Published on

Expert's Corner

8 Cara menulis job description dan bedanya dengan job specification

Maria Tri Handayani

cara-menulis-job-description---EKRUT.jpg

Job description memainkan peranan kunci dalam strategi perekrutan karyawan. Dengan merancang job description secara tepat, kamu dapat menarik kandidat terbaik yang memenuhi persyaratan yang dicari. Nah, bila kamu seorang HR atau recruiter dan bertugas untuk merancang deskripsi pekerjaan tersebut dengan benar, perhatikan ulasan cara menulis job description berikut. 

Apa itu job description?

cara menulis job description - EKRUT
Tidak hanya untuk strategi rekrutmen, job description dapat digunakan sebagai referensi manajemen - EKRUT

Sebelum menulis deskripsi pekerjaan dengan benar, ada baiknya kamu memahami dengan tepat apa yang dimaksud dengan job description. Job description adalah rangkuman yang menjelaskan tanggung jawab, tugas, kualifikasi dan keterampilan yang dibutuhkan untuk suatu posisi pekerjaan. Kegunaan job description sendiri sebetulnya lebih dari sebatas keperluan rekrutmen saja. Job description menjadi tools yang memiliki tujuan berkelanjutan di dalam perusahaan. Beberapa tujuan dari deskripsi pekerjaan adalah:

  • Menarik kandidat. Digunakan untuk menggambarkan peran dan rekam jejak yang diperlukan dengan tujuan menarik respon dari pelamar yang tepat untuk pekerjaan tersebut 
  • Referensi manajemen. Dapat digunakan bagi manajer baru untuk memahami ruang lingkup dan tingkat tanggung jawab yang diharapkan dari berbagai peran yang ada.
  • Manajemen kinerja. Job description digunakan untuk menetapkan sasaran kinerja yang terukur dan harus dipenuhi oleh setiap karyawan. 
  • Pelatihan dan pengembangan karyawan. Deskripsi pekerjaan karyawan dapat digunakan untuk membantu menentukan aktivitas pengembangan karier yang tepat bagi karyawan. 
  • Kompensasi. Digunakan untuk membantu dalam mengembangkan program kompensasi standar secara minimum dan maksimum untuk setiap posisi. 
  • Pengakuan dan penghargaan. Dapat digunakan sebagai standar untuk menentukan dan mendorong kinerja karyawan demi mendapatkan pengakuan dan penghargaan.

Baca juga: 8 Strategi rekrutmen yang efektif untuk mendapatkan kandidat terbaik

Manfaat job description

Manfaat job description
Job description memberikan manfaat kepada calon pekerja untuk memahami tugas dari jabatan yang diinginkan - EKRUT

Job description memberikan beberapa manfaat kepada calon pekerja dan juga instansi yang merekrutnya seperti memberikan penjelasan tentang tanggung jawab yang harus dilaksanakan dan membantu atasan dalam melakukan evaluasi kinerja karyawan. 

Stakeholder Manfaat job description
CEO
  • Membantu pimpinan saat akan membuat kebijakan, prosedur, standar, serta keputusan strategis seperti investasi dan aliansi untuk perusahaan.
  • Membantu pemimpin melakukan analisis, langkah prioritas, serta anggaran tahunan untuk perusahaan. 
Pemimpin organisasi (Manajer)
  • Membantu manajer memimpin dan memantau jalannya organisasi dan tugas sehari-hari.
  • Membantu manajer melakukan evaluasi kepada karyawan dan memotivasi mereka agar bekerja lebih optimal.
Pemegang jabatan
  • Memberikan informasi serta penjelasan mengenai tugas dan tanggung jawab dari posisi yang dijalankan agar menghindari kebingungan dan karyawan dapat memahami target yang diinginkan organisasi. 
  • Membantu karyawan fokus terhadap tanggung jawab yang dimiliki dan menghindari kemungkinan pekerjaan tumpang tindih dengan karyawan yang lain. 
  • Membantu karyawan merencanakan karir, mengurangi praktik diskriminasi dalam promosi dan pemindahan jabatan.
  • Bermanfaat untuk program keselamatan kerja karyawan.
Perekrut Membantu perekrut mencari kandidat yang paling sesuai untuk posisi yang dibutuhkan.
Trainer Membantu pelatih memberikan training yang sesuai untuk masing-masing peserta sesuai jabatan yang dimiliki.
Assessor

Membantu assessor melakukan analisis dan pengukuran kinerja atas karyawan terhadap jabatan yang dimiliki melalui tes penilaian kinerja dan wawancara.

