.jpg)
Ketepatan waktu dalam bekerja merupakan hal yang penting. Saat kamu mengerjakan atau merencanakan suatu proyek, kamu harus memperhitungkan waktu pengerjaannya. Kapan proyek itu akan selesai atau berapa lama kamu harus mengerjakannya. Hal itu dikarenakan ketepatan waktu akan mempengaruhi proyek kamu ke depannya atau bahkan mempengaruhi bujet yang sudah direncanakan.
Agar kamu bisa mengukur durasi proyekmu, kamu bisa membuat timeline project. Selain untuk mengukur durasi proyek, timeline project juga dapat menjadi sarana komunikasi, manajemen beban kerja atau workload, hingga untuk mengontrol pekerjaan. Lalu, bagaimana cara membuat timeline project? Artikel kali ini akan membahas mulai dari apa itu timeline project, manfaat, 7 contoh timeline project, hingga panduan lengkap untuk membuatnya.
Baca juga: Project Management Adalah: Pengertian, Tujuan, Komponen, Proses, dan 3 Tools yang Digunakan
Apa itu timeline project?
Timeline project adalah daftar tugas yang biasanya dibuat oleh project manager. (Sumber: Pexels)
Timeline project adalah sebuah daftar visual dari tugas atau aktivitas yang dibuat berdasarkan urutan waktu. Dengan timeline project ini memungkinkan seorang project manager melihat keseluruhan project plan dalam satu tempat, sehingga bisa dengan mudah memonitor, mengontrol, dan mengomunikasikan apa pun tentang proyek kepada timnya.
Timeline project akan memberikan gambaran secara mendalam tentang keseluruhan proyek dari awal sampai akhir. Seluruh tim yang terlibat dalam proyek dapat melihat kapan tugas dimulai dan kapan deadline-nya. Kamu juga bisa melihat apakah tugasmu itu bergantung pada tugas lain atau tidak, sehingga kamu bisa lebih aware dengan pekerjaanmu dan timmu yang lain.
Bagi seorang project manager, kemampuan membuat timeline project ini sangat penting. Selain untuk mempermudah dalam memberikan instruksi kepada timnya, timeline project juga dapat membantu untuk memprediksi dan bersiap untuk menangani jika ada perubahan, hambatan, atau kemunduran dalam proyek.
Baca juga: Project Manager Adalah: Tanggung Jawab, Skill-set, dan Proyeksi Karier 2022
Manfaat menggunakan timeline project
Timeline project sangat bermanfaat dalam proses pengerjaan proyek. (Sumber: Pexels)
Saat memulai proyek baru, pembuatan timeline project adalah hal tidak boleh dilewatkan. Setiap project manager pasti menyadari bahwa timeline project adalah elemen terpenting untuk mendukung keberhasilan sebuah proyek karena banyak manfaat yang didapat. Secara lebih rinci, manfaat menggunakan timeline project adalah sebagai berikut.
- Memperjelas step by step dalam proyek. Timeline project akan membantu tim untuk melihat langkah apa yang harus diambil terlebih dahulu dan langkah apa setelahnya. Sehingga akan sangat membantu pekerjaan, terutama untuk proyek yang rumit dan memiliki banyak langkah.
- Memberikan gambaran besar proyek. Timeline project membantu memvisualisasikan gambaran proyek, dari awal hingga akhir. Sehingga kamu bisa tetap bisa melihat gambaran akhir proyek ketika kamu mengerjakan langkah-langkah kecilnya.
- Memastikan setiap orang memiliki tujuan yang sama. Timeline project akan membantu semua orang dalam tim mengetahui tugas mereka apa dan bagaimana mereka terlibat dalam proyek agar proyek tersebut berhasil.
- Mengontrol apa yang terjadi. Timeline project dapat membantu project manager mengontrol dan melacak apa yang sedang dikerjakan. Jika terjadi kendala, project manager pun dapat mengetahui di mana kendalanya dan kapan itu terjadi, sehingga dapat mengatasi kendala tersebut.
