Salah satu cara yang digunakan untuk mempublikasikan suatu informasi kepada masyarakat atau publik adalah melalui konferensi pers. Tidak hanya pemerintah saja, perusahaan dan individu pun banyak yang melakukan cara tersebut untuk menyampaikan informasi, promosi, hingga klarifikasi.
Apabila bekerja sebagai Public Relations, tentunya kamu perlu menyiapkan berbagai hal untuk mengadakannya. Mulai dari waktu, lokasi, rekan media, materi, dan tamu undangan lainnya. Nah, untuk dapat mempersiapkannya dengan matang, ketahui tujuan dan tips sukses mengadakan konferensi pers berikut ini.
Apa itu konferensi pers?
Konferensi pers diadakan secara resmi oleh perusahaan, instansi, atau individu. (sumber: pexels)
Dikutip dari investopedia.com, konferensi pers adalah acara yang diselenggarakan secara resmi untuk menyampaikan informasi dan menjawab pertanyaan dari media. Acara tersebut biasanya juga diadakan untuk menanggapi isu-isu tertentu yang berhubungan dengan publik.
Konferensi pers untuk perusahaan umumnya dipimpin oleh eksekutif perusahaan, liaison media, atau bagian komunikasi. Press conference merupakan cara efektif untuk mengumumkan produk atau layanan baru, penemuan baru, atau berita lainnya yang berkaitan dengan bisnis perusahaan.
Sebagian besar konferensi pers akan diumumkan melalui siaran pers atau press release. Acara tersebut akan dihadiri oleh berbagai media, Wartawan pun dapat mengajukan pertanyaan.
Tujuan mengadakan konferensi pers
Promosi perusahaan dapat dilakukan dengan konferensi pers. (sumber: pexels)
Diadakannya press conference oleh suatu instansi, perusahaan, atau individu tentunya memiliki kepentingan tersendiri. Narasumber atau pihak terkait dapat menjelaskan dan menjawab pertanyaan secara langsung.
Diharapkan pihak yang mengadakan acara tersebut mendapatkan publisitas dari liputan media, sehingga sampai ke kalangan yang lebih luas. Berikut ini beberapa tujuan diselenggarakannya konferensi pers yang perlu kamu ketahui.
1. Promosi brand
Perusahaan seringkali menjadikan konferensi sebagai ajang promosi untuk produk atau brand-nya. Departemen Public Relations biasanya mengadakan acara ini untuk memberikan informasi atau pengumuman dengan mengundang media massa.
Dalam hal ini, konferensi dapat dilakukan untuk memperkenalkan produk atau brand ambassador baru, mengumumkan bekerjasama dengan perusahaan lain, merilis laporan keuangan, dan lainnya.
2. Mengumumkan informasi yang bersifat darurat
Konferensi pers yang bersifat darurat juga sering diadakan. Perusahaan atau individu mengadakan acara tersebut untuk menanggapi atau mengklarifikasi suatu masalah. Konferensi darurat juga diadakan untuk memberi pengumuman dan tanggapan terhadap bencana atau krisis.
3. Menyampaikan sikap negara
Presiden dan para pejabat tinggi negara menggunakan konferensi pers untuk mengumumkan sikap mereka terhadap suatu masalah atau menenangkan kepanikan publik.
Baca juga: 6 Media promosi yang efektif untuk mengembangkan bisnis saat ini
5 Tips sukses mengadakan konferensi pers
Pertimbangkan berbagai aspek yang penting untuk kelancaran konferensi pers. (sumber: pexels)
Dalam menyelenggarakan press conference, kamu harus menyiapkannya dengan matang dengan memperhatikan setiap detail. Hal ini penting untuk dilakukan untuk memastikan konferensi dapat berjalan dengan lancar dan meminimalisir terjadinya kesalahan. Berikut ini beberapa tips dalam mempersiapkan konferensi pers agar berjalan dengan lancar.
1. Memilih lokasi yang tepat
Kamu dapat memilih besaran ruangan yang akan digunakan berdasarkan dari banyaknya tamu yang akan menghadiri konferensi. Ruangan yang memiliki cukup banyak stopkontak untuk laptop, kamera TV, lighting, dan lainnya. Apabila dimungkinkan pilihlah lokasi yang tenang dengan lalu lintas yang tidak terlalu padat.
Kamu juga dapat memilih tempat yang relevan dengan tujuan konferensi dari klien atau perusahaan. Lokasi dengan tempat parkir yang memadai dan mudah dijangkau oleh para tamu merupakan hal lainya yang harus kamu perhatikan
Baca juga: 4 Alasan pentingnya publisitas bagi bisnis perusahaan
2. Menyusun pesan dengan baik
Konferensi pers diselenggarakan untuk menyampaikan berbagai informasi penting. Nah, inilah kesempatan untuk kamu mengontrol pesan yang ingin disampaikan kepada publik dengan jelas.
Memahami inti pesan dan menyiapkan perkiraan jawaban dari pertanyaan yang mungkin akan ditanyakan merupakan hal penting yang tidak boleh terlewat. Siapkanlah pesan sesuai dengan konteks atau tujuan konferensi.
3. Mempersiapkan tamu undangan
Buatlah daftar media yang akan kamu undang. Pilihlah beberapa orang dari organisasi atau perusahaan lain untuk diundang melalui press release yang dapat dikirim melalui email. Menjangkau berbagai jenis media outlet seperti stasiun televisi, berita online, surat kabar, dan lainnya merupakan standar yang tepat.
4. Menentukan waktu yang tepat
Kamu harus memilih waktu yang cocok untuk memilih waktu konferensi pers. Pagi hari menuju siang atau siang hari merupakan waktu yang tepat untuk melakukan konferensi. Reporter memiliki cukup waktu untuk melaporkan hasil berita.
Pemberitahuan lebih awal mengenai waktu dan lokasi konferensi merupakan hal yang sangat penting. Hal ini karena media memiliki jadwal dan alokasi waktu tersendiri untuk setiap Reporter-nya. Dengan demikian kamu memberikan waktu untuk mereka untuk merencanakan.
5. Tindak lanjut setelah konferensi pers selesai
Setelah konferensi selesai dilakukan, segera tentukan kepada siapa saja kamu akan berterima kasih. Kamu bisa melihat media mana saja yang datang, untuk mengucapkan terima kasih.
Jika memiliki kontaknya, kamu bisa menawarkan untuk menjawab pertanyaan lanjutan. Kamu bisa menjalin relasi atau hubungan baik dengan para media yang akan menguntungkan perusahaan atau klienmu nantinya.
Baca juga: Event marketing: Pengertian, 6 jenis, manfaat, dan strategi membuatnya
Konferensi pers merupakan acara yang banyak dilakukan untuk berbagai tujuan yang bersifat publikasi. Acara tersebut diadakan untuk menyampaikan berbagai informasi penting dengan lebih jelas dan akurat. Informasi yang disampaikan pun diharapkan akan sampai pada masyarakat secara luas.
Ingin berprofesi sebagai Public Relations? Daftarkan dirimu di EKRUT untuk dihubungkan ke perusahaan yang sesuai dengan minatmu.
Sumber:
- investopedia.com
- kompas.com
- smallbusiness.chorn.com
