Bersamaan dengan naiknya kasus COVID-19 varian Omicron, serta banyaknya kantor-kantor yang kembali menerapkan work from home dan pertemuan secara daring, hal ini memiliki catatan, di antaranya adalah pekerjaan yang selesai secara tepat waktu dan sync up meeting yang dilakukan secara berkala.
Pernahkah terpikirkan bahwa ada kantor yang semuanya dilaksanakan secara full online namun tidak memiliki sync up meeting? Yup, jawabannya adalah kantor yang menerapkan komunikasi daring asinkron. Untuk itu, simak informasi lengkapnya dalam artikel berikut ini, ya.
Baca juga: Daftar perusahaan yang menerapkan WFH secara permanen setelah pandemi
Apa itu komunikasi asinkron?
Kamu tidak lagi perlu berinteraksi secara serentak dan serempak dalam komunikasi asinkron (Sumber: Shutterstock)
Komunikasi asinkron merupakan jenis komunikasi daring yang tidak mewajibkan para pihak yang terlibat untuk berinteraksi secara serentak dan serempak. Lalu, bagaimana cara kantor tersebut bekerja?
Hal pertama, pastikan semua orang bertanggung jawab dan dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan supervisi minimal atau tanpa pengawasan sama sekali. Setelah tim dibentuk, barulah setiap pekerja membuat timeline pekerjaan masing-masing selama paling tidak dua minggu kedepan, lebih jauh lebih baik karena tim lain dapat menentukan ritme pekerjaan agar produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan tetap berjalan dan memberikan keuntungan bisnis.
Tidak perlu ada sync up meeting karena semua orang dapat melihat dan mengerjakan pekerjaannya sesuai jadwal yang telah ditentukan masing-masing. Komunikasi via email tidak begitu penting kecuali ada masalah yang terjadi dengan level emergency.
Keuntungan dan kekurangan komunikasi asinkron
Komunikasi asinkron mendukung terwujudnya work life balance bagi karyawan (Sumber: Shutterstock)
Semua hal di dunia ini memiliki sisi positif dan negatifnya masing-masing, begitupun komunikasi asinkron. Hal positifnya adalah komunikasi asinkron mengurangi risiko anxiety dari notifikasi pekerjaan. Para pekerja pun bebas menentukan waktu untuk bekerja, bisa 4 jam di pagi hari, lalu melakukan kegiatan lain selama seharian penuh, kemudian 4 jam lagi di sore hingga malam hari.
Memiliki keleluasaan untuk mengatur waktu seperti itu merupakan hal yang sangat didambakan oleh banyak orang, apalagi di masa semakin maraknya remote working. Tentunya, komunikasi asinkron akan menambah value kita dengan keadaan work life balance yang terjaga.
Baca juga: Manfaat dan pentingnya work life balance bagi karyawan, serta 5 tips mewujudkannya
Bagi perusahaan sendiri, ada beberapa hal yang menjadi lebih efisien. Di antaranya adalah pengurangan biaya operasional kantor yang berkurang karena penggunaan sumber daya yang berkurang. Lahan yang tidak dipergunakan bahkan bisa disewakan untuk menambah profit.
Kemudian, meningkatnya profesionalisme dan berkurangnya interaksi akan meminimalisir drama yang mungkin terjadi antar karyawan. Tentu saja ini akan berimbas pada produktivitas yang meningkat.
Baca juga: 8 Cara tepat meningkatkan produktivitas karyawan
Selanjutnya adalah sisi negatif dari kantor yang menerapkan komunikasi asinkron. Hal pertama, yaitu pembiasaan yang tidak akan berjalan secara cepat. Puluhan tahun bekerja di perusahaan di mana semua orang harus memberikan tanggapan secara responsif akan membuat beberapa pekerja tidak nyaman.
Hal kedua yang dapat terjadi, yaitu merasa kesepian. Tentu saja dengan komunikasi yang super minimal, hal ini sangat mungkin terjadi. Ketiga, yaitu harus ada penyesuaian ketika ada karyawan baru. Sebab, semua line reporting mungkin berubah. Terakhir, tidak semua pekerjaan dapat dilakukan secara asinkron, contohnya, customer service.
Perbedaan komunikasi asinkron dengan sinkron
Tidak ada ekspektasi dalam komunikasi asinkron untuk mendapatkan respon dalam kurang dari satu jam (Sumber: Shutterstock)
Perbedaan yang sangat terlihat dari komunikasi ini adalah dalam seberapa cepat pekerja harus merespons pesan teks dan email. Seperti yang telah dipaparkan sebelumnya, tidak ada ekspektasi dalam kantor yang menganut sistem asinkron untuk mendapatkan respons dari pesan teks atau pertanyaan yang diajukan dalam kurang dari satu jam.
Bahkan, pesan yang dikirim pada Jumat siang bahkan mungkin baru mendapat respons pada Senin siang. Oleh karena itu, memiliki timeline yang jelas dan terukur sangat disarankan agar semua divisi dapat berjalan tanpa memiliki banyak hambatan.
Baca juga: 12 Tips membangun kerja sama tim yang wajib diterapkan
Contoh komunikasi asinkron
Komunikasi asinkron memberikan keleluasaan untuk mengatur komunikasi serta medianya (Sumber: Shutterstock)
Pada bagian ini, kita akan membahas apa saja media yang dapat digunakan untuk mempermudah semua pekerja dalam melaksanakan tugasnya.
Baca juga: 10 Cara Membuat Lingkungan Kerja yang Nyaman dan Produktif
1. Progress tracking website
Karena semua orang memiliki timeline masing-masing, komunikasi asinkron akan lebih efektif apabila para Supervisor dan Manajer tahu perkembangan pekerjaan para stafnya. Laman daring yang memudahkan progress pekerjaan seperti Monday, GitHub, bahkan Figma dapat digunakan agar semua pekerjaan tetap berjalan dengan sedikit masalah saja.
2. Email
Tidak ada lagi morning briefing, weekly sync, atau kick off meeting karena semua informasi diberikan via email. Semua pekerja diwajibkan membaca dan memahami instruksi dan jadwal serta target perusahaan secara berkala.
Setelah itu, semua orang kembali pada media pertama, yaitu progress tracking website untuk membuat target secara harian, mingguan, bahkan bulanan apabila diperlukan. Setelah Supervisor melakukan cek dan memberi lampu hijau, semua orang bisa bekerja dengan ritmenya masing-masing.
3. Aplikasi messenger
Penggunaan Slack, Google Chat, atau Microsoft Teams lebih disarankan karena kita dapat mengatur untuk mengaktifkannya hanya pada saat bekerja. Katakan selamat tinggal pada notification anxiety!
Namun, perlu digaris bawahi bahwa penggunaan aplikasi seperti ini bukan untuk mendapatkan respons secara real-time, namun lebih pada kemudahan untuk bertanya atau mengonfirmasi hal-hal yang tidak terlalu rumit.
Itulah penjelasan mengenai komunikasi asinkron, kantor yang menerapkan komunikasi sinkron, dan kantor yang mengharuskan pekerjaan datang langsung secara fisik. Kira-kira kamu lebih tertarik yang mana?
Selain dari artikel EKRUT Media ini, kamu masih bisa memperoleh informasi dan berbagai tips bermanfaat lainnya melalui YouTube EKRUT Official. Jika kamu ingin mengembangkan karier dan mencari pekerjaan baru, yuk, sign up di EKRUT sekarang juga karena banyak peluang kerja dari perusahaan dan startup ternama menantimu!
Sumber:
- Gitlab
- Flexjob
