4 Contoh Surat Dispensasi untuk Berbagai Kegiatan Beserta Panduan Membuatnya

Published on: 25 March 2022

•

Min read: 5 min read

A well-rounded person who has a high interest in learning of Industrial and Organizational Psychology. I love doing research and writing about mental health.

Contoh_surat_dispensasi_untuk_berbagai_kegiatan_beserta_panduan_membuatnya_(Sumber__Pexels)_(1).jpg

Mungkin sebagian dari kita sudah pernah membuat surat permohonan untuk mendapatkan dispensasi atau pemakluman dalam suatu hal. Akan tetapi, pada kenyataannya masih ada orang yang bingung membuat surat dispensasi secara benar. Padahal, surat ini penting untuk urusan penting dalam instansi maupun organisasi. Oleh karena itu, agar kamu tidak salah dalam memahami surat dispensasi, silahkan simak artikel ini untuk menambah pemahaman kamu.

Apa itu surat dispensasi?

Surat dispensasi adalah surat yang dibuat untuk keperluan meminta keringanan (Sumber: Unsplash)

Sebelum kamu mengetahui apa itu surat dispensasi, kamu perlu mengetahui pengertian dari dispensasi itu sendiri. Dispensasi adalah pengecualian dari aturan karena adanya pertimbangan yang khusus, pembebasan dari suatu kewajiban atau larangan. Maka dapat dikatakan bahwa surat dispensasi adalah surat yang dibuat untuk keperluan meminta keringanan dari suatu aturan resmi yang berlaku. Biasanya, berisikan tentang permohonan izin seseorang kepada atasan atau orang yang berwenang karena tidak bisa menjalankan kegiatan atau tugas akibat urusan lain yang perlu didahulukan.

Untuk apa surat dispensasi?

Untuk apa surat dispensasi (Sumber: Pexels)

Seperti yang telah disinggung sebelumnya, surat dispensasi dibuat dengan tujuan penyampaian izin karena harus meninggalkan atau tidak bisa memenuhi kegiatan. Lalu, apa saja sih fungsi dari surat dispensasi dalam berbagai kondisi, antara lain:

Misalkan di lingkungan pekerjaan. Jika kamu seorang perempuan dan sedang menunggu kelahiran anak, maka kamu dapat menggunakan surat dispensasi yang akan diberikan pada perusahaan.
Misalkan di lingkungan kampus atau perguruan tinggi. Jika kamu seorang mahasiswa dan diwajibkan membayar SPP setiap semesternya, namun secara tiba-tiba kamu mendapatkan musibah sehingga belum bisa membayar SPP dengan tepat waktu, kamu dapat mengajukan surat dispensasi mengenai keterlambatan pembayaran SPP kepada pihak kampus.
Misalkan di lingkungan organisasi. Tak hanya di instansi saja yang memerlukan surat dispensasi, jika kamu ingin mengikuti kegiatan organisasi namun terhalang karena ada suatu pekerjaan atau harus berkuliah, kamu dapat mengajukan surat dispensasi agar mendapatkan pengertian dan izin dari pihak instansi yang terkait.

Cara membuat surat dispensasi

Cara membuat surat dispensasi (Sumber: Shutterstock)

Berikut tips penulisan yang akan membantu kamu untuk membuat surat dispensasi dengan tepat dan benar, antara lain:

1. Gunakan bahasa formal yang baik

Perlu diketahui bahwa surat dispensasi merupakan jenis surat resmi. Oleh karena itu, memperhatikan penulisan dengan memilih kata-kata yang formal dapat kamu lakukan. Selain menggunakan bahasa formal, kamu perlu menghindari bahasa pribadi yang terlihat tidak sopan. Kamu juga dilarang untuk menyingkat kata dalam penulisan surat ini karena dapat menyebabkan kesan yang tidak sopan terhadap penerima surat.

2. Hindari menulis surat yang terlalu panjang

Tujuan dibuatnya surat dispensasi adalah untuk menjelaskan kepentingan kamu. Maka, kamu hanya perlu menuliskan inti dari alasan kamu membuat surat dispensasi. Hindari menuliskan surat yang terlalu panjang dan bertele-tele, apalagi cenderung berisikan alasan yang terlalu pribadi.

3. Perhatikan penulisan dengan baik

Hal yang paling sering terjadi dalam penulisan surat adalah kesalahan penulisan. Meskipun masalah ini kurang diperhatikan, namun kesalahan penulisan ini dapat berakibat fatal, sehingga tujuan dari surat dispensasi dibuat tidak tersampaikan dengan baik.
Maka dari itu, alangkah baiknya kamu memperhatikan penulisan surat dispensasi dengan baik agar tidak ada kesalahan informasi dan isi surat dapat dipahami dengan baik.

4. Berikan informasi yang jelas

Poin penting selanjutnya yang dapat kamu perhatikan saat membuat surat dispensasi adalah memberikan informasi yang jelas. Sebab, informasi yang jelas mengenai isi surat dapat mempermudah kamu mendapatkan keringanan atau izin dengan cepat sesuai harapan.

5. Perhatikan waktu pengiriman

Hal terakhir yang jarang diperhatikan orang dalam memberikan surat dispensasi adalah waktu pengiriman. Hal ini dikarenakan dalam mengajukan surat dispensasi dibutuhkan jangka waktu untuk disetujui oleh pihak penerima. Maka dari itu, jangan mengirimkan surat dalam waktu yang terlalu mepet.

4 Contoh surat dispensasi

Contoh surat dispensasi (Sumber: Shutterstock)

Surat dispensasi itu sangat beragam tergantung dari tujuan dan maksud dibuatnya surat tersebut. Agar lebih jelas dan tergambar, maka berikut adalah contoh-contoh surat dispensasi yang dapat kamu tiru.

1. Surat dispensasi tidak masuk kerja

2. Surat dispensasi sekolah

3. Surat dispensasi organisasi (OSIS)

4. Surat dispensasi organisasi (komunitas)

Itulah beberapa surat dispensasi yang dapat kamu contoh. Semoga informasi di atas dapat bermanfaat untukmu, ya!

Bagi kamu yang ingin mendapatkan informasi dan tips lainnya selain di EKRUT Media, kamu juga bisa mengunjungi YouTube EKRUT Official. Selain itu, untuk kamu yang sedang mencari pekerjaan sesuai minatmu, kamu dapat langsung sign up EKRUT karena hanya di EKRUT kamu memiliki kesempatan bekerja di perusahaan bergengsi.