Published on

Technology

Kenali cara praktis membuat pivot table di Excel

Maria Tri Handayani

cara-membuat-pivot-table---EKRUT.jpg

Pivot table merupakan salah satu fitur di Excel yang sering digunakan untuk memudahkan proses menganalisis data dengan cepat. 

Nah, agar kamu bisa menguasai tool analisis data ini, perhatikan ulasan lengkap mengenai cara membuat Pivot Table berikut.

Apa itu Pivot Table?

cara membuat pivot table - EKRUT
Pivot Table pada dasarnya membantu membuat ringkasan data dengan sederhana - EKRUT

Pivot Table adalah ringkasan data yang dikemas dalam tabel interaktif untuk memungkinkan kamu membuat laporan dan menganalisanya dengan melihat perbandingan, pola dan tren dalam data yang kamu miliki. 

Pivot table sendiri pada dasarnya dirancang untuk:

  • Menampilkan data query dalam jumlah besar dengan beragam cara yang ramah pengguna.
  • Melakukan sub total dan agregat data numerik, meringkas data menurut kategori dan subkategori, serta membuat perhitungan dan rumus yang disesuaikan. 
  • Memindahkan baris ke kolom atau kolom ke baris untuk melihat ringkasan yang berbeda dari sumber data. 
  • Menyaring, mengurutkan, mengelompokkan dan memformat secara bersyarat subset data yang paling berguna dan menarik sehingga membantu kamu untuk fokus hanya pada informasi yang diinginkan.
  • Menyajikan laporan yang ringkas dan menarik
  • Membantu memfokuskan hasil dan menelusuri detail dari ringkasan data untuk area yang kamu cari.
  • Membuat visualisasi data dengan pivot chart.

Secara sederhana, Pivot Table dapat meringkas data dalam jumlah yang besar dengan mudah ketika kamu harus menganalisis data numerik dengan detail atau menemukan jawaban pertanyaan tentang data, sehingga kesimpulan pun dapat ditarik dengan lebih mudah. 

Penyajian data dengan pivot table  juga akan lebih cepat karena hanya perlu beberapa klik dan tanpa harus menggunakan berbagai macam formula atau rumus Excel secara manual yang terkadang membingungkan. 

Misalnya, kamu memiliki data penjualan bulanan berbagai jenis produk berbeda dan ingin mengetahui jenis mana yang menghasilkan uang paling banyak. Kamu bisa saja melihat dan menambahkan data secara manual untuk setiap produk. Namun, jika kamu memiliki ribuan data, memilah secara manual bisa memakan waktu. 

Bedahalnya dengan menggunakan Pivot Table. Dengan Pivot Table kamu bisa secara otomatis menggabungkan semua angka penjualan untuk masing-masing produk dan menghitung jumlahnya dalam waktu kurang dari satu menit. 

Baca juga: Cara menggunakan rumus IF excel untuk evaluasi data

Persiapan membuat Pivot Table

cara membuat pivot table - EKRUT
Sebelum membuat tabel pivot pastikan tidak ada baris kosong pada tabel yang jadi sumber data - EKRUT

Sebelum membuat tabel pivot pastikan kamu mengatur sumber data yang hendak dianalisa ke dalam baris dan kolom, lalu konversikan data range tersebut ke dalam format Tabel Excel. Untuk melakukan ini kamu bisa memilih semua data, lalu klik menu Insert dan pilih Table. 

Menggunakan format table Excel pada sumber data diperlukan agar data range kamu menjadi lebih dinamis. Dinamis di sini berarti rentang tabel kamu nanti dapat otomatis meluas dan menyusut saat menambahkan atau menghapus entri sehingga kamu tidak perlu khawatir Pivot Table kamu akan kehilangan data terbaru. 

Pada saat mempersiapkan sumber data, kamu juga sebaiknya memperhatikan beberapa hal seperti:

  • Pastikan menambahkan nama heading yang unik ke setiap kolom
  • Pastikan tabel yang jadi sumber data tidak memiliki baris atau kolom kosong, dan tidak ada subtotal
  • Hanya boleh ada satu baris heading
  • Untuk memudahkan dalam mengelola tabel, kamu bisa memberi nama tabel sumber dengan mengaturnya pada menu Table Design dan ketikkan nama dalam kotak Table Name yang tersedia di kolom kiri atas worksheet. 

