Published on

Expert's Corner

Personalia adalah: Pengertian, 2 tugas atau fungsi utama, dan bedanya dengan HRD

Luqman Hafidz

Personalia_adalah__Pengertian__tugas__fungsi__dan_bedanya_dengan_HRD.png

Jika kamu telah bekerja di lebih dari satu perusahaan mungkin kamu mendapati nama yang berbeda-beda antara personalia, Human Resources Development yang biasa disebut HRD, bahkan Human Capital. Mengapa namanya bisa berbeda-beda namun pekerjaannya kurang lebih sama? Apakah ada perbedaan dasar dari Personalia dan HRD? Mari simak penjelasan lengkapnya melalui artikel EKRUT Media berikut ini!

Apa itu personalia

Apa itu personalia
Apakah manajemen personalia dan HRD sama? (Sumber: Shutterstock)

Apabila kita melihat balik ke perkembangan dunia pekerjaan, istilah ‘Personalia’ atau dalam bahasa Inggris disebut personnel management telah terlebih dahulu digunakan sejak awal abad ke 20, sedangkan istilah ‘HRD’ dicetuskan pertama kali sekitar tahun 1985 di Amerika serikat. Dilansir dari kamus besar Bahasa Indonesia versi daring, personalia adalah bagian suatu instansi (kantor) yang mengurus soal-soal kepegawaian. Dari pengertian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa segala sesuatu yang berhubungan dengan pegawai juga kepegawaian di sebuah perusahaan akan diatur oleh manajemen personalia.

Tugas dan fungsi manajemen personalia dalam perusahaan

Tugas dan fungsi manajemen personalia dalam perusahaan
Manajemen personalia bertugas untuk memastikan terjalinnya hubungan yang baik antara perusahaan dan pekerja. (Sumber: Shutterstock)

Sebagai bagian yang mengurus segala hal tentang kepegawaian. Tentu tugas utama manajemen personalia adalah memastikan tersedianya sumber daya manusia yang cukup bagi perusahaan untuk menjalankan bisnis juga terjalinnya hubungan yang baik antara perusahaan dan pekerja. Namun secara lebih spesifik ada dua pengelompokan tugas dan fungsi manajemen personalia dalam perusahaan, yaitu bidang manajemen dan bidang operasional.

1. Bidang manajemen

Tugas dan fungsi manajemen personalia dalam bidang manajemen terbagi menjadi empat pilar utama yaitu, planning atau perencanaan, organizing atau pengaturan, directing atau pengarahan serta controlling atau pengawasan. 

a. Planning atau perencanaan

Pada pilar perencanaan, bagian personalia bertugas untuk mempersiapkan segala sesuatu yang dibutuhkan oleh pegawai. Contohnya merencanakan sumber daya manusia lengkap dengan keahlian-keahlian yang dibutuhkan oleh perusahaan, dengan begitu akan dibutuhkan pula job description, penilaian kinerja pegawai, peraturan untuk promosi, cuti hingga pegawai yang melakukan resign. Semua hal tersebut harus direncanakan agar manajemen personalia berfungsi dengan baik, sehingga nantinya dapat menunjang pilar yang lain.  

Baca juga: 6 Cara resign yang baik dan profesional

b. Organizing atau pengaturan

Setelah memiliki rencana yang jelas, dibutuhkan kemampuan mengorganisir yang baik. Dalam pilar ini, rencana-rencana yang yang telah dibuat mulai dilaksanakan seperti mengeset waktu wawancara, memastikan status kepegawaian yang dicari oleh perusahaan sampai memilih staf yang akan melakukan wawancara dengan calon pekerja. Fungsi organizing ini sebaiknya dilakukan sesuai dengan tugas dan fungsi yang telah direncakanan. 

c. Directing atau pengarahan

Tugas personalia dalam pilar directing adalah memastikan rencana dan aturan yang telah dibuat untuk dilaksanakan dan dipahami oleh semua pihak, baik itu perusahaan, calon pekerja yang akan diwawancara, maupun staf yang akan melakukan wawancara kerja. Sehingga, tidak ada lagi calon pekerja menunggu lama-lama untuk interview di lobby perusahaan karena staf yang bertugas tengah dalam meeting

Baca juga: 11 Tips dan teknik manajemen waktu untuk mencapai kesuksesan

d. Controlling atau pengawasan

Perlu dipahami bahwa tidak semua rencana akan berjalan mulus tanpa kerikil sesuai yang telah direncanakan. Maka dari itu ada tugas dan fungsi manajemen personalia di pilar controlling agar apapun yang terjadi, rencana awal yang telah diatur tetap dapat diraih atau bila perlu dapat dimodifikasi sesuai apa yang terjadi di lapangan. Tentunya dengan tetap mengedepankan kebaikan bagi semua pihak. 

