Published on

Expert's Corner

7 Cara melakukan employee background check yang efektif dan tepat guna

Sylvia Rheny

employee_background.jpg

Pemeriksaan employee background dilakukan ketika pemberi kerja ingin mengkonfirmasi informasi yang diberikan oleh kandidat. Employee background ini juga termasuk pemeriksaan aspek selain dari latar belakang kandidat, seperti riwayat kriminal kandidat dan beberapa lainnya.

Yuk, pelajari lebih lanjut tentang employee background check dan cara melakukan background check karyawan selengkapnya.

Baca juga: Ini manfaat ESOP bagi perusahaan dan karyawan

Apa itu background check?

Apa itu background check?
Employee background check membantu pengambilan keputusan dalam rekrutmen. (Sumber: Pexels)

Employer melakukan employee background check untuk mempelajari lebih lanjut tentang latar belakang kandidat. Mereka ingin mengkonfirmasi informasi yang diberikan pada resume dan saat wawancara. Tujuan employee background check adalah untuk membuat keputusan perekrutan sebaik mungkin. Tidak ada standar dalam employee background check, setiap organisasi atau perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda-beda terkait hal apa saja yang akan mereka periksa. Misalnya pada lembaga keuangan mungkin memerlukan pemeriksaan kredit kandidat, tetapi restoran cepat saji mungkin tidak. 

Selain itu, juga tidak ada standar kelulusan dalam employee background check, semua itu sepenuhnya adalah kebijakan dan keputusan dari masing-masing perusahaan untuk memutuskan batasan apa yang diterima dan tidak.

Baca juga: Perbedaan antara HR di startup dan korporat

Bagaimana background check bekerja?

Bagaimana background check bekerja?
Terdapat empat langkah utama employer dalam employee background check. (Sumber: Pexels)

Bentuk employee background check yang umum dilakukan adalah pengecekan catatan kriminal dan laporan kredit. Pemeriksaan employee background juga meliputi catatan kesehatan, catatan mengemudi, pengalaman pendidikan, identitas diri, alamat dan lain-lainnya. Beberapa instansi juga memberlakukan pemeriksaan narkoba hingga tes kebohongan. 

Berbicara tentang bagaimana employee background check bekerja, terdapat empat langkah utama yang harus dilakukan oleh employer ketika akan melakukan employee background check.

  • Pertama, employer harus memberikan pemahaman kepada kandidat bahwa mereka akan melakukan pemeriksaan employee background sebagai bagian dari proses rekrutmen dan setiap informasi yang nantinya diperoleh selama pemeriksaan ini bersifat rahasia.
  • Kedua, employer perlu mendapatkan persetujuan dari kandidat jika ingin menanyakan hal-hal yang bersifat pribadi atau sensitif. Persetujuan atau consent ini sebaiknya tidak hanya dalam bentuk verbal namun juga tertulis.
  • Ketiga, setelah segala informasi beserta rinciannya terkumpul, employer selanjutnya bisa melakukan pemeriksaan atau investigasi lebih lanjut terhadap laporan tersebut.
  • Keempat, employer melakukan penilaian terhadap hasil yang didapatkan dan mempertimbangkannya untuk mengambil keputusan apakah kandidat akan melanjutkan proses rekrutmen atau tidak.

Baca juga: Ini pentingnya employer branding bagi perusahaan

7 Cara melakukan background check calon karyawan

7 Cara melakukan background check calon karyawan
Melakukan employee background check bisa menggunakan bantuan pihak ketiga. (Sumber: Pexels)

Dalam melakukan employee background check, perusahaan dapat menggunakan satu atau lebih layanan pihak ketiga. Berikut beberapa cara melakukan employee background check.

1. Verifikasi akademik calon karyawan

Verifikasi akademik calon karyawan
Employee background check dengan cara verifikasi akademik kandidat. (Sumber: Pexels)

Perusahaan akan memeriksa lembaga akademik untuk memverifikasi bahwa kandidat memiliki gelar yang ditunjukkan pada resume yang mereka berikan. Kandidat harus memberikan kelengkapan informasi dokumen akademik terkait untuk memudahkan perusahaan menggali dan memverifikasi informasi dapat diperoleh.

2. Verifikasi pekerjaan sebelumnya

Verifikasi pekerjaan sebelumnya
Employee background check dengan cara verifikasi pekerjaan sebelumnya. (Sumber: Pexels)

Perusahaan biasanya mengkonfirmasi tempat kerja kandidat sebelumnya dengan cara menghubungi manajer sebelumnya atau pihak SDM. Perusahaan bisa mengkonfirmasi apakah kandidat benar pernah kerja di sana dan kapan waktu kerjanya. Dulu, perusahaan bisa memeriksa riwayat gaji kandidat, namun sekarang hal tersebut dilarang di beberapa negara.

3. Verifikasi melalui reference check

Verifikasi melalui reference check
Employee background check dengan cara reference check. (Sumber: Pexels)

Perusahaan juga dapat melakukan reference check kepada manajer atau rekan kerja kandidat di perusahaan sebelumnya dan mendiskusikan riwayat kerja kandidat. Sebelum melakukan reference check, biasanya diperlukan sebuah persetujuan tertulis.

4. Verifikasi drug screens and physical exams

Verifikasi drug screens and physical exams
Employee background check dengan cara verifikasi drug screens & physical exams. (Sumber: Pexels)

Beberapa pekerjaan memerlukan pemeriksaan narkoba dan/atau mengharuskan karyawan lulus ujian fisik. Kebutuhan akan pemeriksaan fisik harus berhubungan langsung dengan sifat pekerjaan dan keselamatan karyawan. Meskipun begitu, sebagian besar pekerjaan tidak memerlukan pemeriksaan fisik.

