Register

technology

9 Kesalahan umum saat mengirim email

Maria Yuniar

19 February 2020

kesalahan-umum-saat-mengirimkan-email---EKRUT.jpg

Hampir setiap aktivitas di kantor menggunakan email untuk menunjang pekerjaan. Oleh karena itu, seluruh aspek dalam email patut diperhatikan.

Bila terjadi kesalahan kecil, hal tersebut tentu akan mempengaruhi citramu atau perusahaanmu di mata penerima email. Itu sebabnya, pastikan untuk hindari tujuh hal ini pada email kamu ya!

1. Huruf kapital pada subyek email

Berhati-hatilah saat menulis subyek email. Jangan sampai kamu menulis semuanya dalam huruf kapital. Sebab, penerima bisa menganggapmu seakan-akan berteriak jika seluruh judul email ditulis dengan huruf besar. Apabila isi emailmu memang sangat penting, kamu bisa mengawalinya dengan kata, "Penting", daripada menulis semuanya dengan huruf kapital.

2. Subyek yang tidak jelas

Hindarilah penggunaan kata pada subyek yang malah membuat penerima bingung. Misalnya, "Hai". Tentu saja penerima akan kesulitan memahami tujuan emailmu. Jadi, gunakanlah kata-kata yang singkat sekaligus mewakili isi email yang kamu kirim.

3. Isi terlalu banyak atau sedikit

Menulis email dengan singkat dan padat memang sangat dianjurkan. Namun, saat topik yang dibahas dalam email cukup rumit, jangan lupa untuk menjelaskannya lebih lanjut. Meski demikian, ini bukan alasan agar emailmu menjadi begitu panjang. Ingat, email bukanlah skripsi!

4. Tak sertakan salam pembuka dan penutup

Tanpa salam pembuka dan penutup, penerima bisa merasa kamu kurang menghargainya. Ini karena email yang kamu kirimkan tersebut akan terkesan suram dan menuntut.

Itu sebabnya selalu sertakan salam pembuka seperti, "Hi [nama penerima email]" atau "Dear [nama penerima email]", serta salam penutup seperti, "Terima kasih". Ucapan tersebut bisa membuat penerima merasa dihargai, sekaligus meningkatkan tingkat respons terhadap email yang kamu kirim. 

Baca juga: 22 kalimat pembuka email yang tidak membosankan

5. Tidak memerhatikan detail 

Penerima email dapat menganggap bahwa kamu tidak serius bila menemukan banyak kesalahan pada email yang kamu kirimkan. Karena itu pastikan untuk selalu memerhatikan penulisan nama yang benar serta pastikan tidak ada kesalahan penulisan lagi pada email tersebut sebelum dikirimkan ya!

kesalahan umum saat mengirimkan email - EKRUT
Email yang kamu kirimkan akan mencerminkan profesionalitasmu karena itu perhatikan dengan baik - EKRUT

6. Tidak memerhatikan nada bahasa

Karena pembaca email tidak dapat mendengar nada suara kita, kamu perlu memastikan bahwa mereka tetap bisa mengerti dengan maksud yang hendak kamu sampaikan. Itu sebabnya pemilihan kata dengan nada bahasa yang tepat pada email harus benar-benar diperhatikan agar penerima tidak salah menangkap pesanmu. 

7. Menggunakan emoji dan singkatan 

Menggunakan emoji akan membuat emailmu tidak terlihat profesional. Begitu pula dengan pengulisan singkatan pada email. Menuliskan terlalu banyak singkatan justru dapat memberikan kesan bahwa kamu terburu-buru dalam mengirimkan email tersebut. 
Itu sebabnya bila kamu hendak menuliskan email kepada atasan atau klien, sebaiknya hindari menggunakan emoji dan singkatan. 

8. Mengosongkan kolom CC dan BCC

Bagian CC dan BCC kerap diabaikan dalam pengiriman email. Padahal, keduanya berperan penting. Kolom CC sebaiknya diisi alamat rekanmu yang mesti mengetahui isi email tersebut, selain si penerima. Namun, penerima dalam kolom CC tidak harus membalas email tersebut.

Sementara itu, kamu bisa mengisi kolom BCC dengan alamat rekanmu yang keberadaannya di email tersebut tidak ingin diketahui oleh si penerima. Kamu dapat memanfaatkan kolom BCC ini untuk melakukan email blasting juga, lho!

9. Harapkan balasan cepat

Banyak yang menganggap bahwa berkirim email sama dengan berkirim pesan teks yang bisa mendapat balasan dalam waktu singkat. Sayangnya, tak seperti itu. Ingat, penerima emailmu juga memiliki email lain yang harus dibaca dan dipelajari. Berikanlah waktu setidaknya satu hari pada penerima emailmu untuk membalas. 

Sekarang kamu telah mengetahui kesalahan-kesalahan umum pada email. Jangan sampai melakukannya ya, ketika mengirim email, apalagi jika untuk kepentingan pekerjaan. 

bye-bye apply - EKRUT

Last updated: January 3, 2020

Rekomendasi bacaan:

Sumber:

Tags

Share