Walaupun sekarang hampir semua keperluan dilakukan secara digital, namun surat resmi masih menjadi pilihan untuk keperluan administrasi. Hanya saja, surat resmi kini tidak hanya dikirimkan dalam bentuk tercetak lewat pos tapi juga dapat dikirimkan melalui email. Surat resmi adalah surat yang dituliskan dengan kalimat formal yang memiliki struktur dan format yang telah ditentukan. Simak penjelasan lengkapnya mulai dari tujuan hingga contoh surat resmi berikut ini!
Mengenal surat resmi dan tujuannya
Salah satu tujuan pembuatan surat resmi adalah sebagai dokumen pengingat dan arsip (Sumber:Pexels.com)
Surat resmi biasanya ditulis dengan menggunakan bahasa hingga struktur informasi yang formal yang diperuntukan untuk kolega, manajer, partner bisnis, hingga klien. Adapun beberapa fungsi dan tujuan dari pembuatan surat resmi ini antara lain:
- Surat resmi digunakan sebagai dokumen pengingat di instansi formal, karena setiap surat akan disimpan sebagai arsip untuk menandai sebuah kegiatan, sehingga untuk mengingat kembali sebuah kejadian, mereka dapat melihat kembali arsip surat resmi yang dimiliki.
- Surat resmi juga dapat digunakan sebagai bukti perjanjian antara kedua belah pihak.
- Surat resmi juga berfungsi sebagai petunjuk atau perintah atas sesuatu yang perlu dilakukan oleh seseorang.
- Tujuan pembuatan surat resmi yang terakhir adalah sebagai bentuk perizinan yang dapat dipertanggung jawabkan.
Baca juga: 10 Contoh Surat Dinas Dari Berbagai Instansi Beserta Struktur Penulisannya
7 Contoh surat resmi untuk berbagai keperluan
Beragam contoh surat resmi contohnya surat undangan dan surat pemberitahuan - Pexels
Simak beberapa contoh surat resmi berikut ini untuk menjadi inspirasi dalam pembuatan surat resmi kamu sendiri.
1. Contoh surat resmi berupa undangan
|
SMA Jaya Abadi 5 September 2022 Nomor: 23/IX/2022 Yth. Orang Tua/Wali Murid Dengan hormat, Mengingat pentingnya acara tersebut, kami berharap kehadiran Bapak/Ibu/Wali Murid dalam acara tersebut. Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami mengucapkan terima kasih. Kepala Sekolah SMA Jaya Abadi, Susilo Rahmat, S.Pd., M.Pd. |
Baca juga: 10 Contoh Surat Undangan Rapat dan Cara Membuatnya dengan Benar!
2. Contoh surat resmi berupa surat kuasa
|
PT Cinta Kasih SURAT KUASA Yang bertanda tangan di bawah ini: Dengan ini memberikan kuasa kepada: Bertindak untuk dan atas nama pemberi kuasa atau bertindak untuk dan atas nama PT Cinta Kasih untuk melakukan beberapa hal sebagai berikut:
Demikian surat kuasa ini dibuat agar dapat digunakan sebagaimana mestinya. Bandung, 5 Februari 2022 Pemberi Kuasa, Penerima Kuasa, |
3. Contoh surat resmi berupa surat permohonan
|
RUMAH SAKIT KHUSUS KANKER SURAT PERMOHONAN Yang bertanda tangan di bawah ini: Dengan ini mengajukan permohonan penambahan karyawan di unit perawatan intensif sebanyak 2 (dua) orang dengan pertimbangan volume pekerjaan yang bertambah. Adapun kualifikasi calon karyawan yang diharapkan adalah sebagai berikut:
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan dengan sebenar-benarnya dan penuh tanggung jawab. Atas persetujuan Bapak/Ibu kami mengucapkan terima kasih. Jakarta, 19 Juli 2022 Hormat saya, Disetujui oleh, |
4. Contoh surat resmi berupa pemberitahuan
|
PANITIA PELAKSANA Banyumerah, 31 Agustus 2022 Nomor: 44/OSIS/VIII/2022 Yth. Kepala SMA/SMK/MA se-Kabupaten Banyumerah Dengan hormat, Berikut informasi yang kami sampaikan, atas perhatian dan partisipasinya kami mengucapkan terima kasih. Mengetahui dan menyetujui, Kepala SMA Negeri 1 Banyumerah Koordinator Siswa |
Baca juga: 5 Contoh surat pemberitahuan yang benar untuk berbagai kegiatan
5. Contoh surat resmi berupa surat penugasan karyawan
|
PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR SURAT PERINTAH PELAKSANAAN DINAS Pejabat yang memberi perintah: Kepala Sekolah Bondowoso, 9 Mei 2022 Kepala Sekolah |
