Surat Keterangan Kerja dibutuhkan sebagai bukti tertulis bahwa seseorang pernah tercatat sebagai karyawan di sebuah perusahaan. Di luar itu, surat keterangan kerja juga punya fungsi tak kalah penting bagi karyawan. Agar kamu paham, simak penjelasan lengkap mengenai definisi, fungsi hingga contoh surat keterangan kerja berikut.
Apa itu surat keterangan kerja?
Surat keterangan kerja menjadi bukti tertulis status pekerjaan seseorang - EKRUT
Seperti yang dijelaskan di atas, pada dasarnya surat keterangan kerja adalah surat yang mengonfirmasikan status pekerjaan karyawan saat ini atau pekerjaan sebelumnya di sebuah perusahaan. Tidak hanya status pekerjaan, surat keterangan kerja dari perusahaan juga dapat menjelaskan informasi lain seperti tanggal karyawan mulai bekerja, kinerja karyawan, informasi gaji, dan detail lainnya tergantung pada kebutuhan pemohon.
Meski demikian, informasi yang dapat dibagikan melalui surat keterangan kerja hanyalah informasi yang tidak melanggar asas kerahasiaan perusahaan.
Fungsi surat keterangan kerja
Surat keterangan kerja terkadang diperlukan saat melamar kerja - EKRUT
Surat keterangan kerja dalam praktiknya akan banyak dijadikan salah satu kelengkapan dokumen administrasi pada berbagai keperluan. Salah satu fungsi surat keterangan kerja misalnya:
1. Syarat melamar pekerjaan baru
Surat keterangan kerja dapat digunakan karyawan ketika sedang sedang mencari atau melamar pekerjaan baru. Pasalnya, terkadang perekrut membutuhkan surat keterangan dari perusahaan yang lama untuk menentukan apakah kandidat benar-benar memiliki pengalaman kerja yang sesuai dengan apa yang dicantumkan pada CV mereka.
Baca juga: Cara melamar kerja ini bisa bikin HRD terkesan
2. Melancarkan kebutuhan yang berkaitan dengan perbankan
Surat keterangan kerja biasanya akan sering dijadikan dokumen penting yang dibutuhkan dalam melakukan berbagai kegiatan yang berkaitan dengan perbankan. Misalnya, untuk karyawan hendak membuka rekening baru di bank yang berada di kota yang berbeda dengan domisili KTP saat itu, maka ia harus menyertakan surat keterangan tersebut.
Selain itu, surat keterangan tersebut juga biasanya dibutuhkan ketika kamu hendak mengajukan pinjaman ke bank seperti untuk keperluan Kredit Pemilikan Rumah atau Kredit Kendaraan Bermotor. Bank harus mengetahui di mana tempat kamu bekerja, berapa penghasilan yang kamu miliki, dan apakah kamu sanggup menutupi pembayaran pinjaman tersebut di kemudian hari.
Dari informasi tersebut, baru bank dapat menentukan apakah mereka akan mengabulkan permohonan pinjaman kamu atau tidak.
3. Dokumen penunjang saat pembuatan visa
Bila kamu hendak merencanakan perjalanan ke luar negeri terutama ke negara yang mensyaratkan visa, mungkin kamu akan membutuhkan surat keterangan kerja dari perusahaan. Dalam proses aplikasi visa, surat keterangan kerja diperlukan untuk memastikan apakah pemohon memiliki pekerjaan yang mengikat di negara asal.
Dengan memiliki pekerjaan yang memikat, maka pemohon dinilai memiliki alasan untuk kembali ke rumah dan tidak akan tinggal di negara tersebut meskipun tujuan perjalanannya telah selesai.
4. Klaim dana BPJS Ketenagakerjaan
Fungsi surat keterangan kerja lainnya adalah untuk urusan pencairan BPJS Ketenagakerjaan. Agar dapat melakukan pencairan terhadap dana Jaminan Hari Tua di BPJS Ketenagakerjaan, kamu akan membutuhkan dokumen seperti kartu peserta, KTP, KK, formulir klaim JHT, hingga surat keterangan kerja dari perusahaan.
Dengan melengkapi dokumen pendukung ini, proses klaim JHT pun bisa dilakukan hanya dalam waktu sekitar 30 menit saja.