Perencanaan dan pengembangan organisasi

  • Membantu perencana memahami tanggung jawab dan tugas masing-masing jabatan untuk membuat perencanaan dan pengembangan organisasi.
  • Membantu manajemen melihat perubahan yang terjadi di lapangan agar dapat membuat penyesuaian rencana, penyusun skala prioritas.
Perencana karier Membantu menempatkan kandidat sesuai dengan peran dan tanggung jawab yang dibutuhkan organisasi.
Job evaluator Membantu melakukan evaluasi dan membandingkan satu jabatan dengan yang lain. 

Baca juga: 7 Tips rekrutmen online yang efektif selama pandemi COVID-19 

Perbedaan job description dengan job specification

Perbedaan job description dengan job specification
Job description dan job specification terdapat dalam iklan lowongan pekerjaan - EKRUT

Job description memiliki beberapa perbedaan dengan job specification, berikut beberapa perbedaan tersebut. 

Jenis perbedaan Job description Job specification
Definisi Uraian tugas dan tanggung jawab yang diperlukan di dalam sebuah posisi Pernyataan tertulis yang menjadi syarat pendukung job description
Fungsi Memberikan pemahaman dasar mengenai tugas dan tanggung jawab sebuah jabatan agar tidak terjadi kesalahpahaman mengenai tugas dan pekerjaan yang akan diterima. Memberikan informasi dasar saat memulai proses rekrutmen dan memberi informasi kepada rekrutmen untuk menentukan kandidat yang tepat.
Informasi tentang pekerjaan Menjelaskan mengenai tugas dan jenis pekerjaan yang harus dilakukan. Menjelaskan kriteria, persyaratan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk posisi tersebut.
Detail informasi lain Memberikan informasi tentang lokasi, kondisi kerja, waktu kerja, gaji hingga risiko pekerjaan. Memberikan informasi tentang persyaratan umur, kualifikasi dan pengalaman kerja.
Cakupan informasi Identifikasi pekerjaan, ringkasan pekerjaan, tugas dan tanggung jawab, pengawasan, hubungan dengan pekerjaan lain, kondisi kerja, dan lingkungan sosial. Karakteristik fisik, karakteristik psikologis dan sosial, karakteristik mental, dan karakteristik pribadi

Baca juga: HRD harus bagaimana menghadapi "perang harga" kandidat? 

Cara menulis job description 

cara menulis job description - EKRUT
Tuliskan judul pekerjaan yang dicari dengan tepat - EKRUT

Salah satu tujuan job description adalah menarik perhatian kandidat terbaik yang sesuai dengan posisi yang dicari. Itu sebabnya tidak hanya harus membuat deskripsi pekerjaan yang jelas, kamu juga harus membuat pekerjaan itu terdengar menarik bagi kandidat. Untuk melakukannya, perhatikan beberapa cara menulis job description berikut. 

1. Lakukan analisis pekerjaan

Ketahuilah informasi akurat tentang posisi yang tengah dicari. Kumpulka, periksa dan interpretasi data tentang tugas-tugas dalam pekerjaan tersebut.Untuk melakukannya kamu bisa melakukan riset dan bertanya pada atasan  atau kolega dari posisi pekerjaan yang tengah dicari. Saat melakukan analisis pekerjaan, tanyakan beberapa pertanyan ini pada diri seperti sebagai panduan : 

  • Apakah tekanan internal/eksternal pada perusahaan atau tim yang telah menyebabkan pembukaan pekerjaan tersebut?
  • Bagaimana permintaan terhadap pekerjaan itu selama 5 tahun terakhir di perusahaan kamu?
  • Apakah ada perubahan peran dalam pekerjaan tersebut di dalam industri selama 5 tahun terakhir?
  • Bagaimana pekerjaan ini akan mendukung peran lain di perusahaan kamu?
  • Keterampilan teknis dan soft skill apa yang akan digunakan oleh karyawan baru untuk memenuhi tuntutan pekerjaan itu?
  • Perbedaan apa yang kamu temukan saat melihat contoh deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dari pesaing? 
  • Bagaimana kompensasi yang kamu tawarkan untuk pekerjaan ini dibanding pesaing?