Cara membuat Pivot Table

cara membuat pivot table - EKRUT
Kamu bisa menyesuaikan tampilan tabel pivot sesuai kebutuhan - EKRUT

Agar semakin paham cara membuat Pivot Table, perhatikan contoh sumber data penjualan berikut ini. 

cara membuat pivot table - EKRUT

Setelah memastikan tabel sumber data telah siap dan benar sesuai dengan beberapa hal dalam penjelasan di poin sebelumnya, maka kamu bisa langsung melanjutkan cara membuat Pivot Table Excel dengan mengikuti beberapa langkah berikut. 

1. Klik salah satu cell atau data range yang akan dibuat Pivot Table

2. Klik menu Insert dan pilih Pivot Table

cara membuat pivot table -  EKRUT

3. Selanjutnya kamu akan menemukan kotak dialog Create Pivot Table.

cara membuat pivot table -  EKRUT

Pada bagian ini kamu harus menentukan dua hal, yaitu:

  • Tentukan data yang ingin dianalisa

Dalam dialog box Create Pivot table kamu akan menemukan opsi "select a table or range" untuk memasukkan tabel atau data range yang ingin dianalisis. 

Jika kamu sudah membuat table dengan Format Table Excel dan memberi nama tabel sebelumnya, maka saat dialog box ini muncul, pada bagian select a table or range sudah terisi dengan nama tabel sumber yang sudah kamu siapkan tadi. 

Namun jika kamu ingin membuat Pivot Table dari data range yang berbeda kamu tetap bisa menyesuaikannya kembali seperti yang diinginkan. 

  • Tentukan di mana Pivot Table akan diletakkan

Tentukan letak Pivot Table pada opsi yang tersedia pada bagian  "Choose where you want the PivotTable report to be placed". 

Jika kamu ingin menempatkan Tabel Pivot pada sheet baru, pilih New Worksheet

Sementara jika ingin menempatkan Tabel Pivot pada worksheet yang sudah ada, pilih Existing Worksheet. Jika opsi ini yang kamu pilih, jangan lupa untuk menentukan cell/range yang akan menjadi tempat Pivot Table tersebut.

Jika sumber data dan tempat Tabel Pivot sudah ditentukan, klik OK, lalu kamu akan menemukan tampilan PivotTable kosong seperti ini. 

cara membuat pivot table - EKRUT

4. Atur dan susun laporan Pivot Table

Klik pada bidang kosong tadi, lalu kamu akan menemukan kotak bernama PivotTable Field List di mana kamu bisa mengatur tampilan Pivot Table yang kamu inginkan. 

cara membuat pivot table - EKRUT

Pada bagian Field sendiri berisi daftar field berupa nama dari setiap kolom pada sumber data kamu tadi yang dapat ditambahkan pada Tabel Pivot. Pada sumber data yang dijadikan contoh di atas, bagian field akan berisi nama-nama kolom pada sumber data Tabel penjualan tersebut, yakni Product, Reseller, Month dan Sales. 

Sementara pada bagian layout  terdiri dari empat area yang menentukan cara setiap field akan ditampilkan pada Pivot Table. Keempat area itu adalah Filter, Column, Row dan Value.

  • Filter. Ini adalah opsi untuk menyaring data pada kolom tabel. Opsi ini bisa kamu pilih atau tidak, tergantung tujuan kamu membuat Pivot Table.
  • Row. Ini merupakan bagian paling kiri Pivot Table yang menampilkan data dalam baris vertikal.
  • Column. Ini adalah bagian yang menampilkan nama kolom secara horizontal.
  • Value. Ini adalah area mengolah nilai-nilai numerik dalam sumber data ke dalam ringkasan tertentu. Pada bagian inilah kamu melakukan penghitungan otomatis dalam Pivot Table.  Adapun pilihan penghitungan otomatis yang bisa kamu gunakan dalam Value Field Setting , seperti Sum, Count, Average, Max, Min, dan lain-lain.

