HomeMediastartupPanduan menerapkan PDCA (Plan-Do-Check-Act) untuk bisnis

startup

Panduan menerapkan PDCA (Plan-Do-Check-Act) untuk bisnis

Published on: 05 July 2021

•

Min read: 8 min read

Nur Lella Junaedi

Enthusiastic to be part of the creative world especially as a content writer.

Siklus PDCA adalah model yang dilakukan ketika suatu usaha melakukan perubahan atau perbaikan dalam bisnisnya. Terkadang siklus ini dikenal dengan sebutan siklus Deming atau siklus shewhart.

Apa kamu ingin tahu lebih lanjut tentang siklus PDCA ini, apa saja prosesnya yang dibutuhkan? Simak di sini penjelasannya.

Apa itu PDCA (Plan-Do-Check-Act)?

PDCA merupakan pendekatan empat tahap yang dilakukan untuk meningkatkan proses pelayanan / produk - EKRUT

PDCA atau plan, do, check, act adalah pendekatan empat tahap berkelanjutan yang biasanya dipakai untuk meningkatkan proses, layanan atau produk dalam manajemen proses bisnis. Model PDCA adalah model yang diciptakan oleh seorang Fisikawan Amerika pada tahun 1920-an yakni Walter Andrew Shewhart.

Namun, teori ini mulai dipopulerkan pada tahun 1950-an oleh William Edwards Deming yang kerap dikenal sebagai bapak Quality Control karena membawa teori PDCA ini sebagai dasar untuk Total Quality Management dan Standar ISO 9001.

Kapan model PDCA ini diaplikasikan dalam proses manajemen bisnis?

Tahapan PDCA juga bisa digunakan untuk mengembangkan desain baru - EKRUT

Selain dipakai untuk memperbaiki layanan atau produk, tahapan PDCA juga biasanya digunakan dalam:

Mengembangkan desain baru
Mendefinisikan proses kerja yang berulang
Merencanakan pengumpulan dan analisis data untuk memprioritaskan dan memverifikasi masalah

Tahapan dalam melakukan model PDCA (Plan-Do-Check-Act)

Tahap PDCA ini terdiri dari plan, do, check dan act - EKRUT

Seperti namanya, PDCA model ini memiliki empat tahapan yakni plan, do, check dan act. Berikut penjelasan selengkapnya.

**1. Tahap plan (Perencanaan)**

Tahap pertama model PDCA adalah mengidentifikasi masalah untuk merencanakan langkah yang perlu dilakukan dalam mencari solusi. Ini disesuaikan dengan ukuran proyeknya apakah besar atau kecil, rumit atau sederhana. Biasanya tahapan ini berisi langkah-langkah kecil yang perlu dilakukan untuk membuat perencanaan yang tepat guna mengantisipasi kemungkinan gagal.

Untuk memastikan rencana kamu berjalan dengan baik, sebelumnya ada beberapa pertanyaan yang perlu dijawab yaitu:

Apa masalah inti yang perlu diselesaikan?
Sumber daya apa yang dimiliki oleh perusahaan?
Sumber daya apa yang diperlukan dalam masalah ini?
Dalam kondisi seperti apa rencana ini dipandang berhasil serta apa tujuannya?
Apa solusi terbaik menghadapi masalah berdasarkan pada sumber daya yang tersedia?

Ada baiknya sebelum berlanjut pada tahap kedua, kamu dan tim memikirkan matang-matang tentang tahap rencana ini serta mengumpulkan informasi sebanyak mungkin supaya bisa membuat rencana yang baik dan benar.

2. Tahap do (melakukan)

Setelah membuat perencanaan yang tepat serta menyiapkan solusinya, maka tahapan selanjutnya dalam PDCA adalah melakukannya atau menguji coba. Di tahap ini kamu bisa saja melakukan uji coba proyek percontohan skala kecil untuk mengukur apakah hasilnya sesuai dengan yang direncanakan atau tidak.

Catat setiap perubahan yang terjadi dalam proses ini karena itu bisa menjadi data-data yang penting dalam proses evaluasi selanjutnya.

**3. Tahapan Check (Memeriksa)**

Tahapan checking menjadi upaya penting dalam siklus PDCA. Sebab, dengan melakukan checking kamu dan tim akan mengetahui kesalahan dalam tahapan kedua yang sempat dilakukan. Selain itu, proses checking juga perlu dilakukan untuk menghindari proses kesalahan yang berulang. Ada beberapa hal yang bisa kamu lakukan dalam proses ketiga ini seperti:

Memeriksa apakah standarnya terpenuhi
Memeriksa apa yang berhasil dan salah serta kenapa ini bisa terjadi

Untuk membuat proses ini berjalan dengan sempurna, selain memeriksa hal di atas, kamu juga dapat melakukan proses pemeriksaan dengan menggunakan model ishikawa. Model ishikawa ini bisa membantu mengidentifikasi masalah lewat 6 pertanyaan di antaranya:

