Apakah kamu seorang pemula dalam bisnis yang mencoba masuk ke industri ini? Atau mungkin kamu berpikir untuk meningkatkan citra merek perusahaanmu? Kop surat adalah hal pertama yang akan kamu lihat ketika menerima surat bisnis. Kop surat yang bagus mampu memberikan kesan pertama yang baik dan menunjukkan profesionalisme dari pengirimnya.
Yuk, ketahui apa saja kegunaan dari kop surat, bagaimana cara membuat kop surat yang baik, hingga beberapa contoh kop surat yang akan memudahkanmu dalam membuatnya!
Baca juga: 8 Contoh Penulisan Alamat Surat yang Benar Sesuai Kaidah
Apa itu kop surat?
Contoh kop surat salah satunya pada pembuatan risalah rapat. (Sumber: Pexels)
Kop surat adalah bagian paling atas pada lembar surat resmi dan merupakan salah satu printing collateral terpenting dalam bisnis. Kop surat pada umumnya berisi nama perusahaan, alamat, rincian kontak, dan logo. Selain merupakan representasi fisik dari perusahaan, lembaga, instansi, atau organisasi, kop surat juga termasuk ke dalam bagian penting dari strategi komunikasi penjualan dan pemasaran suatu perusahaan.
Penggunaan kop surat adalah untuk dicantumkan pada semua dokumen dan surat yang dibuat dan dikirimkan untuk kepentingan bisnis. Kop surat yang dirancang dengan baik dapat menunjukkan kredibilitas dan profesionalisme dari perusahaan atau suatu instansi.
Beberapa contoh dokumen yang menggunakan kop surat adalah sebagai berikut:
- Pemberitahuan kepada publik atau kepada individu dan kelompok tertentu
- Faktur dan surat kepada pelanggan
- Surat penawaran kerja untuk calon karyawan
- Surat pengantar untuk proposal dan presentasi perusahaan
- Risalah rapat
- Komunikasi internal antar departemen
Baca juga: 5 Contoh surat permohonan berbagai keperluan yang baik dan benar
Kegunaan kop surat
Contoh kop surat kegunaannya adalah sebagai identitas perusahaan. (Sumber: Pexels)
Kop surat memiliki beberapa kegunaan yang tidak bisa diabaikan dalam pembuatan surat atau dokumen resmi. Beberapa kegunaan kop surat adalah sebagai berikut:
1. Kop surat sebagai identitas perusahaan
Kop surat memainkan peran besar dalam menunjukkan identitas merek perusahaan. Segala sesuatu yang dikirim dari perusahaan ke kliennya (surat, folder publisitas, amplop, faktur) harus menciptakan identitas perusahaan yang kohesif dan dapat dikenali. Logo dan alamat perusahaan harus diulang pada semua materi pemasaran bisnis.
Tujuannya agar masyarakat dapat langsung mengetahui dari siapa korespondensi tersebut dengan melihat logo pada kop surat perusahaan. Kop surat adalah cara lain untuk menanamkan logo, atau citra perusahaan, di benak publik.
2. Kop surat sebagai daya tarik visual
Tujuan utama kop surat adalah untuk menyampaikan pesan kepada penerima. Desain kop surat tidak boleh terlalu ramai, dan grafiknya tidak boleh terlalu besar, sehingga hanya ada sedikit ruang untuk mengetik surat.
Sebagian besar perusahaan memilih untuk menambahkan desain di belakang teks pada kop surat mereka. Kop surat secara visual harus melanjutkan identitas merek perusahaan dengan penggunaan logo dan pilihan warna tertentu.
3. Kop surat sebagai informasi kontak
Kop surat harus mencantumkan informasi kontak perusahaan. Nama bisnis, alamat, nomor telepon, nomor fax, email, dan alamat situs web harus cukup besar agar pelanggan dapat membacanya dengan mudah tetapi tidak memakan banyak ruang sehingga hanya ada sedikit ruang untuk isi suratnya.
4. Kop surat sebagai simbol authenticity
Dalam bisnis, kegunaan kop surat adalah sarana untuk menunjukkan kepada penerima surat mereka bahwa bisnis tersebut adalah perusahaan yang serius dan dapat diandalkan. Pembuatan kop surat menunjukkan komitmen terhadap identitas merek. Jika calon pelanggan menerima surat yang ditulis dengan kop surat profesional, itu membuat kesan yang jauh lebih positif bagi calon klien.