- Mencegah hambatan yang mungkin terjadi. Timeline project bisa membantu project manager dan tim untuk mencegah berbagai hambatan yang mungkin akan terjadi, Sehingga bisa mengambil tindakan preventif.
- Melakukan perubahan dengan mudah. Jika terjadi kendala atau hambatan yang mengharuskan mengubah planning yang sudah dibuat, timeline project dapat mempermudah perubahan tersebut.
Baca juga: Action Plan: Manfaat, 5 Cara Merancang Hingga Pembuatannya
7 Contoh timeline project
Timeline project dapat diterapkan ke berbagai bidang. (Sumber: Pexels)
Untuk membuat timeline project biasanya tools yang sering digunakan adalah Gantt Chart. Tools ini adalah sebuah jenis grafik batang yang memuat informasi mengenai tugas tim, jadwal, dan deadline pengerjaan proyek. Agar semakin tergambar bagaimana bentuk timeline project, berikut adalah 7 contoh timeline project yang menggunakan Gantt Chart.
1. Contoh timeline project untuk product development
Saat membuat produk baru, tentunya kamu harus mempersiapkan segalanya terlebih dahulu, dari mulai riset market, konsep produknya seperti apa, hingga berbagai fitur yang akan disajikan dalam produk. Agar semuanya terencana dengan baik, maka dibutuhkan timeline project dalam pembuatannya. Berikut contoh timeline project untuk product development.
Contoh timeline project untuk product development. (Sumber: Ganttpro)
2. Contoh timeline project untuk konstruksi
Dalam bidang konstruksi, timeline product juga dibutuhkan agar mengetahui kapan pelaksanaan pembangunan berawal dan berakhir. Hal ini sangat penting karena akan berpengaruh ke berbagai hal, diantaranya dalam penentuan bujet. Berikut contoh timeline project untuk konstruksi.
Contoh timeline project untuk konstruksi. (Sumber: Ganttpro)
3. Contoh timeline project untuk marketing
Salah satu timeline project di bidang marketing dapat membantu tracking target market dari mulai riset hingga pembelian. Dengan timeline project, aktivitas marketing dapat dipetakan, sehingga dapat memudahkan penentuan target marketing-nya. Berikut merupakan contoh timeline project untuk marketing.
Contoh timeline project untuk marketing. (Sumber: Ganttpro)
4. Contoh timeline project untuk web design
Ketika ingin membuat sebuah web baru, tentunya tidak hanya sekadar membuat saja. Harus ada riset untuk layout, menentukan konsep web, hingga akhirnya eksekusi pembuatannya. Proses tersebut harus terencana agar tidak meleset dari deadline. Maka dari itu, penting untuk membuat timeline project. Berikut adalah contoh timeline project untuk web design.
Contoh timeline project untuk web design. (Sumber: Ganttpro)
5. Contoh timeline project untuk perencanaan event
Penyelenggaraan sebuah event memerlukan persiapan yang matang. Baik event tersebut formal atau informal, tetap harus memiliki timeline yang jelas agar dapat terselenggara dengan baik. Maka dari itu, timeline project sangat dibutuhkan dalam perencanaan event. Berikut merupakan timeline project untuk perencanaan event.
Contoh timeline project untuk perencanaan event. (Sumber: Ganttpro)
6. Contoh timeline project untuk perencanaan pesta pernikahan
Siapa yang tidak ingin pesta pernikahannya berjalan berantakan? Semua orang pasti menginginkan acara yang sakral tersebut berjalan lancar dan meriah. Maka dari itu, agar sebuah pesta pernikahan berjalan lancar, harus ada timeline project sebelum membuatnya. Berikut contoh timeline project untuk perencanaan pesta pernikahan.
