HomeMediaCareersPerformance Appraisal: Pengertian, Fungsi, serta Metode

Careers

Performance Appraisal: Pengertian, Fungsi, serta Metode

Published on: 17 January 2022

•

Min read: 6 min read

Anisa Sekarningrum

Content writer experiences in digital marketing, startup, and writing feature article.

Setiap tahun manajemen melakukan proses performance appraisal kepada karyawannya. Proses ini tidak boleh dilewatkan oleh karyawan karena bisa menilai seberapa besar pencapaian kinerja dan kontribusimu bagi perusahaan. Bila kamu belum mengenal performance appraisal ini berikut pengertian, fungsi, metode hingga tahapannya yang perlu kamu ketahui.

Pengertian performance appraisal

Performance appraisal ada untuk mengukur ekspektasi kompetensi yang ditentukan oleh perusahaan - EKRUT

Performance appraisal adalah sebuah proses penilaian berkala atas prestasi karyawan yang diukur berdasarkan ekspektasi kompetensi yang ditentukan oleh perusahaan. Umumnya istilah ini dikenal juga sebagai evaluasi kerja, tinjauan tahunan, atau penilaian karyawan. Dilakukan oleh manajer atau supervisor untuk memberikan feedback yang konstruktif terkait kinerja karyawan selama ini. Sehingga dengan feedback tersebut bisa membantu mengoreksi lemahnya kinerja karyawan sekaligus membantu meningkatkan performance karyawan di perusahaan. Tidak heran bila pada akhirnya tujuan performance appraisal ini ditujukan pada dua hal yakni, untuk membantu karyawan berkembang dengan kemampuan yang dimiliki serta membantu perusahaan menilai kontribusi yang telah dilakukan oleh karyawan.

Fungsi performance appraisal

Proses ini berfungsi baik bagi organisasi ataupun karyawan - EKRUT

Sebaiknya performance appraisal ini dilakukan secara rutin oleh perusahaan sebab bisa membantu memberikan wawasan yang berdampak baik bagi organisasi maupun karyawan. Oleh karena itu, secara garis besar fungsi performance appraisal terbagi dalam dua aspek yaitu organisasi dan juga karyawan.

**1. Fungsi performance appraisal bagi organisasi**

Adapun fungsi performance appraisal bagi organisasi meliputi:

Untuk menangani masalah dari perilaku karyawan sebelum berdampak luas bagi departemen.
Mendukung karyawan dalam pengembangan karier dan keterampilan.
Mendorong karyawan agar dapat berkontribusi lebih banyak bagi organisasi dengan mengenalinya dari keterampilan dan bakat.
Mempermudah manajemen melakukan identifikasi untuk meningkatkan produktivitas kerja karyawan.
Mempermudah manajemen membuat keputusan strategis saat harus melakukan PHK, pemecatan hingga mengisi peran yang kosong dalam organisasi.

**2. Fungsi performance appraisal bagi karyawan**

Sementara itu, fungsi proses ini untuk karyawan di antaranya:

Dapat mengetahui dimana area spesifik keterampilan dan karier yang bisa ditingkatkan.
Memiliki kesempatan dengan manajemen untuk berdiskusi tentang tujuan jangka panjang sebagai karyawan.
Mendapat motivasi dan dorongan sehingga bisa berkontribusi lebih banyak bagi organisasi.
Mengidentifikasi peluang mendapatkan bonus atau promosi jabatan.
Mengetahui penghargaan yang diberikan oleh organisasi atas kontribusi yang karyawan lakukan selama ini.

Tak hanya itu, fungsi lain dari performance appraisal juga untuk membantu karyawan dan manajer membuat rencana pengembangan dalam bentuk pelatihan atau training.

**Aspek yang dinilai dalam performance appraisal dan metodenya**

Salah satu aspek penilaian dari performance appraisal ini adalah tentang aspek kehadiran - EKRUT

Sebagai seorang karyawan, sebaiknya kamu memperhatikan apa saja kira-kira yang menjadi aspek penilaian dalam performance appraisal. Umumnya aspek yang kerap dinilai oleh para manajer dalam form performance appraisal berhubungan dengan:

Aspek kehadiran dan ketepatan waktu dalam hubungannya dengan absen atau rapat.
Aspek kemampuan interpersonal dalam pekerjaan.
Aspek penilaian prestasi karyawan.
Kemampuan dalam berkomunikasi.
Keterampilan dan delegasi tim.
Manajemen waktu.
Produktivitas kerja
Kerjasama dan kolaborasi dengan tim lainnya.
Kreativitas dan problem solving.