2. Bidang operasional 

Tugas dan fungsi manajemen personalia dalam bidang operasional adalah memastikan adanya kegiatan operasional yang mendukung adanya sumber daya manusia yang terus berkembang. Seperti pengadaan training pegawai, manajemen absensi, memberi kompensasi pada pegawai yang achieve KPI, sampai pemberian bonus juga fasilitas-fasilitas tambahan bagi pegawai yang tentunya disesuaikan dengan kemampuan perusahaan namun tetap dalam rambu-rambu peraturan pemerintah yang berlaku. Hal ini akan berfungsi untuk menaikan masa kerja dan kebahagiaan para pekerja. 

Baca juga: Kenali perbedaan OKR dan KPI, serta 6 cara tepat menyusunnya

Pengetahuan dan keahlian yang dibutuhkan

Pengetahuan dan keahlian yang dibutuhkan
Dibutuhkan pengetahuan dan keahlian khusus untuk menunjang pekerjaan sebagai personalia. (Sumber: Shutterstock)

Dengan banyaknya tugas dan fungsi yang diemban oleh manajemen personalia. Maka dibutuhkan pula pengetahuan dan keahlian khusus untuk menunjang pekerjaan. Hal ini penting karena pada pelaksanaanya, baik staf maupun manajer personalia akan berhadapan dengan orang yang banyak serta cara berkomunikasi yang berbeda-beda. Pengetahuan dan keahlian yang dibutuhkan antara lain:

  • Pengetahuan psikologi
  • Kemampuan komunikasi yang baik
  • Pengetahuan manajemen sumber daya manusia
  • Kemampuan analisis 
  • Pengetahuan Ilmu administrasi perkantoran
  • Kemampuan mengolah data
  • Pengetahuan ilmu hukum
  • Kemampuan berbahasa asing

Baca juga: Apakah HR harus memiliki latar belakang psikologi?

Perbedaan personalia dengan HRD

Perbedaan personalia dengan HRD
Penggunaan kata personalia atau personnel management yang telah dimulai sejak abad ke-20 lalu dimodernisasi dengan frasa Human Resources Department. (Sumber: Unsplash)

Pada pelaksanaanya, tugas dan fungsi personalia maupun HRD tidak begitu berbeda, yaitu mengatur pegawai dan kepegawaian. Namun, apabila dilihat dari penggunaan bahasa tentu ada tugas dan fungsi yang berbeda. Hal ini dikarenakan oleh penggunaan kata personalia atau personnel management yang telah dimulai sejak abad ke-20 lalu dimodernisasi dengan frasa Human Resources Department sejak tahun 1985. Perbedaan-perbedaan tersebut adalah:

Perbedaan Personalia HRD
Posisi di perusahaan Bagian dari manajemen Divisi khusus manajemen
Teknik pendekatan Tradisional Lebih modern
Persepsi akan pegawai Aset Talent 
Jenis kontrak kerja  Semua pekerja sama  Setiap pekerja berbeda kontrak
Pengambilan keputusan Sesuai prosedur  Sesuai kebutuhan bisnis
Kenaikan payroll Berdasarkan evaluasi hasil kerja 
Berdasarkan performance selama bekerja 

Baca juga: Catat, ini 6 cara menjadi HRD yang baik dan benar

Penggunaan manajemen personalia maupun HRD bahkan Human Capital sama-sama sah untuk digunakan dalam perusahaan, apapun frasa yang digunakan oleh tempat bekerjamu sekarang, rekan-rekan kerjamu yang ada di bagian tersebut sama-sama pekerja yang berusaha untuk menjadi profesional dan lebih baik. Apa kamu tertarik untuk menjadi staf HRD atau personalia? 

sign up EKRUT

Sumber: 

  • Accurate 
  • ConsensurHR
  • KeyDifferences
  • QuipperCampus

Tags

Share