Published on

Careers

Cara menulis job description dengan tepat

Maria Tri Handayani

cara-menulis-job-description---EKRUT.jpg

Job description memainkan peranan kunci dalam strategi perekrutan karyawan. Dengan merancang job description secara tepat, kamu dapat menarik kandidat terbaik yang memenuhi persyaratan yang dicari. 

Nah, bila kamu adalah HR dan bertugas untuk merancang deskripsi pekerjaan tersebut dengan benar, perhatikan ulasan cara menulis job description berikut. 

Apa itu job description?

cara menulis job description - EKRUT
Tidak hanya untuk strategi rekrutmen, job description dapat digunakan sebagai referensi manajemen - EKRUT

Sebelum menulis deskripsi pekerjaan dengan benar, ada baiknya kamu memahami dengan tepat apa yang dimaksud dengan job description. 

Job description adalah rangkuman yang menjelaskan tanggung jawab, tugas, kualifikasi dan keterampilan yang dibutuhkan untuk suatu posisi pekerjaan. 

Kegunaan job description sendiri sebetulnya lebih dari sebatas keperluan rekrutmen saja. Job description menjadi tools yang memiliki tujuan berkelanjutan di dalam perusahaan. Beberapa tujuan dari deskripsi pekerjaan adalah:

  • Menarik kandidat. Digunakan untuk menggambarkan peran dan rekam jejak yang diperlukan dengan tujuan menarik respon dari pelamar yang tepat untuk pekerjaan tersebut 
  • Referensi manajemen. Dapat digunakan bagi manajer baru untuk memahami ruang lingkup dan tingkat tanggung jawab yang diharapkan dari berbagai peran yang ada.
  • Manajemen kinerja. Job description digunakan untuk menetapkan sasaran kinerja yang terukur dan harus dipenuhi oleh setiap karyawan. 
  • Pelatihan dan pengembangan karyawan. Deskripsi pekerjaan karyawan dapat digunakan untuk membantu menentukan aktivitas pengembangan karier yang tepat bagi karyawan. 
  • Kompensasi. Digunakan untuk membantu dalam mengembangkan program kompensasi standar secara minimum dan maksimum untuk setiap posisi. 
  • Pengakuan dan penghargaan. Dapat digunakan sebagai standar untuk menentukan dan mendorong kinerja karyawan demi mendapatkan pengakuan dan penghargaan.

Baca juga: 7 Strategi rekrutmen yang efektif untuk mendapatkan kandidat terbaik

Cara menulis job description 

cara menulis job description - EKRUT
Tuliskan judul pekerjaan yang dicari dengan tepat - EKRUT

Salah satu tujuan job description adalah menarik perhatian kandidat terbaik yang sesuai dengan posisi yang dicari. Itu sebabnya tidak hanya harus membuat deskripsi pekerjaan yang jelas, kamu juga harus membuat pekerjaan itu terdengar menarik bagi kandidat. 

Untuk melakukannya, perhatikan beberapa cara menulis job description berikut. 

1. Lakukan analisis pekerjaan

Ketahuilah informasi akurat tentang posisi yang tengah dicari. Kumpulka, periksa dan interpretasi data tentang tugas-tugas dalam pekerjaan tersebut.Untuk melakukannya kamu bisa melakukan riset dan bertanya pada atasan  atau kolega dari posisi pekerjaan yang tengah dicari. 

Saat melakukan analisis pekerjaan, tanyakan beberapa pertanyan ini pada diri seperti sebagai panduan : 

  • Apakah tekanan internal/eksternal pada perusahaan atau tim yang telah menyebabkan pembukaan pekerjaan tersebut?
  • Bagaimana permintaan terhadap pekerjaan itu selama 5 tahun terakhir di perusahaan kamu?
  • Apakah ada perubahan peran dalam pekerjaan tersebut di dalam industri selama 5 tahun terakhir?
  • Bagaimana pekerjaan ini akan mendukung peran lain di perusahaan kamu?
  • Keterampilan teknis dan soft skill apa yang akan digunakan oleh karyawan baru untuk memenuhi tuntutan pekerjaan itu?
  • Perbedaan apa yang kamu temukan saat melihat contoh deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dari pesaing? 
  • Bagaimana kompensasi yang kamu tawarkan untuk pekerjaan ini dibanding pesaing?

