh surat permohonan magang

Surat permohonan magang dibuat oleh perorangan untuk tujuan pengantar magang atau internship di suatu perusahaan atau instansi dalam jangka waktu tertentu. Surat permohonan magang yang baik seharusnya didukung oleh rekomendasi dari pihak institusi pendidikan asal seseorang tersebut baik sekolah maupun departemen di universitas. Berikut ini adalah contoh surat permohonan magang yang dapat dijadikan acuan.

Contoh surat permohonan praktik kerja keperawatan (Sumber: lsplbwiki.net)

SURAT PERMOHONAN   Labuan Bajo, 6 Oktober 2021 Perihal: Surat Permohonan Magang Kerja Lampiran: 1 (satu) bendel   Yth. Direktur La Prima Komodo Hotel Jalan Soekarno Hatta No. 143 Labuan Bajo, Manggarai Barat, NTT   Dengan hormat, Saya yang bertandatangan di bawah ini:  Nama: Fransiska Eleanora Watimuta NIS:  201875742 Alamat: Jalan Raya Labuan Bajo-Ruteng No. 43 Sekolah: SMK Negeri 2 Labuan Bajo Program Studi: Perhotelan Dengan surat ini saya bermaksud mengajukan izin untuk sanggup melaksanakan Kerja Praktik (magang) selama 1 (satu) hingga 3 (tiga) bulan di perusahaan yang Bapak/Ibu kelola.  Sebagai materi pertimbangan Bapak/Ibu, saya lampirkan beberapa berkas sebagai berikut: Daftar Riwayat Hidup/Curriculum Vitae (CV) Fotokopi kartu pelajar   Nilai Rapor kelas X-XI Pasfoto terbaru ukuran 3×4 (2 lembar) Demikian permohonan ini saya ajukan, besar harapan saya agar Bapak/Ibu berkenan mempertimbangkan permohonan ini.  Atas perhatian dan kebijaksanaannya aku ucapkan terima kasih.   Hormat saya,   Fransiska E. Watimuta

Contoh surat permohonan magang siswa SMK (Sumber: EKRUT)

6. Contoh surat permohonan bantuan bedah rumah

Surat permohonan bantuan bedah rumah umumnya diajukan individu yang membutuhkan bantuan renovasi rumah karena sudah tidak layak huni akibat bencana alam atau faktor lainnya. Di bawah ini contoh surat permohonan bantuan yang bisa dijadikan referensi.

Contoh surat permohonan bedah rumah (Sumber: berita.99.co)

7. Contoh surat permohonan beasiswa

Mengajukan beasiswa juga bisa melalui surat permohonan bantuan berupa beasiswa pendidikan. Jika prosedur dan syaratnya sudah lengkap, maka ikuti tata cara penulisannya di bawah ini.

Contoh surat permohonan beasiswa (Sumber: https://kemahasiswaan.uin-malang.ac.id/)

Baca juga: 9 Contoh Surat Niaga Pemesanan dan Penawaran Bisnis

Format surat permohonan

Surat permohonan memiliki format baku yang menjadikannya formal dan resmi (Sumber: Pexels)

Dikarenakan sifatnya yang masuk dalam ranah formal, maka surat permohonan pun perlu ditulis dengan bahasa formal. Penulisan surat permohonan tentunya bersifat persuasif sehingga perlu disertai alasan atau latar belakang seseorang atau organisasi meminta atau memohon sesuatu dari pihak lain. 

Hal ini berguna untuk secara tersurat menyampaikan hambatan dan betapa pentingnya peran pihak lain dalam suatu keperluan tertentu tersebut. Selebihnya, surat permohonan juga memungkinkan adanya lampiran surat yang berisi proposal atau dokumen pendukung dalam menunjang permohonan tersebut. Adapun format utama dalam penulisan surat permohonan dapat dijabarkan menjadi beberapa hal berikut ini,

1. Kop surat

Seperti pada umumnya surat resmi lainnya, surat permohonan yang bersifat organisasi atau institusional memiliki keharusan untuk menyertakan kop surat. Kop surat dalam surat permohonan berguna untuk menyatakan legalitas organisasi beserta atribut pelengkapnya seperti alamat dan nomor telepon yang bisa dihubungi. Hal ini nantinya berguna untuk relasi atau kepentingan jangka panjang, serta pertanggungjawaban antar pihak di masa mendatang.

