Published on

Technology

Cara mengirim email secara profesional dan 9 kesalahan yang umum dilakukan

Maria Yuniar

kesalahan-umum-saat-mengirimkan-email---EKRUT.jpg

Hampir setiap aktivitas di kantor menggunakan email untuk menunjang pekerjaan. Oleh karena itu, seluruh aspek dalam email patut diperhatikan. Tidak hanya aktivitas di kantor saja, saat melamar pekerjaan pun kebanyakan menuntut kamu untuk mengirimkan resume melalui email.

Bila terjadi kesalahan kecil, hal tersebut tentu akan mempengaruhi citramu atau perusahaanmu di mata penerima email. Itu sebabnya kamu harus mengetahui cara mengirim email yang benar, pastikan untuk hindari sembilan hal ini pada email kamu, ya!

Baca juga: 11 Tips sukses lalui 3 bulan pertama bekerja

Etika dalam mengirim email saat melamar pekerjaan

Etika dalam mengirim email saat melamar pekerjaan
Cara mengirim email saat melamar pekerjaan harus dipikirkan secara matang. (Sumber: Pexels)

Mengirimkan email kepada perusahaan saat melamar pekerjaan tidak bisa sembarangan. Bukan hanya sekadar memberikan dokumen-dokumen persyaratan pada attachment saja. Saat membuka lowongan pekerjaan, perusahaan akan menerima ratusan hingga ribuan email dari kandidat lainnya. Menggunakkan etika dan cara mengirim email yang tepat, bisa membantumu mengambil hati recruiter, lho.

Banyak kandidat yang hanya fokus untuk membuat CV, cover letter, atau resume sebaik mungkin, namun melupakan bahwa memberikan kesan yang baik saat mengirimkannya melalui email juga sama pentingnya. Hal tersebut karena pengantar pada email-mu merupakan first impression dari recruiter.

Kamu harus membuat email yang terstruktur dengan sempurna dan sesuai format saat mengirimkannya pada recruiter. Dilansir dari cleverism.com, banyak email lamaran pekerjaan yang ditulis secara buruk yang membuat recruiter bahkan tidak mau membuka dokumen terlampir. Gunakanlah format penulisan formal saat mengirimkannya. Kamu juga harus membuat email-mu menonjol, seperti menambahkan sentuhan personal dan tunjukkanlah kegigihanmu. Jika dilakukan dengan tepat, recruiter akan merasa antusias saat menilai email-mu.

Baca juga: Email jadi sasaran hacker, harus bagaimana?

Cara mengirim email yang profesional

Cara mengirim email yang profesional
Cara mengirim email profesional memerlukan komponen seperti menggunakan subjek yang tepat. (Sumber: Pexels)

Cara mengirim email yang profesional memerlukan beberapa komponen. Komponen tersebut tidak boleh terlewat, terutama jika kamu sedang mengirimkan aplikasi untuk melamar pekerjaan. Berikut ini beberapa komponen cara mengirim email yang tepat:

  • Menggunakan subjek yang efektif
  • Menunjukkan surat kepada recruiter dengan menyebutkan nama
  • Dalam paragraf pertama, berikan perkenalan diri kepada recruiter serta alasan dari dikirimkannya email
  • Dalam paragraf kedua, tunjukkan kenapa kamu adalah kandidat yang tepat
  • Tutup paragraf dengan berkata bahwa kamu siap untuk bertemu langsung
  • Tambahkan signature profesional beserta detail kontak
  • Tambahkan dokumen yang diperlukan pada attachment dengan format PDF dan nama file yang profesional

Baca juga: 8 Tips yang perlu dilakukan saat email diretas hacker

9 Kesalahan umum saat mengirim email

9 Kesalahan umum saat mengirim email
Kesalahan cara mengirim email cukup banyak dilakukan tanpa disadari. (Sumber: Pexels)

Mengetahui cara mengirim email yang tepat sangatlah penting, selain itu kamu perlu memperhatikan kesalahan apa saja yang sering terjadi sehingga bisa menghindarinya. Berikut ini beberapa kesalahan umum saat mengirim email:

1. Huruf kapital pada subyek email

Berhati-hatilah saat menulis subyek email. Jangan sampai kamu menulis semuanya dalam huruf kapital. Sebab, penerima bisa menganggapmu seakan-akan berteriak jika seluruh judul email ditulis dengan huruf besar. Apabila isi email-mu memang sangat penting, kamu bisa mengawalinya dengan kata, "Penting", daripada menulis semuanya dengan huruf kapital.

2. Subyek yang tidak jelas

Hindarilah penggunaan kata pada subyek yang malah membuat penerima bingung. Misalnya, "Hai". Tentu saja penerima akan kesulitan memahami tujuan email-mu. Jadi, gunakanlah kata-kata yang singkat sekaligus mewakili isi email yang kamu kirim.

3. Isi terlalu banyak atau sedikit

Menulis email dengan singkat dan padat memang sangat dianjurkan. Namun, saat topik yang dibahas dalam email cukup rumit, jangan lupa untuk menjelaskannya lebih lanjut. Meski demikian, ini bukan alasan agar email-mu menjadi begitu panjang. Ingat, email bukanlah skripsi!

4. Tak sertakan salam pembuka dan penutup

Tanpa salam pembuka dan penutup, penerima bisa merasa kamu kurang menghargainya. Ini karena email yang kamu kirimkan tersebut akan terkesan suram dan menuntut.

Itu sebabnya selalu sertakan salam pembuka seperti, "Hi [nama penerima email]" atau "Dear [nama penerima email]", serta salam penutup seperti, "Terima kasih". Ucapan tersebut bisa membuat penerima merasa dihargai, sekaligus meningkatkan tingkat respons terhadap email yang kamu kirim. 