5. Pengajuan beasiswa
Surat keterangan kerja juga terkadang dibutuhkan untuk membantu proses pengajuan beasiswa bagi jalur profesional. Biasanya pada surat keterangan kerja untuk keperluan pengajuan beasiswa profesional dapat memuat penjelasan mengenai pencapaian karyawan dalam pekerjaan dan perusahaan di masa lalu.
Surat keterangan kerja dari perusahaan seperti ini dapat meningkatkan peluang karyawan mendapatkan beasiswa tersebut.
Baca juga: Perhatikan hal ini saat siapkan surat rekomendasi kerja
Informasi dalam surat keterangan kerja
Informasi surat keterangan kerja berisi data pegawai dan lainnya - Pexels
Terdapat beberapa informasi dalam surat keterangan kerja. Pertama adalah kop surat yang berisi nama perusahaan, alamat, dan nomor telepon kantor. Barulah terdapat perihal surat keterangan kerja tersebut dikeluarkan.
Dalam isi surat juga mencakup informasi mengenai nama karyawan, jabatan, nomor identitas diri (KTP), dan nomor induk kerja (NIK).
Perusahaan juga akan menjelaskan bahwa benar karyawan tersebut merupakan pekerja. Di dalam surat tersebut juga berisi lama waktu bekerja di perusahaan. Serta penilaian atasan terhadap karyawan tersebut. Bagian akhir dari surat keterangan kerja merupakan bagian penutup.
Surat akan diberikan cap dan dilegalisir oleh perusahaan sebagai bukti sahnya dokumen tersebut. Setelah dilakukan pengecekan ulang oleh karyawan dengan memastikan informasi surat sudah benar. Setelah itu, barulah surat bisa digunakan untuk beberapa keperluan.
Cara membuat surat keterangan kerja
Surat keterangan kerja ditulis dalam bahasa formal - EKRUT
Umumnya dalam surat keterangan kerja akan memuat beberapa informasi seperti:
- Nama dan alamat perusahaan ( atau kop surat)
- Nama karyawan
- Jabatan / tanggung jawab pekerjaan karyawan saat ini atau sebelumnya (bagi mantan karyawan)
- Tanggal mulai kerja
- Informasi lain seperti tanggal lahir, nomor karyawan atau KTP untuk tujuan identifikasi
Selain informasi ini, surat keterangan kerja juga dapat berisi informasi lain seperti gaji, bila memang dibutuhkan. Meski demikian informasi yang diizinkan untuk dibagi oleh perusahaan kepada pihak ketiga biasanya akan berbeda-beda. Permohonan surat keterangan kerja biasanya diajukan kepada departemen HR. Namun, pada beberapa kasus surat keterangan kerja juga dapat diberikan oleh manajer.
Proses permohonan surat keterangan kerja pun akan berbeda-beda di setiap perusahaan. Pemohon bisa saja diharuskan mengisi formulir terentu agar dapat meminta surat keterangan kerja tersebut. Kamu juga dapat memberikan contoh surat keterangan kerja sebagai referensi HR, terutama bila perusahaan tidak memiliki template surat keterangan kerja khusus.
Baca juga: Contoh surat peringatan karyawan dan poin penting yang harus diperhatikan
6 Contoh surat keterangan kerja
Template surat keterangan kerja di tiap perusahaan bisa jadi berbeda - EKRUT
Berikut beberapa contoh surat keterangan kerja untuk masing-masing fungsi berbeda yang bisa kamu gunakan sebagai referensi.
1. Contoh surat keterangan kerja sederhana
KOP Surat
SURAT PENGALAMAN KERJA
Certificate of Employment
No. ________________
Hal: Surat keterangan kerja
Saya yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan bahwa:
Nama:
Alamat:
Jabatan:
adalah benar merupakan karyawan yang bekerja di perusahaan kami PT ………….. terhitung mulai tanggal ………………. sampai dengan sekarang.
Demikian surat keterangan ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, ………………
(tanda tangan)
(Nama)
HR Manager
2. Contoh surat keterangan kerja untuk pembukaan rekening di bank
SURAT KETERANGAN
[nomor surat]
Yang bertanda tangan di bawah ini menerangkan bahwa nama yang tersebut di bawah ini:
Nama : [Nama karyawan yang hendak membuka rekening]
No. KTP : [Nomor KTP karyawan]
Tanggal lahir : [Tanggal lahir karyawan]
Alamat : [Alamat karyawan di KTP]
NIK : [Nomor induk karyawan}
Jabatan : [Jabatan karyawan]
Mulai bekerja sejak : [Tanggal mulai bekerja]
Adalah benar karyawan PT [Nama perusahaan}, dengan status sebagai Karyawan Tetap. Demikian surat ini dibuat untuk mengurus pembuatan rekening yang tersebut Namanya di atas.