Lihat metode yang digunakan, apakah mungkin masalah berasal dari metode yang kurang tepat?
Lihat dari mesinnya. Apakah peralatan yang digunakan dalam uji coba tersebut mutakhir atau tidak, apakah alat itu diatur dengan benar atau tidak dan apakah bisa bekerja dengan baik?
Faktor tenaga kerja dengan melihat kualitas, kuantitas, motivasi kerja hingga apakah sudah mengikuti pelatihan atau belum.
Lihat faktor bahan yang digunakan dalam uji coba tersebut apakah sudah menggunakan kualitas bahan yang bagus atau buruk.
Metrik juga perlu dilihat, Apakah metrik yang dipilih sudah efektif untuk mengontrol hasil yang diharapkan?
Lingkungan uji coba juga mempengaruhi, apakah lingkungan itu sudah memadai atau tidak?

**4. Tahap Act (Tindakan)**

Jika hasil dari peninjauan kamu selama tiga tahap di atas hasilnya cukup memuaskan, maka kamu dan tim dapat mengembangkan metode ini untuk terus dilakukan secara berulang. Tapi, apabila ada kekurangan atau kesalahan, maka kamu dan tim bisa berupaya untuk memperbaikinya.

Setiap model PDCA yang berhasil akan menjadi baseline standar baru di perusahaan. Meski begitu, kamu juga perlu mengingatkan tim supaya melakukan tahapan PDCA ini dengan hati-hati.

Pro-kontra menerapkan PDCA (Plan-Do-Check-Act)

Edrawmax.com dan lucidchart.com menjelaskan beberapa pro dan kontra dalam penggunaan siklus PDCA, sebelum kamu menggunakannya untuk berbagai projek yang kamu buat.

Contoh penerapan PDCA (Plan-Do-Check-Act)

Contoh penerapan PDCA pada bisnis restoran - EKRUT

Consuunt.com memberikan beberapa contoh sederhana dalam penerapan PDCA untuk kehidupan sehari-hari, seperti contohnya bayangkan kamu memiliki sebuah restoran yang punya menu spesial tulang iga.

Restoran kamu berjalan lancar seperti biasanya, namun akhir-akhir ini menu tulang iga kamu yang spesial rasanya tidak diminati dan dihargai seperti yang terjadi dulu. Kamu merasa bahwa pelangganmu mulai bosan dengan resep hidangan yang kamu buat.

Sehingga kamu ingin membuat resep baru yang bisa membuat pelangganmu tergila-gila dengan hidangan tersebut.

Karena kamu bukanlah orang yang sangat memperhatikan metode, kamu memutuskan untuk menggunakan Siklus PDCA.

1. Plan

Tujuan kamu adalah untuk menciptakan resep baru yang sukses untuk menu spesial tulang iga. Untuk melakukannya, kamu mulai menawarkan 5 menu hidangan alternatif kepada pelanggan kamu. Setiap minggunya, kamu akan mempertahankan 3 menu teratas yang banyak dipesan pelanggan dan memperkenalkan 2 menu baru lainnya.

Kamu akan menggunakan proses berulang untuk menemukan mana bahan dan proses memasak yang paling disukai pelanggan kamu.

2. Do

Pada minggu pertama, kamu menyiapkan 5 resep terbaik yang kamu tahu. Buatlah daftar bahan-bahan yang dimiliki masing-masing menu dan seperti apa proses memasak yang kamu lakukan. Setelah kamu mendapatkan masukan dari pelanggan, maka kamu akan mulai melakukan modifikasi berbeda terhadap resep.

3. Check

Di setiap akhir minggu, kamu harus mengecek yang mana resep yang paling sukses. Catat bahan-bahan apa saja yang ada di resep tersebut, mulai dari takaran bumbu, rempah, bahan, hingga supplier bahan, dll. Catat juga mengenai cara memasaknya, jenis arang apa yang kamu gunakan, berapa lama proses memasaknya, dll. Dalam langkah ini, tujuanmu adalah untuk melihat apakah resep kamu menuju ke arah yang benar.

4. Act

Setelah kamu memeriksa resep terbaik yang kamu hasilkan, coba untuk melakukan analisis dan memutuskan resep baru apa yang akan kamu sajikan minggu depan. Hasil setelah 3 bulan penelitian, akhirnya kamu akan mendapatkan resep sukses yang sudah terbukti tidak terkalahkan selama 4 minggu berturut-turut.

Sekarang kamu sudah paham mengenai siklus PDCA, namun jika kamu belum siap untuk membangun bisnis kamu sendiri, sebagai gantinya kamu bisa langsung mendaftar sebagai talent di EKRUT.

Pada akhirnya siklus PDCA adalah kerangka kerja yang sederhana tetapi sangat efektif untuk memperbaiki masalah dalam organisasi. Untuk membuat siklus PDCA ini diterapkan dengan sukses, diperlukan konsistensi antar tim untuk perkembangan berkelanjutan dan juga waktu yang tidak sebentar.