Baca juga: 22 kalimat pembuka email yang tidak membosankan

5. Tidak memerhatikan detail 

Penerima email dapat menganggap bahwa kamu tidak serius bila menemukan banyak kesalahan pada email yang kamu kirimkan. Karena itu pastikan untuk selalu memerhatikan penulisan nama yang benar serta pastikan tidak ada kesalahan penulisan lagi pada email tersebut sebelum dikirimkan ya!

kesalahan umum saat mengirimkan email - EKRUT
Email yang kamu kirimkan akan mencerminkan profesionalitasmu karena itu perhatikan dengan baik - EKRUT

6. Tidak memerhatikan nada bahasa

Karena pembaca email tidak dapat mendengar nada suara kita, kamu perlu memastikan bahwa mereka tetap bisa mengerti dengan maksud yang hendak kamu sampaikan. Itu sebabnya pemilihan kata dengan nada bahasa yang tepat pada email harus benar-benar diperhatikan agar penerima tidak salah menangkap pesanmu. 

7. Menggunakan emoji dan singkatan 

Menggunakan emoji akan membuat email-mu tidak terlihat profesional. Begitu pula dengan pengulisan singkatan pada email. Menuliskan terlalu banyak singkatan justru dapat memberikan kesan bahwa kamu terburu-buru dalam mengirimkan email tersebut. Itu sebabnya bila kamu hendak menuliskan email kepada atasan atau klien, sebaiknya hindari menggunakan emoji dan singkatan. 

Baca juga: Amankan akunmu di Fortnite dengan autentikasi 2 faktor

8. Mengosongkan kolom CC dan BCC

Bagian CC dan BCC kerap diabaikan dalam pengiriman email. Padahal, keduanya berperan penting. Kolom CC sebaiknya diisi alamat rekanmu yang mesti mengetahui isi email tersebut, selain si penerima. Namun, penerima dalam kolom CC tidak harus membalas email tersebut.

Sementara itu, kamu bisa mengisi kolom BCC dengan alamat rekanmu yang keberadaannya di email tersebut tidak ingin diketahui oleh si penerima. Kamu dapat memanfaatkan kolom BCC ini untuk melakukan email blasting juga, lho!

9. Harapkan balasan cepat

Banyak yang menganggap bahwa berkirim email sama dengan berkirim pesan teks yang bisa mendapat balasan dalam waktu singkat. Sayangnya, tak seperti itu. Ingat, penerima email-mu juga memiliki email lain yang harus dibaca dan dipelajari. Berikanlah waktu setidaknya satu hari pada penerima email-mu untuk membalas. 

3 Contoh cara mengirim email pekerjaan yang profesional

3 Contoh cara mengirim email pekerjaan yang profesional
Cara mengirim email yang tepat tergantung dari tujuan masing-masing. (Sumber: Pexels)

Berikut ini tiga cara mengirim email profesional pada saat melamar pekerjaan yang bisa kamu jadikan referensi.

1. Cara mengirim email sederhana melamar pekerjaan

Pada bagian subjek email, kamu harus menambahkan posisi pekerjaan yang kamu lamar beserta dengan nama, misalnya IT Development - Arthur Wicaksono. Hal tersebut untuk memudahkan recruiter dalam menyaring para pelamar.

Cara mengirim email sederhana melamar pekerjaan

2. Cara mengirim email untuk pelamar kerja fresh graduates

Bagi fresh graduates, cara mengirim email untuk recruiter harus diperhatikan dengan baik. Pastikan tiap komponen yang harus ada dalam email sudah ada semua tanpa terlewat. 

Joshua – Digital Marketing, (Job Reference Number)
 
Dear Mr./Ms. Last Name,
 
I came across a very exciting position on your job portal that I believe fits me perfectly. I am interested in applying for the position of Digital Marketing at ABC Solutions. After reading the job description and requirements and matching it with my own experiences, I know that I would be a valuable asset to your organization.
 
I recently graduated with a Bachelor of Economic degree in Economy Management from the University of XYZ.  As a digital marketer, I can implement marketing concepts to promote innovative and ingenious products for consumers.
 
I would love to talk to you in more detail regarding this amazing opportunity at your company. It would give me great pleasure to hear back from you regarding my application.
 
 Sincerely,
 
Joshua
Jl. Alamat No. 1
081234567
joshua@email.com

3. Cara mengirim email untuk pelamar kerja berpengalaman

Cara mengirim email untuk kamu yang memiliki pengalaman kerja adalah dengan menyebutkannya dalam badan email. Beserta dengan kelebihanmu lainnya yang bisa membantu perusahaan mencapai kesuksesan. 

3 Contoh cara mengirim email pekerjaan yang profesional

Dengan mengetahui cara mengirim email yang tepat, kamu bisa menjadikannya referensi terutama saat melamar pekerjaan. Selain mengirimkan lamaran pekerjaan secara langsung, kamu juga bisa mendaftarkan diri di EKRUT, lho.

Baca juga: 11 Tips sukses lalui 3 bulan pertama bekerja

Sekarang kamu telah mengetahui kesalahan-kesalahan umum pada email dan contoh cara mengirim email yang baik. Jangan sampai melakukan kesalahan tersebut ya, ketika mengirim email, apalagi jika untuk kepentingan pekerjaan. 

bye-bye apply - EKRUT
Last updated: 7 September 2021

Sumber:

  • fastcompany.com
  • businessinsider.com
  • cleverism.com
  • zety.com
  • businessinsider.com

Tags

Share