Setelah aspek dari penilaian performance appraisal ini kamu ketahui, kini saatnya kamu mengetahui juga metode yang kerap digunakan dalam proses ini.

**1. Feedback 360 derajat**

Metode feedback 360 derajat ini mencoba untuk menghilangkan bias dalam penilaian karyawan serta dengan jelas mengetahui kompetensi karyawan yang dinilai tersebut. Seperti namanya evaluasi kinerja ini melibatkan semua pihak yang terhubung langsung dengan karyawan yang penilaiannya melibatkan manajer, rekan kerja, bawahan, hingga pelanggan. Beberapa perusahaan swasta telah banyak yang menggunakan metode ini dalam proses performance appraisal-nya karena mampu mendorong karyawan untuk meningkatkan kesadaran individu tentang dampak dari pekerjaan mereka ke sekelilingnya.

2. Metode assessment center

Melalui penilaian ini karyawan diminta untuk mengambil bagian dalam latihan simulasi seperti diskusi informal, permainan peran, pencarian fakta, pengambilan keputusan dan lainnya. Dengan melakukan penilai kinerja lewat cara ini tidak hanya bisa menilai kinerja individu tetapi juga memprediksi kinerja pekerjaan di masa depan. Sayangnya, saat perusahaan melakukan metode ini prosesnya akan memakan waktu lebih lama dengan biaya yang tidak sedikit.

3. Penilaian psikologis

Penilaian psikologis berfokus pada analisa kinerja masa depan karyawan. Penilaian ini digunakan untuk menilai tujuh komponen utama kinerja karyawan seperti keterampilan kepemimpinan, sifat intelektual, keterampilan interpersonal, kecerdasan emosional, kemampuan kognitif, sifat kepribadian, dan keterampilan terkait lainnya. Dengan melakukan penilaian tersebut akan berguna untuk menemukan potensi tersembunyi dari karyawan itu sendiri. Adapun prosedur penilaian ini dilakukan dengan cara wawancara mendalam, diskusi hingga tes psikologi. Meski begitu biasanya prosesnya tersebut agak lama dan rumit serta ini tergantung dari psikolog yang menjalankan prosedur tersebut.

4. Self-appraisal

Self-appraisal digunakan dalam proses penilaian kinerja untuk mendorong karyawan dalam mengambil tanggung jawab atas kinerja mereka sendiri, kemudian menilai prestasi atau kegagalan yang mereka lakukan tersebut, serta mempromosikan tujuan pembangunan dari manajemen diri sendiri. Penilaian ini juga digunakan karyawan untuk mendiskusikan kinerja mereka dengan manajer. Penilaian ini dapat digunakan sebagai jembatan atau sebagai bagian dari performance appraisal. Namun, self-appraisal tetap tidak dapat menggantikan performance appraisal dari manajer mereka.

5. Employee-initiated review

Dalam sistem penilaian ini, karyawan akan diberi tahu bahwa mereka dapat meminta penilaian dari manajer mereka. Jenis penilaian ini tidak berfungsi sebagai pengganti dari proses penilaian konvensional. Sebaliknya, penilaian ini dapat digunakan untuk mempromosikan sikap manajemen diri di antara para pekerja. Mereka yang menggunakan penilaian ini berpendapat bahwa hal ini dapat digunakan untuk mempromosikan komunikasi reguler antara staf dan manajer. Di sisi lain, mereka yang menentang penilaian ini mencatat bahwa penilaian ini tergantung pada inisiatif karyawan, menjadikannya alternatif yang kurang ideal untuk beberapa pekerja dengan kepribadian yang tenang atau mereka yang punya masalah dengan kepercayaan diri.

Metode pengumpulan data

Salah satu metode pengumpulan data untuk performance appraisal adalah psychological appraisal - Pexels

Dua metode pengumpulan data untuk performance appraisal adalah sebagai berikut.

1. Past-oriented method

Ada tujuh metode orientasi masa lalu, yaitu sebagai berikut.

Rating scales

Metode pengumpulan data ini terdiri dari beberapa skala ukuran yang mewakili kriteria kinerja pegawai seperti keteguhan, inisiatif, hasil kerja, sikap dan lain-lain. Skala ukurannya mulai dari sangat baik hingga sangat buruk. Metode penilaian ini relatif mudah dan mudah, namun kurang dapat diandalkan dan validitasnya mungkin diragukan.

Paired comparison method

Metode ini relatif sederhana, penilai memberikan peringkat kepada karyawan dengan cara membandingkan satu karyawan dengan yang lain dalam kelompok yang sama.