5. Verifikasi skill dan pengetahuan

Beberapa perusahaan biasanya melakukan pengujian untuk mengkonfirmasi keterampilan tertentu. Misalnya, posisi customer service membutuhkan penanganan layanan pelanggan melalui email. Kandidat untuk posisi itu mungkin diminta untuk memberikan contoh email tanggapan atas keluhan pelanggan. Contoh lainnya, kandidat untuk posisi HRD mungkin diminta untuk membuat plan untuk meningkatkan perekrutan, kandidat untuk posisi manajemen senior mungkin diminta untuk memberikan presentasi tentang peningkatan penjualan, dan lainnya. Demonstrasi seperti ini menegaskan bahwa kandidat memiliki pengetahuan dan keterampilan seperti yang diungkapkan pada resume.

6. Verifikasi criminal background checks

Verifikasi pemeriksaan latar belakang kriminal bertujuan untuk melihat apakah kandidat memiliki catatan kriminal di masa lalu. Informasi ini dapat diperoleh dari kepolisian. Untuk pekerjaan yang memerlukan kandidat untuk mengemudikan kendaraan, maka catatan mengemudi juga harus diperiksa.

Catatan ini memberikan informasi penting seperti perincian surat izin mengemudinya, setiap kecelakaan yang mungkin melibatkan orang tersebut, atau jika orang tersebut bahkan tertangkap karena mengemudi di bawah pengaruh alkohol, dll. 

7. Melihat social media

Pemeriksaan latar belakang media sosial adalah proses meninjau halaman media sosial kandidat untuk mempelajari lebih jauh tentang kepribadian kandidat tersebut. Pemeriksaan ini dilakukan dengan menggunakan informasi yang tersedia untuk umum secara gratis melalui platform media sosial yang digunakan oleh kandidat. 

Baca juga: 7 Tahapan proses rekrutmen yang efektif untuk HR praktikan

Simplify your recruitment process with EKRUT

Simplify your recruitment process with EKRUT
EKRUT adalah salah satu jasa rekrutmen karyawan di Indonesia yang dapat diandalkan. (Gambar: Pexels)

Untuk menghindari kesalahan dalam rekrutmen di atas, kamu bisa memanfaatkan platform EKRUT. Didirikan pada tahun 2016, EKRUT merupakan sebuah platform rekrutmen yang menggunakan perpaduan antara teknologi dan jaringan recruiter untuk melakukan proses rekrutmen yang efektif dan berkualitas.

Beberapa manfaat yang bisa kamu peroleh dengan menggunakan EKRUT antara lain yaitu:

  • Keuntungan eksklusif dari paket yang disediakan EKRUT.
  • Mengelola kandidat dengan mudah menggunakan tracking system yang dimiliki EKRUT.
  • Memperoleh kandidat yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan.
  • Akses langsung ke talent pool berkualitas yang telah melalui proses kurasi.
  • Konsultan profesional yang akan memberikan bantuan selama proses perekrutan. 

Perlu diketahui bahwa EKRUT menggunakan teknologi data science seperti Marketplace Curation Algorithm (MCA) untuk menyaring dan mengkurasi 5-10% kandidat kompetitif teratas yang mencari peluang kerja berdasarkan permintaan secara real-time. Maka dari itu, talent yang ditampilkan dalam marketplace adalah talent berkualitas dan terkini.

Untuk mencari dan menemukan kandidat yang sesuai dengan kriteria, EKRUT menggunakan teknologi bernama EKRUT Recommender System (ERS). Kelebihannya, variabel pencarian tidak hanya terbatas pada pengalaman, preferensi, dan keterampilan saja, namun masih banyak lagi. Selain itu,  EKRUT juga menggunakan Budget Prediction Algorithm (BPA) untuk mengukur, memprediksi, dan merekomendasikan kisaran ekspektasi gaji untuk masing-masing job posting berdasarkan kondisi market terkini secara efektif.

Untuk saat ini, terdapat 2 subscribe plan yang bisa kamu pilih di EKRUT:

1. Platform plan
Tersedia untuk langganan tahunan dan per-kuarter. Dengan subscribe plan ini, perusahaan kamu mendapatkan kesempatan untuk mendapatkan unlimited hires tanpa harus membayar lagi biaya per hire.

2. Headhunting plan
Tidak ada membership fee untuk plan ini, perusahaan kamu hanya perlu membayar ketika terjadi hire.

Baca juga: 5 Manfaat data bagi HRD dalam proses perekrutan

Kesimpulannya, dengan melakukan employee background check dalam proses perekrutan, akan membantu kamu membuat keputusan perekrutan yang tepat tanpa perlu hanya menebak-nebak kebenaran informasi yang disampaikan oleh kandidat. Tips agar kamu tidak perlu khawatir dengan kualitas kandidat, kamu bisa menggunakan EKRUT sebagai salah satu platform andalan kamu untuk mencapai efektivitas dan menghindari kesalahan dalam rekrutmen. 

Berbagai manfaat menggunakan EKRUT bisa kamu dapatkan dengan bergabung bersama EKRUT. Yuk, mulai proses rekrutmen yang efektif dari sekarang!

www.ekrut.com/employers
Sumber:

  • Thebalancecareers
  • Businessnewsdaily
  • Talentics

Tags

Share