Stand up meeting merupakan pertemuan rutin yang diadakan setiap hari untuk memberitahukan perkembangan terbaru kepada semua tim developer.
Seringkali stand up meeting juga dikenal sebagai morning call, daily standup, daily scrum, atau scrum meeting.
Untuk mengetahui penjelasan lengkap dan tips stand up meeting yang efektif, simak ulasan berikut ini.
Penjelasan stand up meeting
Stand up meeting berasal dari kebiasaan yang kerap dilakukan dalam tahap scrum - EKRUT
Stand up meeting berasal dari sebuah kebiasaan yang kerap dilakukan dalam tahap scrum. Namun, agenda rutin ini kemudian diadopsi dengan menggunakan berbagai kerangka kerja dan metode agile.
Kegiatan ini biasanya dilakukan oleh para developer di pagi hari untuk membahas tugas-tugas penting yang telah selesai, sedang dilakukan, hingga yang akan dilakukan.
Umumnya stand up meeting ini dilakukan dalam waktu yang singkat, sekitar 15 menit dan biasanya dilakukan dengan cara berdiri ketimbang duduk. Oleh karena itu, pertemuan ini dinamakan stand up meeting.
Saat melakukan aktivitas stand up meeting ini, biasanya pertanyaan yang sering ditanyakan kepada tim ketika rapat berlangsung yakni:
- Apa yang sudah kamu lakukan kemarin?
- Apa yang akan kamu lakukan hari ini?
- Apa kendala yang ditemukan dalam menjalankan tugas?
Melalui pertanyaan ini tim mendapat gambaran tentang tugas apa saja yang telah selesai, mengoreksi tim agar tetap berada di jalur yang tepat untuk menyelesaikan tujuan sprint, serta memberi kesempatan bagi rekan lainnya untuk saling membantu.
Baca juga: 10 Tips menciptakan rapat yang efektif
Tips melakukan stand up meeting
Umumnya stand up meeting berlangsung di pagi hari yang dilakukan oleh para developer - EKRUT
Agar stand up meeting dapat berjalan dengan efektif, ada beberapa hal yang bisa kamu lakukan.
1. Masukkan stand up meeting dalam kerangka waktu tertentu
Saat kamu merasa perlu melakukan stand up meeting setiap hari, pilihlah waktu yang berulang sesuai dengan kesepakatan tim. Sebaiknya waktu tersebut dijadwalkan di pagi hari sebelum tim memulai kerja.
Dengan begitu kamu bisa menyelaraskan rencana proyek untuk hari itu dan menghindari kesalahan komunikasi antar tim.
2. Lakukan dengan beberapa pendekatan
Saat memulai rapat dan mengumpulkan tim di depan papan Kanban, ada sekitar dua pendekatan yang bisa dilakukan yakni, berfokus pada proses berdasarkan alur kerja yang digambarkan di papan Kanban atau berfokus pada orang.
Bila kamu berfokus pada proses, maka yang perlu diperhatikan bukan tentang apa yang telah dicapai tim saat kemarin. Namun lebih menekankan pada hambatan yang terjadi dan hal yang memperlambat proses tersebut.
Sebaliknya, bila kamu memilih berfokus pada orang, maka setiap orang harus bisa menjawab pertanyaan mendasar tentang alur kerja mereka, apa yang telah dicapai dan hambatan yang ditemukan.
3. Tetapkan urutan orang yang berbicara
Ada beberapa praktik untuk menentukan urutan orang yang berbicara dalam stand up meeting, seperti:
- Dengan cara round robin dari sisi sebelah kiri atau kanan terlebih dahulu.
- Berdasarkan alur kerja dengan melihat pada kartu kanban yang paling kanan atau dari yang telah hampir selesai dengan proyeknya.
- Estafet dengan memberikan kesempatan berbicara kepada rekan sesama tim.
Baca juga: Kenali metode kanban dalam manajemen proyek
4. Lakukan rapat hanya dengan orang-orang yang penting
Stand up meeting yang diadakan dalam waktu sekitar 15 menit dan dihadiri oleh 15 orang pasti akan berjalan dengan tidak efektif. Sebab kamu akan kesulitan menangkap hasil dari rapat tersebut.
Oleh karena itu, jika memang anggota stand up meeting cukup banyak pecahlah menjadi dua pertemuan. Idealnya stand up meeting yang baik hanya dihadiri oleh tiga hingga delapan orang saja.
5. Buatlah tetap singkat
Banyak ahli setuju bahwa stand up meeting yang baik harus dilakukan tidak lebih dari 15 menit dengan setiap anggota memiliki kesempatan berbicara tidak lebih dari satu menit.
Agar rapat ini berjalan dengan singkat, tidak ada salahnya menunjuk seseorang sebagai pencatat waktu saat ada tim yang mulai berbicara.
6. Dorong anggota tim untuk berpartisipasi
Tips selanjutnya ketika melakukan stand up meeting adalah dengan mendorong anggota rapat untuk turut berpartisipasi, meski ada anggota yang datang terlambat atau sedang melakukan work from home.
Bagi mereka yang terlambat kamu bisa memberikan tambahan waktu ketika mengakhiri rapat tersebut sekitar 1 menit. Sementara bagi mereka yang bekerja dari rumah, kamu bisa mengikutsertakan mereka lewat panggilan video conference.
Di luar enam tips stand up meeting ini, fokus terhadap perkembangan proyek sangat penting ditekankan saat rapat berlangsung. Pasalnya, ketika rapat terkadang pembicaraan kerap melenceng ke luar tema dari pembahasan.
Oleh karena itu, kamu perlu meminimalisir hal tersebut agar tidak terjadi. Dengan begitu diharapkan proyek kamu bersama tim bisa berjalan dengan baik dan berhasil.
Sumber:
- kanbanize
- wework
- geekbot
- techopedia