Checklist

Dalam metode ini, penilai akan memberikan daftar dari pernyataan yang dapat menilai sifat-sifat karyawan dalam bentuk pertanyaan berbasis ya dan tidak. Di sini penilai hanya melakukan pelaporan atau pengecekan dan bagian SDM yang akan melakukan penilaian sebenarnya. Metode ini memiliki keuntungan jawaban yang tidak bias.

Forced distribution method

Pada metode ini karyawan akan dikelompokkan di sekitar titik tinggi pada skala penilaian. Penilai dipaksa untuk mendistribusikan karyawan pada semua titik pada skala yang ada. Diasumsikan bahwa kinerjanya sesuai dengan distribusi normal.

Critical incidents method

Pendekatan ini berfokus pada perilaku kritis tertentu dari karyawan yang membuat semua perbedaan dalam kinerja. Supervisor akan melakukan penilaian ini.

Essay method

Metode ini adalah yang paling sederhana di antara penilaian lain. Pada metode ini penulis akan menuliskan deskripsi naratif tentang kekuatan, kelemahan, kinerja masa lalu, potensi, dan saran perbaikan untuk karyawan.

Field review method

Metode ini dilakukan oleh karyawan yang terlatih dari departemen personalia dengan supervisor mewawancarai dan mengevaluasi bawahannya masing-masing. Penilai dilengkapi dengan soal ujian yang pasti, biasanya akan dihafalkan terlebih dahulu.

2. Future-oriented method

Ada empat metode orientasi masa depan, yaitu sebagai berikut.

Management by objective

Metode ini jauh lebih besar daripada sekadar penilaian. Banyak orang menganggapnya sebagai cara pengelolaan yang mendasar, di mana penilaian berkala hanyalah satu bagian. Terlebih diperkuat dengan pentingnya partisipasi aktif bawahan dalam keputusan yang mempengaruhi penilai secara langsung. Yang berarti manajemen dapat dinilai berdasarkan tujuan dan kinerja terhadap pencapaian tujuan yang dinyatakan oleh manajemen.

Psychological appraisals

Penilaian ini lebih diarahkan untuk menilai potensi karyawan untuk kinerja masa depan daripada masa lalu. Metode ini dilakukan dalam bentuk wawancara mendalam, tes psikologi dan diskusi dengan atasan juga review evaluasi dan lain-lain. Metode ini lebih difokuskan pada emosi, intelektual, dan motivasi karyawan serta karakteristik pribadi lainnya yang dapat mempengaruhi kinerja. Pendekatan ini mahal dan mungkin berguna hanya untuk anggota muda yang cerdas dan memiliki potensi yang cukup besar. Namun kualitas penilaian ini sangat tergantung pada keterampilan psikolog yang melakukan evaluasi.

Assessment centers

Pusat penilaian ini utamanya digunakan untuk mengevaluasi atau mengawasi potensi. Pusat penilaiannya adalah lokasi pusat di mana para manajer berkumpul untuk berpartisipasi dalam latihan simulasi yang telah dirancang dengan baik. Penilaian dilakukan manajer senior bersama psikolog dan spesialis SDM selasa dua sampai tiga hari. Penilai akan diminta untuk berpartisipasi dalam latihan bersama, kelompok kerja, simulasi, dan permainan peran yang penting untuk keberhasilan kinerja pekerjaan yang sebenarnya.

360-Degree feedback

Teknik pengumpulan data ini dilakukan pada kelompok individu secara sistematis., yang berasal dari sejumlah pemangku kepentingan seperti supervisor, anggota tim, pelanggan, rekan kerja dan diri sendiri. Bahkan siapapun yang memiliki informasi berguna tentang bagaimana seorang karyawan melakukan pekerjaan dapat menjadi salah satu penilai. Teknik ini sangat berguna dalam sebuah perspektif yang lebih luas, pengembangan diri yang lebih besar dan umpan balik yang berguna. Penilaian ini berguna untuk mengukur keterampilan antar pribadi, kepuasan pelanggan dan keterampilan membangun tim.

Tahapan melakukan performance appraisal

Ada sesi mengisi kuesioner dan juga wawancara yang dilakukan dalam proses ini - EKRUT

Dalam menjalankan prosedur performance appraisal ini ada kemungkinan dua proses yang dilewati yakni dengan mengisi form kuesioner serta wawancara langsung. Umumnya form kuesioner berisi tentang keterampilan kerja dan pengetahuan, sikap kerja dan kebiasaan, kualitas kerja dan kuantitas kerja yang harus kamu isi.