6. Contoh surat resmi bahasa Inggris I
|
Jalan Margahayu V No.9 Mr. Doni Arka Dear Mr. Doni: Let me begin by thanking you for your past contributions to our SSB Tangerang team. Your sponsorship aided in the purchase of ten full uniforms and several pieces of football equipment for last year's season. Next month, our company is planning an employee appreciation cake breakfast for new batch of your SSB students. We would like to place an order with your company for 50 pax and five gallons of fresh juice. We hope you will be able to provide these products in the bulk quantities we require. As you are a committed corporate sponsor and long-time associate, we hope that you will be able to join us for breakfast on December 12, 2021. Respectfully yours, Akbar Jaelani |
7. Contoh surat resmi bahasa Inggris II
|
Louis Grey June 29, 2021 Mr. Jack Johnson Dear Mr. Johnson, I am writing to express my interest in the administrative assistant position at your art studio. Your work inspires me as I'm an artist myself, so I would love to help support you by taking on your administrative work. I believe I would be a great fit for this role because I have been an administrative assistant for two years at a doctor's office. Although the industry is different, I learned a lot of important transferable skills, such as organization, communication, and interpersonal skills. Similarly, as I am currently an art student at Art and Design University Toronto, I have relevant industry knowledge. I have enclosed my resume which goes into further detail about my experience. I am confident that my skills and passion for art and your work would make me a great fit for Lawrence Art Studio. I would love to arrange a meeting to discuss this opportunity with you further. I look forward to hearing from you! Sincerely, Louis Grey |
Baca juga: 10 Contoh Surat Pengunduran Diri yang Profesional beserta Struktur Penulisannya
Struktur surat resmi
Struktur surat resmi adalah kop surat, tanggal surat, nomor surat, perihal, lampiran, nama dan alamat penerima, salam pembuka, isi surat, salam penutup dan tanda tangan - Pexels
Surat resmi adalah surat formal yang memiliki struktur yang telah ditetapkan.
Baca juga : Memorandum of Understanding (MoU): Pengertian, Fungsi, Isi, dan Contohnya
1. Kop surat
Pada bagian paling atas dari surat resmi adalah kop surat. Kop surat berfungsi sebagai informasi atas identitas pengirim surat. Di dalam kop surat umumnya tertera logo instansi, nama instansi, alamat lengkap yang disertai kode pos, nomor telepon atau faximile, serta alamat email dan website instansi tersebut.
2. Tanggal surat
Tepat di bawah kop surat, tertulis tanggal saat surat dibuat. Posisi tanggal surat umumnya terletak di sebelah kanan. Ada beberapa instansi yang menuliskan tempat pembuatan surat bersama dengan tanggal pembuatan surat. Namun, hal ini dapat kamu hiraukan karena sudah ada alamat pembuat surat pada kop surat di atas.
3. Nomor surat
Nomor surat adalah salah satu hal penting yang harus ada dalam surat resmi, karena nomor surat ini dapat menjadi informasi atas waktu pembuatan surat dan nomor urut pembuatan surat keluar dari instansi pembuat surat. Sehingga di dalam nomor surat umumnya tertera informasi nomor urut pembuatan surat, bulan dan tahun pembuatan surat. Informasi atau kode lain juga dapat termasuk dalam nomor surat, tergantung instansi pembuat surat.
4. Lampiran
Lampiran adalah dokumen yang disertakan dalam surat resmi. Jika surat resmi yang kamu tulis memiliki lampiran, kamu bisa menuliskan angka dari jumlah lampiran tersebut. Namun, jika surat resmi yang kamu tulis tidak memiliki lampiran, kamu dapat menuliskan tanda strip pada kolom lampiran.