Baca juga: 4 Contoh Surat Pengantar untuk Berbagai Keperluan Kerja
Unsur-unsur kop surat
Contoh kop surat unsur-unsurnya adalah nama dan alamat perusahaan. (Sumber: Pexels)
Dalam pembuatannya, kop surat terdiri dari beberapa unsur yang perlu dicantumkan di dalamnya. Dalam menuliskannya pun sebaiknya sesuai dengan urutannya. Beberapa unsur yang membentuk kop surat adalah sebagai berikut:
- Nama perusahaan, organisasi, atau instansi
- Alamat lengkap
- Nomor telepon
- Kode pos
- Alamat email
- Alamat website
- Logo perusahaan
Baca juga: 5 Cara Membuat Surat Lamaran Kerja yang Baik dan Benar
Cara membuat kop surat
Contoh kop surat dalam hal pembuatannya. (Sumber: Pexels)
Membuat kop surat paling umum bisa dilakukan menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excel. Cara membuat kop surat adalah sebagai berikut:
- Buka Microsoft Word
- Klik Header yang terdapat pada bagian toolbar
- Masukkan unsur-unsur yang dibutuhkan mulai dari nama perusahaan hingga alamat website sesuai dengan urutan
- Kemudian masukkan logo perusahaan dengan cara klik Insert → Picture → Picture from file, lalu pilih gambar logo perusahaan yang ingin dicantumkan
- Untuk memisahkan kop surat dengan isi surat, maka kamu bisa memasukkan atau menggambar garis di bawah kop surat
Sedangkan jika menggunakan Microsoft Excel, cara membuat kop surat adalah sebagai berikut:
- Buka Microsoft Excel
- Pilih salah satu sel yang terdapat dalam worksheet
- Masukkan unsur-unsur yang dibutuhkan mulai dari nama perusahaan hingga alamat website sesuai dengan urutan
- Untuk merapikan penulisan, pilih sel-sel yang ingin digabungkan, kemudian klik Merge. Pastikan untuk menyisakan ruang untuk memasukkan logo perusahaan
- Kemudian masukkan logo perusahaan dengan cara klik Insert → Picture → Picture from file, lalu pilih gambar logo perusahaan yang ingin dicantumkan
- Untuk memisahkan kop surat dengan isi surat, maka kamu bisa memasukkan atau menggambar garis di bawah kop surat
Baca juga: 8 Contoh Penulisan Alamat Surat yang Benar Sesuai Kaidah
7 Contoh kop surat
Contoh kop surat berdasarkan identitas perusahaan. (Sumber: Pexels)
Agar lebih memahami bagaimana cara membuat kop surat yang benar, maka kamu dapat melihat beberapa contoh kop surat di bawah ini.
1. Contoh kop surat organisasi
Contoh kop surat organisasi. (Sumber: ui.ac.id)
2. Contoh kop surat lembaga
Contoh kop surat lembaga. (Sumber: ui.ac.id)
3. Contoh kop surat universitas
Contoh kop surat universitas. (Sumber: ui.ac.id)
4. Contoh kop surat kementerian
Contoh kop surat kementerian. (Sumber: Scribd)
5. Contoh kop surat koperasi
Contoh kop surat koperasi. (Sumber: kibrispdr.org)
6. Contoh kop surat perusahaan properti
Contoh kop surat perusahaan properti. (Sumber: Canva)
7. Contoh kop surat firma hukum
Contoh kop surat firma hukum. (Sumber: Canva)
Itulah beberapa contoh kop surat serta tips menulis kop surat yang profesional. Semoga bermanfaat, ya!
Selain dari artikel EKRUT Media ini, kamu masih bisa memperoleh informasi dan berbagai tips bermanfaat lainnya melalui YouTube EKRUT Official. Nah, jika ingin mengembangkan karier dan mencari pekerjaan baru, kamu cukup sekali sign up di EKRUT untuk mendapatkan lebih dari satu kali undangan interview oleh berbagai perusahaan ternama!
Sumber:
- bizfluent.com
- timeatlas.com
- ui.ac.id
- canva.com