Cara mengisi performance appraisal ini adalah dengan mengisi form kuesioner tersebut secara jujur oleh karyawan yang bersangkutan. Sementara itu, untuk sesi wawancara langsung ada beberapa pertanyaan yang perlu kamu jawab. Beberapa contoh pertanyaan tentang performance appraisal itu umumnya berbentuk seperti:

Apakah kamu pernah berkontribusi dalam project dan strategi utama di perusahaan?
Apa saja tujuan yang belum tercapai dari perusahaan yang diinginkan?
Apa pencapaian karier yang kamu harapkan dalam waktu 1 tahun mendatang?
Dukungan apa saja yang diberikan oleh atasan atau departemen untuk mencapai tujuan tersebut?

Lalu, bagaimana melakukan penilaian performance appraisal? Berikut beberapa tahapannya.

1. Persiapan

Dalam tahap persiapan ini, umumnya manajer akan meninjau catatan penilaian karyawan sebelumnya untuk mendapatkan gambaran secara umum dari kemajuan yang telah diraih oleh karyawan tersebut. Kemudian manajer juga akan meninjau pekerjaan terbaru yang diberikan langsung pada karyawan tersebut. Dengan begitu manajer mendapat wawasan yang lebih luas tentang pencapaian karyawan.

2. Bangun komunikasi

Setelah tahapan awal dilakukan, umumnya proses penilaian ini dibangun juga lewat jalur komunikasi atau diskusi. Manajer kemungkinan akan menanyakan beberapa pertanyaan seperti di atas, saat membangun komunikasi denganmu. Sebaiknya ketika diskusi ini dilakukan berbicaralah dengan jujur dan terbuka agar mendapatkan feedback yang terarah.

3. Tetapkan tujuan yang realistis

Saat menetapkan tujuan pencapaian kerja yang harus dicapai. Tujuan ini harus selaras dengan tujuan perusahaan, memiliki kerangka waktu penyelesaian, realistis, dan sesuai dengan ekspektasi yang diharapkan. Tidak hanya itu, dalam penetapan tujuan tersebut manajer juga harus memerhatikan faktor-faktor seperti kapabilitas karyawan, alat penunjang, pelatihan hingga bantuan supervisor agar tujuan tersebut dapat tercapai.

4. Dokumentasikan hasil dari performance appraisal

Tidak hanya perlu mendiskusikan semata, proses performance appraisal ini juga sebaiknya didokumentasikan dengan baik untuk tujuan praktis dan prosedural. Pasalnya dengan adanya dokumentasi ini bisa memberikan akses lebih mudah saat manajer ingin menilai kinerja karyawan.

5. Diskusikan hasil penilaian dengan karyawan

Langkah ini merupakan proses yang paling sulit bagi manajer dan karyawan untuk mengelola emosi mereka masing-masing. Bahkan ketika kinerjanya kuat, mungkin saja ada perbedaan pendapat dengan tindakan yang akan dilakukan selanjutnya. Faktanya, ini adalah salah satu tugas paling menantang yang dihadapi manajer untuk memberikan penilaian yang akurat kepada karyawan dan kemudian membuat mereka menerima penilaian dengan cara yang konstruktif.

Perbedaan pendapat yang signifikan mengenai kinerja dapat menciptakan situasi yang emosional. Jika manajer memberikan umpan balik dan pembinaan secara teratur, hal ini seharusnya tidak terjadi. Diskusi tentang penilaian memungkinkan karyawan untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan mereka. Hal ini mungkin saja berdampak pada kinerja mereka di masa depan.

6. Mengambil tindakan korektif (Tindakan perbaikan)

Langkah terakhir adalah proses penilaian adalah inisiatif tindakan korektif yang mungkin diperlukan. Penilai akan menetapkan area yang membutuhkan perbaikan kemudian memperbaiki atau meningkatkan kinerja yang teridentifikasi.

Untuk kamu yang saat ini masih belum memiliki pekerjaan, coba daftarkan diri kamu untuk menjadi talent di EKRUT. Semua proses dan bantuan professional di talent marketplace EKRUT gratis. Kamu – sebagai talent atau employer – bisa langsung direkrut dan merekrut kandidat yang sesuai. Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, daftar sekarang di EKRUT!

Dengan memahami proses ini diharapkan kamu bisa lebih siap saat akan menghadapi performance appraisal tersebut dan bisa lebih banyak berkontribusi bagi perusahaan. Tonton juga video tentang tips meningkatkan motivasi kerja karyawan berikut ini untuk membantu kamu meningkatkan nilai evaluasi kerja.