2. Ketahui apa yang harus disertakan dalam job description 

Job description terdiri dari beberapa bagian yang dapat menarik perhatian kandidat dan memudahkan mereka untuk memahami posisi pekerjaan yang ditawarkan. Beberapa di antaranya seperti:

  • Job title. Judul pekerjaan yang dicari 
  • Job profile/summary. Ringkasan tentang posisi yang diharapkan tersebut.
  • Responsibilities dan Requirement. Gambaran tanggung jawab spesifik dari peran tersebut dan kriteria yang dibutuhkan 
  • About us. Gambaran tentang perusahaan 

3. Tulis job title dengan spesifik dan benar 

Setelah mengetahui apa saja yang kamu perlukan untuk membuat job description, maka langkah selanjutnya dalam cara menulis job description adalah merancang judul pekerjaan dengan tepat. Masukkan kata kunci terkait peran yang dicari secara spesifik dan akurat sehingga pelamar pun dapat dengan mudah menemukan lowongan tersebut di mesin pencari. 

Kamu mungkin akan tergoda menambahkan istilah-istilah lain dalam job title untuk membuatnya job description itu lebih menarik dan menonjol dibanding perusahaan lain, meski begitu pertimbangkan kembali pilihan tersebut. 

Sebagai contoh, beberapa perusahan terkadang menambahkan istilah ‘ninja’, ‘hero’ atau istilah lain yang membuat mereka terlihat sebagai perusahan yang menyenangkan dan santai. Namun, di sisi lain penggunaan istilah seperti ini juga dapat membuat pencari kerja bingung dan menunda untuk langsung melamar posisi tersebut. 

Jadi, jangan sampai kreativitas membuat kamu kehilangan kandidat yang mencari pekerjaan sama dengan nama berbeda, ya. Tetaplah integrasikan bahasa standar industri pada judul pekerjaan yang dicari. 

4. Buat ringkasan pekerjaan yang kuat dan menarik perhatian. 

Cara menulis job description yang menarik selanjutnya adalah membuat ringkasan yang kuat dan menarik perhatian. Tulis job summary yang dapat memberikan gambaran umum tentang perusahaan kamu dan harapan untuk posisi tersebut. Kaitkan pula pembaca dengan rincian tentang apa yang membuat perusahaan kamu unik dan beri kesimpulan mengapa seorang kandidat akan senang bekerja untuk kamu. 

Baca juga: Sejauh mana peran data bagi HRD dalam rekrutmen?

5. Uraikan tanggung jawab inti dari posisi tersebut

Pastikan kamu memasukan daftar tanggung jawab secara terperinci namun singkat. Ini akan membantu kandidat memahami lingkungna kerja dan kegiatan yang akan mereka hadapi setiap hari serta menentukan apakah peran dan perusahaan kamu tersebut cocok untuk mereka. Jelaskan bagaimana posisi tersebut dalam organisasi. Misalnya kepada siapa kandidat akan melapor dan bagaimana mereka akan befungsi dalam perusahaan.

6. Sertakan daftar kualifikasi dan keterampilan 

Berikan uraian mengenai kualifikasi seperti pendidikan, pengalaman kerja, sertifikasi dan keterampilan yang diperlukan untuk peran tersebut. Hindari mencantumkan setiap persyaratan yang dicari,sebab mencantumkan terlalu banyak kualifikasi dan keterampilan dapat menghalangi kandidat potensial. 

7. Sertakan lokasi pekerjaan 

Berikan lokasi pekerjaan spesifik dalam uraian deskripsi pekerjaan untuk mengoptimalkan postingan pekerjaan kamu dalam laman mesin pencarian.

8. Tunjukkan kepribadian dan budaya perusahaan 

Gunakan job description untuk mencerminkan brand employer perusahaan dengan memasukkan beberapa kepribadian di dalamnya. Misalnya prinsip perusahaan, fasilitas karyawan, lingkungan kerja, budaya dan nilai perusahaan yang dijunjung. Kecocokan budaya kadang kala sama pentingnya dengan keterampilan dan pengalaman saat mencari kandidat yang cocok. Karena itu pastikan kamu menjelaskan apa yang membuat perusahaan kamu istimewa di job description ya. 

Contoh job description

Contoh job description
Semakin mudah mencari iklan lowongan kerja di internet - EKRUT

Berikut adalah beberapa contoh job description yang dapat menjadi referensi kamu: 

1. Contoh job description posisi Business Development (B2B)

EKRUT is looking for a highly motivated self-starter with a passion for B2B sales to join our Business Development team. If you’re able to prove yourself, you will also have opportunities to lead a team.