Terima kasih atas perhatiannya.
[Nama Kota], [Tanggal pembuatan surat]
[tanda tangan]
[NAMA]
HRD
3. Contoh surat keterangan kerja untuk KPR
SURAT KETERANGAN KERJA
Nomor Surat
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama :
Jabatan :
Dengan ini menerangkan bahwa:
Nama :
Alamat :
NP :
Jabatan :
Dengan ini menerangkan bahwa saudara (nama karyawan) adalah benar-benar karyawan tetap kami yang bekerja di (nama perusahaan). Yang bersangkutan sudah bekerja sejak 10 Januari 2017 hingga saat ini.
Surat keterangan kerja ini diterbitkan sebagai persyaratan pengurusan KPR. Semua hal yang berkaitan dengan pembayaran atas tagihan KPR menjadi tanggung jawab karyawan tersebut di atas. Demikian surat keterangan kerja ini kamu buat agar dapat digunakan sebagaimana mestinya.
Hormat Kami
HRD Manager (nama perusahaan)
4. Contoh surat keterangan kerja untuk NPWP
SURAT KETERANGAN KERJA
Nomor Surat
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama :
NIK :
Jabatan :
Perusahaan :
Alamat :
Menerangkan Bahwa:
Nama :
NIP/NIK :
Tempat Tanggal Lahir :
Alamat :
Telah bekerja sebagai (jabatan dan nama perusahaan) selama 5 tahun terhitung sejak Januari 2015 sampai dengan Januari 2020. Surat keterangan kerja ini kamu buat untuk digunakan sebagai syarat pengajuan pembuatan NPWP oleh (nama karyawan).
Demikian surat keterangan kerja ini dibuat sebenar-benarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya.
Kota, tanggal
Account Leader
(nama)
5. Contoh surat keterangan kerja untuk pembuatan visa wisata
To: Embassy of [Nama kedutaan besar negara yang dituju]
LETTER OF STATEMENT
[Nomor surat]
This letter is to certify that:
Name : [Nama karyawan yang hendak mengurus visa perjalanan wisata]
ID Number : [Nomor KTP karyawan]
Passport Number : [Nomor passport karyawan]
Employee Number : {Nomor induk karyawan]
Position : [Jabatan karyawan]
Start working date : [Tanggal mulai bekerja]
Will be traveling to your country on [durasi perjalanan wisata di negara yang dituju]. This letter is issued for the purpose of VISA application and served as supporting letter only. This is personal travel and all cost of the travel will be covered by himself/herself.
Thank you for attention
[Nama Kota], [Tanggal pembuatan surat]
[tanda tangan]
[NAMA]
HRD Department
6. Contoh surat keterangan kerja untuk pembuatan paspor
SURAT KETERANGAN KERJA
Nomor Surat
Hal: Rekomendasi Pembuatan Paspor
Kepada Yth,
Kepala Kantor Imigrasi Kelas 1
Jalan Warung Buncit Raya No. 207
Jakarta Selatan
Dengan Hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah selaku (jabatan dan nama perusahaan)
Nama :
Jabatan :
Menyatakan bahwa:
Nama :
Jabatan :
No KTP :
Alamat :
Adalah benar merupakan salah satu karyawan kami yang mulai bekerja sejak Januari 2020 hingga saat ini. Yang bersangkutan memiliki bekerja dengan baik dan memiliki prestasi yang baik di (perusahaan terkait).
Surat keterangan kerja ini dibuat untuk pengajuan pembuatan paspor, karena yang bersangkutan akan melakukan perjalanan dinas ke Bangkok.
Demikian surat ini kami ajukan atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Saya,
HRD (nama perusahaan)
Selain contoh surat keterangan kerja sederhana di atas, kamu dapat menyesuaikan format isi sesuai dengan yang dibutuhkan. Nah, sekarang kamu sudah mengetahui apa itu surat keterangan kerja beserta fungsi dan contohnya kan. Tidak perlu ragu meminta surat keterangan kerja pada HR, pasalnya mereka juga pasti mengerti seberapa penting fungsi surat keterangan kerja ini bagi karyawan.
Last update: 24 Juni 2021
Sumber:
- indeed.com
- upcounsel.com
- talentlyft.com