Contoh timeline project untuk perencanaan pesta pernikahan. (Sumber: Ganttpro)
7. Contoh timeline project untuk business plan
Menjalankan sebuah bisnis bukanlah hal yang mudah. Perlu perencanaan yang matang agar bisnis bisa berjalan sesuai harapan. Timeline project dapat membantu menguraikan langkah perencanaan, melacak progress, mengontrol deadline, dan membuat pencapaian. Berikut contoh timeline project untuk business plan.
Contoh timeline project untuk business plan. (Sumber: Ganttpro)
Baca juga: Mengenal Gantt Chart, Tools Penting untuk Project Management
Panduan membuat timeline project
Ada panduan yang bisa diikuti untuk membuat timeline project yang baik. (Sumber: Pexels)
Selain menggunakan tools Gantt Chart, masih banyak aplikasi yang menyediakan tools untuk membuat timeline project, seperti Asana, Trello, Taiga, bahkan di Microsoft Excel sekalipun. Apa pun tools yang digunakan, yang terpenting adalah kamu mengetahui apa saja yang harus dilakukan saat membuat timeline project.
Berikut ini adalah panduan lengkap yang bisa kamu jadikan acuan saat membuat timeline project:
- Tentukan ruang lingkup proyek. Maksudnya, kamu harus mendeskripsikan dengan jelas tujuan proyek, kepada siapa proyek tersebut dibuat, dan langkah apa saja yang akan dilakukan.
- Tentukan hasil akhir proyek. Kamu harus menentukan bagaimana hasil proyekmu, apakah dalam bentuk produk, layanan, atau apapun.
- Tentukan tugas masing-masing tim. Selanjutnya kamu harus membagi tugas kepada seluruh timmu, siapa saja yang terlibat dan apa saja yang akan mereka lakukan.
- Tentukan dependensi proyek. Penting untuk menganalisis dan menguraikan keterkaitan antar tugas. Dengan begitu kamu mengetahui tugas mana dulu yang diprioritaskan agar tugas lain dapat dikerjakan kemudian.
- Perkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas. Kamu harus meninjau daftar tugas dimiliki dan tentukan berapa lama kira-kira tugas tersebut dapat diselesaikan. Sehingga kamu bisa memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk proyek tersebut.
- Pertimbangkan ketersediaan SDM. Tinjau kembali ketersediaan SDM di dalam tim yang akan mengerjakan proyek, sehingga kamu bisa menyesuaikan waktu dan SDM saat pengerjaan projek.
- Tentukan milestones. Ini bertujuan sebagai checkpoint dalam pengerjaan proyek. Dengan menentukan milestone, kamu bisa memeriksa secara teratur proyekmu. Sehingga, kalau ada masalah, kamu bisa mengatasinya sejak awal sebelum proyek berjalan semakin jauh.
- Buat timeline project-mu. Setelah semua tahapan di atas sudah dilakukan, selanjutnya buat timeline project-mu. Kamu bisa memilih metode visualisasi dan software yang project management yang paling sesuai denganmu.
Baca juga: Mengulik Perbedaan Product Manager vs Project Manager
Itulah pembahasan tentang timeline project, dari mulai apa itu timeline project, manfaat penggunaannya, contoh timeline project, hingga panduan untuk membuat timeline project. Untuk mengerjakan proyek apapun, kamu akan sangat terbantu dengan membuat timeline project, jadi cobalah untuk selalu membuatnya saat kamu mengerjakan proyek baru.
Tertarik dengan pembahasan lain yang membuat dirimu berkembang? Ikuti terus artikel dari EKRUT Media. Kamu juga bisa memperoleh berbagai informasi dan tips menarik seputar karier melalui YouTube EKRUT Official. Tak hanya itu, jika kamu tertarik mendapatkan berbagai kesempatan untuk mengembangkan karier, sign up EKRUT sekarang juga. Hanya di EKRUT, kamu dapat memperoleh berbagai peluang kerja yang dapat disesuaikan dengan minatmu.
Sumber:
- ganttpro.com
- everhour.com
- timework.com
- projectmanager.com