5. Perihal/hal
Perihal adalah tujuan singkat dari pembuatan surat resmi. Contohnya seperti undangan, surat pemberitahuan atau pengumuman dan lain sebagainya. Posisi nomor surat, lampiran, dan perihal umumnya berada di bagian kiri surat resmi.
6. Nama dan alamat penerima
Selanjutnya adalah informasi mengenai nama dan alamat penerima. Umumnya bagian ini didahulukan dengan kata “Yth.” yang merupakan singkatan dari Yang Terhormat. Setelah itu, diikuti dengan nama penerima. Kemudian, di bagian bawah nama penerima tertulis alamat penerima yang dapat dituliskan secara singkat karena alamat lengkap penerima akan dituliskan secara lengkap pada amplop surat. Namun, jika surat resmi yang kamu buat tidak memiliki amplop, maka kamu harus menuliskan alamat lengkap pada bagian ini.
7. Salam pembuka
Di dalam surat resmi, penting untuk kamu menuliskan salam pembuka. Umumnya, salam pembuka yang digunakan adalah “Dengan hormat” yang dapat diterima secara universal tanpa mencirikan suatu kepercayaan tertentu. Namun, kamu dapat menyesuaikan salam pembuka ini tergantung penerima surat.
8. Isi surat
Selanjutnya adalah menuliskan isi surat yang menjadi inti dari pembuatan surat resmi. Kamu tidak perlu terlalu bertele-tele dalam menuliskan isi surat. Cukup memberi pengantar dalam satu atau dua kalimat lalu tuliskan maksud dan tujuan penulisan surat.
9. Salam penutup
Pada salam penutup, kamu dapat menuliskan kalimat penutup yang sopan dan formal. Salam penutup umumnya berisi ucapan terima kasih karena penerima telah membaca surat yang kamu tulis, serta harapan dari sesuatu yang kamu sampaikan agar ditindaklanjuti.
10. Tanda tangan dan nama pembuat surat
Setelah menuliskan semua maksud dan tujuan dari penulisan surat resmi, selesaikan surat tersebut dengan membubuhkan tanda tangan dan nama pembuat surat. Umumnya, surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi ditulis oleh kepala atau ketua atau seseorang yang memiliki jabatan tinggi dari instansi tersebut. Namun, jika orang tersebut berhalangan, maka penulis surat dapat diwakilkan oleh pejabat di bawahnya. Pada surat resmi yang dibuat oleh instansi, umumnya dibubuhkan juga stempel basah untuk membuat surat resmi tersebut menjadi semakin formal.
11. Tembusan
Terakhir, tembusan menjadi bagian terakhir dalam surat resmi yang dapat disertakan atau tidak karena bersifat opsional. Tembusan dicantumkan saat surat resmi yang ingin kamu kirimkan harus diterima oleh pihak lain selain penerima surat. Contohnya ketika sebuah departemen di sebuah instansi ingin mengirimkan surat resmi kepada pemimpin, namun juga ingin mengirimkan surat tersebut kepada departemen lainnya agar mereka mengetahui isi surat, maka departemen tersebut dapat menggunakan tembusan surat. Nama departemen lain akan tercantum di bagian tembusan, yang terletak di bagian kiri bawah dengan ukuran font yang lebih kecil dari isi surat.
Baca juga: 7 Contoh Kop Surat dan Tips Membuatnya Agar Lebih Profesional
Baca juga: 6 Contoh Surat Penawaran Barang Resmi yang Baik dan Benar
Itu tadi contoh surat resmi yang bisa memberikan kamu inspirasi untuk membuat surat kamu sendiri. Jika kamu saat ini masih belum memiliki pekerjaan, coba daftarkan diri kamu untuk menjadi talent di EKRUT. Semua proses dan bantuan profesional di talent marketplace EKRUT gratis. Kamu – sebagai talent atau employer – bisa langsung direkrut dan merekrut kandidat yang sesuai. Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, daftar sekarang di EKRUT!
Sumber:
- katadata.co.id
- aplustopper.com
- letters.org