Untuk mengatur tampilan tabel pivot yang diinginkan, kamu cukup melakukan drag and drop antara daftar field yang ada ke setiap layout section yang diinginkan.

Contoh:

Dari sumber data penjualan di atas, kamu bisa membuat Pivot Table dengan mengurutkan nama reseller pada Row, nama produk pada Columns, month pada Filter, dan pengaturan nilai Sum pada Value untuk mengetahui total penjualan masing-masing produk dan reseller.

Berikut tampilan pengaturan PivotTable Fields untuk contoh skenario seperti di atas.   

cara membuat pivot table - EKRUT

Hasil akhir Pivot Table dari pengaturan tersebut akan menyerupai tabel berikut ini. 

cara membuat pivot table - EKRUT

Karena memasukan bulan pada bagian Filter, maka kamu bisa menemukan kolom Filter di bagian atas Pivot Table yang bisa kamu gunakan untuk menyaring dan menampilkan data berdasarkan bulan yang diinginkan dengan mengklik tombol dropdown yang ada. 

Perlu diketahui bahwa baik value, row, column atau value bisa kamu sesuaikan masing-masing sesuai kebutuhan.

Kamu bisa mengubah cara penghitungan berdasarkan rata-rata dengan memilih opsi average, dan seterusnya. Begitupun dengan column dan row. Kamu bisa mengubah penempatan masing-masing field untuk mendapatkan perspektif data yang berbeda.

Misalnya, kamu bisa membuat dua lapisan pada bagian Row di Pivot Fields List dengan memasukkan field product dan reseller pada bagian Row. Dan mengisi bagian Column dengan field Month seperti berikut.

cara membuat pivot table - EKRUT

Ketika menggunakan format ini, maka tampilan Tabel Pivot akan berubah menjadi seperti berikut ini. 

cara membuat pivot table - EKRUT

Baca juga: Gantt chart dan penerapannya dalam manajemen proyek

Alternatif cara membuat Pivot Table 

cara membuat pivot table - EKRUT
Kamu bisa langsung memilih layout pivot table yang ada agar proses lebih cepat - EKRUT

Selain mengikuti tahapan-tahapan di atas, kamu juga bisa langsung membuat Pivot Table di  Excel dengan cara:

1. Pilih cell dalam tabel sumber data

2. Klik menu Insert, pilih Recommended Pivot Tables 

cara membuat pivot table - EKRUT

3. Pada kotak Recommended Pivot Tables, lihat daftar saran layout tabel pivot. Lalu, pilih layout yang ingin kamu gunakan, klik OK. 

cara membuat pivot table - EKRUT

Cara melakukan perubahan dan update data Pivot Table di Excel

cara membuat pivot table - EKRUT
Kamu bisa memperbarui tampilan tabel pivot berdasar perubahan data di tabel sumber secara otomatis - EKRUT

Salah satu kelebihan Pivot Table adalah mempermudah kamu saat memperbaharui tabel ketika ada perubahan pada sumber data. Kamu cukup pilih menu  PivotTable Analyze, lalu pilih menu yang kamu inginkan untuk memperbarui Pivot Table. 

cara membuat pivot table - EKRUT

Terdapat dua opsi pada PivotTable Analyze, yaitu:

  • Refresh untuk memperbarui pivot tabel berdasarkan pembaruan pada tabel sumber data kamu. 
  • Change data source untuk mengganti tabel atau range sumber data yang akan digunakan. 

Itulah beberapa cara membuat Pivot Table Excel yang bisa kamu coba. Sesuaikanlah tampilan Pivot Table berdasarkan kebutuhan analisis kamu. 

Selain itu, kamu juga bisa menambahkan visualisasi pendukung berdasarkan ringkasan data dari Pivot Table dengan menambahkan Pivot Chart untuk membuat laporan data kamu terlihat lebih menarik. 

Selamat mencoba. 

cara membuat pivot table - EKRUT

Sumber:

Tags

Share