Job description & responsibilities 

  • Generate new business opportunities (B2B) to pitch our company and grow our client pipeline via various channels such as cold-calling, emails, and events
  • Follow up on leads and conduct research to identify business prospects
  • Maintain partnership by engaging & identify client’s, challenges, concerns or business potential and to tailor customized business proposals
  • Establish and maintain strong relationship and network

2. Contoh job description posisi Marketing

Tujuan dibentuknya Jabatan:

Agar dapat memikirkan dan memaksimalkan penjualan produk (baik barang maupun jasa) serta membina hubungan dengan pelanggan secara terus menerus agar pencapaian dan pertumbuhan penjualan dapat bertahan dan meningkat.

Identitas Jabatan:

Nama jabatan                   : Sales Jasa
Atasan langsung               : Supervisor Jasa
Atasan tidak langsung      : Kepala Marketing Jasa & Barang
Departemen / bidang        : Marketing

Tugas dan tanggung jawab utama:

  • Mencari pelanggan (customer) baru
  • Mempertahankan pelanggan (customer) yang sudah ada
  • Bertanggungjawab terhadap nilai penjualan yang ada dalam area penjualan yang menjadi tanggung jawabnya
  • Memastikan pendistribusian produk bahwa produk telah diterima oleh pelanggan (customer) sesuai dengan waktu yang telah disepakati

Kewenangan: Mengeluarkan biaya promosi dan entertainment sesuai dengan batas otoritasnya.

Hubungan kerja:

  • Di dalam kantor 20%, di luar kantor 80%
  • Banyak berhubungan dengan banyak orang yang baru dikenalnya yang berasal dari berbagai latar belakang

3. Contoh job description posisi Sales Executive

1. Posisi: Sales Executive (permanen setelah 3 bulan masa probation)
2. Penempatan: Kantor pusat, DKI Jakarta
3. Departemen: Sales
4. Tujuan umum: Meningkatkan target penjualan dan mempertahankan kepuasan pelanggan
5. Tugas dan Kewajiban:

  • Mengunjungi pelanggan potensial untuk bisnis baru
  • Bernegosiasi tentang detail agreement dan close sales
  • Mengumpulkan informasi pasar dan pelanggan, serta memberikan feedback tren pembelian
  • Mewakili organisasi berbagai pameran, acara dan demonstrasi
  • Mengidentifikasi pasar baru dan peluang bisnis
  • Mencatat penjualan dan mengirim salinan ke kantor penjualan
  • Meninjau kinerja penjualan sendiri
  • Mencapai target penjualan berkala

6. Lingkup kewenangan: Tanggung jawab kepada target individu dan tim
7. Report line: ketua tim dan manajer departemen sales
8. Informasi lainnya: Bekerja sebagai tim, mobile working/work from home dengan menyesuaikan kesepakatan tim

Baca juga: 8 Pertanyaan interview untuk dapatkan kandidat berkualitas  

Sekarang kamu sudah mengetahui tentang job description yang akan memudahkanmu memahami tanggung jawab pekerjaan. Jika kamu saat ini kamu sedang mencari pekerjaan, coba juga daftarkan diri kamu untuk menjadi talent di EKRUT ya!

Meski terkesan sederhana, namun jangan sepelekan pembuatan job description dalam strategi perekrutan perusahaan, ya. Dengan menerapkan cara menulis job description di atas kamu pun dapat menarik dan menemukan kandidat terbaik yang tepat dengan lebih mudah.

cara menuliskan job description - EKRUT
Last update: 15 October 2021

Sumber:

  • indeed.com
  • glassdoor.com
  • entrepreneur.com
  • indeed
  • glassdoor
  • entepreneur
  • binus 

Tags

Share

Apakah Kamu Sedang Mencari Pekerjaan?

    Already have an account? Login

    Artikel Terkait

    pexels-alex-green-5699475.jpg

    Expert's Corner

    Human Resources: Tugas, Tanggung Jawab, dan 5 Skill yang Wajib Dimiliki

    Chrissila Jessica

    06 June 2022
    5 min read
    H1_Human_Capital.jpg

    Careers

    Apa itu Human Capital? Inilah Pengaruhnya Bagi Ekonomi dan Pembangunan Sumber Daya Manusia

    Algonz D.B. Raharja

    29 April 2022
    5 min read
    employee_background.jpg

    Expert's Corner

    7 Cara melakukan employee background check yang efektif dan tepat guna

    Sylvia Rheny

    17 March 2022
    7 min read

    Video