8 Contoh Penulisan Alamat Surat yang Benar Sesuai Kaidah

Pembuatan surat merupakan hal pokok yang harus dikuasai sebelum masuk dunia kerja. Bahkan pelajaran mengenai penulisan alamat surat ini telah diajarkan di sekolah menengah pertama. Namun, banyak dari kita yang masih sering alpa dalam menuli alamat surat dengan benar sesuai kaidah-kaidah kebahasaan Indonesia.

Baca juga: 10 Contoh kalimat pembuka surat lamaran pekerjaan

Pentingnya penulisan alamat surat yang benar

Penulisan alamat surat yang benar menjadi penting karena bersinggungan dengan relasi (Sumber: Pexels)

Penulisan alamat surat menjadi perihal penting karena berhubungan dengan relasi. Hubungan surat-menyurat merupakan salah satu cara untuk mempererat relasi antar perusahaan, maupun antara perusahaan dengan klien. Tak hanya itu, hubungan surat-menyurat resmi dapat menggambarkan kualitas suatu perusahaan terhadap perusahaan lainnya.

Melihat hal itu, maka penulisan alamat surat resmi amat penting untuk diperhatikan. Selain karena hal-hal yang sudah disebut di atas, alamat surat adalah hal pertama yang akan dibaca oleh penerima surat. Oleh sebab itu akan lebih baik jika penulisan alamat surat mendapat impresi yang bagus dari penerima surat.

Baca juga: 7 Contoh surat lamaran kerja yang profesional untuk berbagai posisi pekerjaan

Penulisan alamat surat yang benar dan sesuai kaidah Bahasa Indonesia

Penulisan alamat surat dapat menentukan kecakapan suatu instansi dalam membangun relasi (Sumber: Pexels)

Seiring berkembangnya teknologi, pengetahuan soal penulisan surat ini semakin mudah didapat. Beberapa akun yang sering menyoroti penulisan surat ini salah satunya adalah pemerhati bahasa Indonesia, Ivan Lanin melalui akun Twitter miliknya. Melalui platform Twitter itu, warganet dapat berkonsultasi dan menanyakan banyak hal terkait kebahasaan hingga penulisan surat.

Meski begitu, tak banyak yang tahu keberadaan Ivan Lanin di Twitter. Untuk itu perlu disimak beberapa hal yang akan dibahas di bawah ini.

1. Penggunaan “kepada” dan “yang terhormat”

Salah satu hal yang acapkali keliru ditulis dalam penulisan alamat surat adalah penempatan “kepada” dan “yang terhormat”. Dilansir dari Edutorial.id penulisan “yang terhormat” atau disingkat “Yth.” tidak perlu diikuti oleh “kepada”. Hal ini dikarenakan “kepada” merupakan kata yang berfungsi sebagai penghubung. Secara umum, penulisan “Yth.” sudah cukup untuk merujuk pada penerima surat.

2. Penggunaan huruf kapital

Selanjutnya adalah penggunaan huruf kapital dalam alamat surat. Dalam hal penulisan alamat surat, penggunaan huruf kapital hanya diperbolehkan untuk penulisan singkatan seperti “RT” untuk rukun tetangga, “RW” untuk rukun warga, dan penulisan gelar pendidikan.

Baca juga: 10 Contoh kalimat penutup surat lamaran pekerjaan yang profesional

3. Penulisan alamat

Dalam penulisannya, alamat tujuan surat dapat ditulis lengkap secara rinci dan disertai kode pos. Namun, dalam beberapa kasus alamat tujuan tidak diketahui secara lengkap maka pastikan ada nama jalan, nomor rumah dan nama kota. Untuk tujuan kabupaten, penulisan alamat diharuskan lebih rinci beserta nama dusun, desa, hingga kecamatan. 

Hal ini dikarenakan nama jalan di kabupaten yang jauh dari pusat kabupaten acapkali tidak tertera jelas. Penulisan alamat surat juga akan lebih tepat jika ditambahkan kode pos, dikarenakan kode pos tiap kelurahan/desa bisa berbeda dan kode pos juga menuntun pada alamat yang dituju. Pengirim surat bisa melihat kode pos ini lewat mesin peramban daring atau menanyakan langsung pada orang yang dituju.

4. Penulisan gelar dan sapaan

Penulisan gelar dan sapaan dalam alamat surat secara umum tidak boleh digabung. Jika pengirim surat menuliskan gelar, maka tidak disertai dengan sapaan. Sebaliknya, jika pengirim menuliskan sapaan, maka tidak perlu disertai gelar. Hal ini dikarenakan untuk menghormati penerima surat sudah cukup salah satu dari gelar atau sapaan. Penulisan yang berlebihan justru mengurangi esensi penghargaan tersebut.

Gelar yang umum ditulis adalah gelar pendidikan. Sedangkan sapaan yang umum dipakai adalah Bapak atau Ibu. Sehingga, jika penulisan nama penerima sudah disertai gelar pendidikan maka tidak perlu disertai sapaan Bapak/Ibu di depan nama penerima.

Penulisan tanda baca dalam alamat surat umumnya adalah koma dan titik. Tanda titik dipakai untuk mengakhiri singkatan seperti “Yth.” atau “No.” untuk nomor. Begitu pula tanda titik dipakai untuk penulisan singkatan gelar seperti “H.” untuk Haji atau “S.T.” untuk Sarjana Teknik. Sedangkan tanda koma dipakai untuk memisahkan dua singkatan gelar pendidikan berbeda seperti “S.H., M.Kn.” atau “S.S., M.Pd.”. Tanda koma juga dipakai untuk memisahkan nama dengan gelar pendidikan.5. Penulisan tanda baca

Baca juga: 6 Cara membalas email panggilan interview dan contohnya

Penulisan alamat surat yang benar sesuai Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI)

Penulisan alamat surat sesuai kaidah PUEBI menunjukkan kecakapan seseorang atau instansi dalam korespondensi (Sumber: Pexels)

Di bawah ini adalah beberapa contoh penulisan alamat surat sesuai PUEBI yang dapat menjadi acuan dalam penulisan alamat surat-menyurat. Contoh-contoh ini dapat digunakan untuk tujuan resmi antar instansi atau dengan tujuan individu.

1. Penulisan alamat surat dengan gelar di depan nama

2. Penulisan alamat surat dengan gelar di belakang nama

3. Penulisan alamat surat dengan sapaan

Baca juga: 10 Contoh deskripsi diri yang profesional dan menarik HRD

Berdasarkan beberapa contoh penulisan surat di atas dapat dilihat bahwa penulisan alamat surat yang baik dan benar sesuai kaidah PUEBI tidaklah sulit. Jika kamu bingung menggunakan “Yth” atau “Kepada” maka pilihlah salah satu secara konsisten dan jangan pernah memakai keduanya. Begitu pula jika kamu hendak menuliskan sapaan atau gelar maka pilihlah salah satu secara konsisten.

Selain diperlukan secara akademis, penulisan alamat surat juga amat diperlukan saat kamu melamar pekerjaan dan sedang bekerja. Sebab, penulisan alamat surat merupakan hal mendasar dalam korespondensi antar relasi.