Jika surat permohonan dibuat perorangan maka sifat kop surat menjadi opsional. Namun, jika surat permohonan ini bersifat akademis seperti permohonan magang, maka sebaiknya individu yang hendak mengajukan berkonsultasi kepada bagian administrasi di sekolah/universitas untuk mendapatkan rekomendasi dan jika memungkinkan memakai kop surat dari institusi pendidikan tersebut. Kop surat ditulis berbeda tiap institusi, namun terdapat beberapa hal penting yang tercakup dalam kop surat seperti:

• Nama Organisasi/Institusi
• Alamat Organisasi/Institusi
• Nomor Telepon/Fax. Organisasi/Institusi
• Logo Organisasi/Institusi

2. Isi surat

Isi surat permohonan sebaiknya dibuka dengan salam resmi dan menambahkan nama atau pejabat yang dituju dari institusi penerima surat. Hal ini bisa diawali dengan “Yth. Bapak XYZ” atau “Kepada Direktur XYZ”, hindari penggunaan kedua atribut “Yth.” dan “Kepada” secara bersamaan. Selanjutnya, kita bisa menambahkan alamat surat penerima dan membuka surat permohonan resmi melalui sapaan resmi seperti “Dengan hormat,”.

Setelah itu, kita masuk pada bagian badan surat yang didahului dengan perkenalan singkat baik secara individu maupun berbasis organisasi/institusi dan menyampaikan latar belakang dari tujuan surat permohonan itu dikirim. Isi surat permohonan kemudian ditutup dengan menyampaikan tujuan secara rinci atau singkat dan efektif, serta menuliskan kalimat penutup surat.

3. Penutup

Penutup surat permohonan dibuat setelah bagian penjelasan akan tujuan surat permohonan itu dikirimkan. Penutup dapat dibuat secara singkat dan sopan ditambah kalimat persuasif seperti harapan agar pihak penerima surat mau mengabulkan permohonan atau semacamnya. Namun hindari kalimat yang terlalu bersifat kaku atau terlalu akrab. Contoh kalimat penutup surat permohonan adalah sebagai berikut:

• “Atas perhatian bapak/ibu kami ucapkan terima kasih dan semoga saya mendapat kepercayaan atau kesempatan untuk bekerja sama dengan …”
• “Demikian surat permohonan ini saya buat, semoga  bapak/ibu berkenan dengan tujuan yang saya sampaikan dalam surat permohonan ini. Terima kasih.”

Baca juga: 5 Contoh Surat Pemberitahuan yang Benar untuk Berbagai Keperluan

Itulah tadi beberapa contoh surat permohonan berdasarkan beberapa tema. Kamu bisa menggunakan contoh di atas sebagai acuan dalam membuat surat permohonan. Perhatikan pula beberapa aturan format surat permohonan di bagian sebelumnya untuk memastikan kesesuaian surat permohonan secara formal dan dengan bahasa yang baik serta efektif.

Bagi kamu yang memiliki kemampuan di bidang surat-menyurat atau administrasi, ada baiknya kamu memulai kariermu lewat EKRUT. EKRUT merupakan tempat di mana berbagai perusahaan membuka lowongan pekerjaan bagi berbagai kandidat sesuai kriteria dan kemampuan tertentu. Mari buka kesempatanmu dan mulai kariermu lewat EKRUT dengan sign up EKRUT sekarang.

Sumber:

• detik.com
• lifepal.co.id
• idcloudhost.com