2. Ketahui apa yang harus disertakan dalam job description 

Job description terdiri dari beberapa bagian yang dapat menarik perhatian kandidat dan memudahkan mereka untuk memahami posisi pekerjaan yang ditawarkan. Beberapa di antaranya seperti:

  • Job title. Judul pekerjaan yang dicari 
  • Job profile/summary. Ringkasan tentang posisi yang diharapkan tersebut.
  • Responsibilities dan Requirement. Gambaran tanggung jawab spesifik dari peran tersebut dan kriteria yang dibutuhkan 
  • About us. Gambaran tentang perusahaan 

3. Tulis job title dengan spesifik dan benar 

Setelah mengetahui apa saja yang kamu perlukan untuk membuat job description, maka langkah selanjutnya dalam cara menulis job description adalah merancang judul pekerjaan dengan tepat. 

Masukkan kata kunci terkait peran yang dicari secara spesifik dan akurat sehingga pelamar pun dapat dengan mudah menemukan lowongan tersebut di mesin pencari. 

Kamu mungkin akan tergoda menambahkan istilah-istilah lain dalam job title untuk membuatnya job description itu lebih menarik dan menonjol dibanding perusahaan lain, meski begitu pertimbangkan kembali pilihan tersebut. 

Sebagai contoh, beberapa perusahan terkadang menambahkan istilah ‘ninja’, ‘hero’ atau istilah lain yang membuat mereka terlihat sebagai perusahan yang menyenangkan dan santai. Namun, di sisi lain penggunaan istilah seperti ini juga dapat membuat pencari kerja bingung dan menunda untuk langsung melamar posisi tersebut. 

Jadi, jangan sampai kreativitas membuat kamu kehilangan kandidat yang mencari pekerjaan sama dengan nama berbeda, ya. Tetaplah integrasikan bahasa standar industri pada judul pekerjaan yang dicari. 

4. Buat ringkasan pekerjaan yang kuat dan menarik perhatian. 

Cara menulis job description yang menarik selanjutnya adalah membuat ringkasan yang kuat dan menarik perhatian. Tulis job summary yang dapat memberikan gambaran umum tentang perusahaan kamu dan harapan untuk posisi tersebut.

Kaitkan pula pembaca dengan rincian tentang apa yang membuat perusahaan kamu unik dan beri kesimpulan mengapa seorang kandidat akan senang bekerja untuk kamu. 

Baca juga: Sejauh mana peran data bagi HRD dalam rekrutmen?

5. Uraikan tanggung jawab inti dari posisi tersebut

Pastikan kamu memasukan daftar tanggung jawab secara terperinci namun singkat. Ini akan membantu kandidat memahami lingkungna kerja dan kegiatan yang akan mereka hadapi setiap hari serta menentukan apakah peran dan perusahaan kamu tersebut cocok untuk mereka. 

Jelaskan bagaimana posisi tersebut dalam organisasi. Misalnya kepada siapa kandidat akan melapor dan bagaimana mereka akan befungsi dalam perusahaan.

6. Sertakan daftar kualifikasi dan keterampilan 

Berikan uraian mengenai kualifikasi seperti pendidikan, pengalaman kerja, sertifikasi dan keterampilan yang diperlukan untuk peran tersebut. Hindari mencantumkan setiap persyaratan yang dicari,sebab mencantumkan terlalu banyak kualifikasi dan keterampilan dapat menghalangi kandidat potensial. 

7. Sertakan lokasi pekerjaan 

Berikan lokasi pekerjaan spesifik dalam uraian deskripsi pekerjaan untuk mengoptimalkan postingan pekerjaan kamu dalam laman mesin pencarian.

8. Tunjukkan kepribadian dan budaya perusahaan 

Gunakan job description untuk mencerminkan brand employer perusahaan dengan memasukkan beberapa kepribadian di dalamnya. Misalnya prinsip perusahaan, fasilitas karyawan, lingkungan kerja, budaya dan nilai perusahaan yang dijunjung. 

Kecocokan budaya kadang kala sama pentingnya dengan keterampilan dan pengalaman saat mencari kandidat yang cocok. Karena itu pastikan kamu menjelaskan apa yang membuat perusahaan kamu istimewa di job description ya. 

Meski terkesan sederhana, namun jangan sepelekan pembuatan job description dalam strategi perekrutan perusahaan, ya. Dengan menerapkan cara menulis job description di atas kamu pun dapat menarik dan menemukan kandidat terbaik yang tepat dengan lebih mudah. 

cara menuliskan job description - EKRUT

Sumber:

Tags

Share