Published on

Expert's Corner

7 Tahapan proses rekrutmen yang efektif untuk HR praktikan

Sylvia Rheny

proses_rekrutmen_yang_efektif.jpg

Permasalahan umum yang sering dihadapi HRD sebuah perusahaan adalah menemukan talent yang cocok dengan kualifikasi dalam waktu yang singkat. Ada banyak langkah yang harus dilakukan dalam proses rekrutmen, namun mungkinkah ada jalan ninja untuk mempraktikkan proses rekrutmen yang efektif?

Yuk, cari tahu pentingnya memiliki proses rekrutmen yang efektif dan 7 tahapan rekrutmen yang bisa dipraktikkan oleh HR berikut ini.

Apa itu proses rekrutmen?

Apa itu proses rekrutmen?
Rekrutmen adalah proses aktif mencari, menemukan, dan mempekerjakan talent. (Gambar: pexels.com)

Menurut Soekidjo Notoatmodjo, rekrutmen adalah proses mencari dan mengikat calon karyawan yang memiliki kemampuan untuk memenuhi kebutuhan yang direncanakan organisasi. Tujuannya adalah untuk memenuhi kebutuhan SDM sesuai dengan tujuan organisasi/perusahaan. 

Sedangkan dilansir dari Sage, rekrutmen adalah proses aktif mencari, menemukan dan mempekerjakan talent untuk posisi atau pekerjaan tertentu. Definisi rekrutmen mencakup seluruh proses perekrutan, dari awal hingga proses integrasi individu yang direkrut ke dalam perusahaan.

Mempekerjakan sumber daya manusia yang kompeten dan sesuai dengan kebutuhan merupakan salah satu investasi untuk kesuksesan perusahaan di waktu mendatang. 

Baca juga: 3 Perbedaan rekrutmen zaman dulu dan sekarang

Manfaat memiliki proses rekrutmen yang efektif

Manfaat memiliki proses rekrutmen yang efektif
Proses rekrutmen yang efektif akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya. (Gambar: pexels.com)

Memiliki proses rekrutmen yang efektif tentunya akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya. Bayangkan saja berapa banyak posisi yang dibutuhkan dalam satu waktu dari beberapa departemen, berapa waktu yang dibutuhkan untuk mewawancarai tiap-tiap posisi hingga menemukan satu orang yang tepat. 

Oleh karena itu, setiap HRD di perusahaan perlu untuk memperhatikan proses rekrutmen dan melakukan usaha agar proses rekrutmen berjalan dengan efektif. Menginvestasikan waktu untuk membuat dan menerapkan proses rekrutmen yang efektif dapat memberikan manfaat sebagai berikut:

  • Biaya perekrutan yang lebih rendah
    Menjadi proaktif dalam mempekerjakan karyawan baru meningkatkan profitabilitas dan kinerja perusahaan. Kamu dapat membantu departemen dengan menyediakan sumber daya dan tenaga kerja yang diperlukan untuk memenuhi tanggung jawab mereka.
     
  • Kualitas karyawan baru yang lebih baik
    Dengan memproses talent berkualitas tinggi dengan cepat, kemungkinan besar akan mempertahankan minat mereka. Proses yang lebih lambat dapat membuat mereka kecewa dan tergoda untuk mencari perusahaan lain. 
     
  • Meningkatkan produktivitas karyawan
    Proses rekrutmen yang efektif dapat memberikan ruang bagi tim SDM untuk menginvestasikan waktu dalam melatih karyawan baru dan yang sudah ada. Dengan berfokus pada pembelajaran dan pengembangan, kamu dapat mendorong keterlibatan dan kinerja karyawan untuk jangka panjang.

Baca juga: Contoh surat referensi kerja yang membantu proses rekrutmen

7 Tahapan proses rekrutmen yang efektif

7 Tahapan proses rekrutmen yang efektif
Lakukan langkah-langkah proses rekrutmen yang efektif untuk memulai perubahan positif untuk perusahaan. (Gambar: pexels.com)

Sekarang setelah mengetahui manfaat memiliki proses rekrutmen yang efektif, lalu bagaimana cara menerapkan proses rekrutmen yang efektif di perusahaan kamu? Berikut ini langkah-langkah proses rekrutmen yang efektif dan dapat kamu praktikkan untuk perusahaanmu:

1. Identifikasi kebutuhan perusahaan

Buat daftar kebutuhan sebelum membuat lowongan pekerjaan. Mencari posisi pengganti untuk seseorang memang lebih mudah dibandingkan menciptakan posisi baru atau mengubah tanggung jawab suatu peran. Untuk itu, identifikasi apa yang dibutuhkan perusahaan.

2. Mempersiapkan deskripsi pekerjaan

Membuat deskripsi pekerjaan yang baik adalah bagian penting dalam menyusun strategi rekrutmen yang efektif. Setelah memahami kebutuhan bisnis dan departemen, kamu harus menentukan tugas dan tanggung jawab posisi tersebut dan menuliskannya.
Deskripsi pekerjaan membantu mengkomunikasikan kebutuhan dan ekspektasi perusahaan kepada calon talent. Maka dari itu, buatlah deskripsi pekerjaan yang spesifik.

3. Membuat recruitment plan

Hemat waktu dan energi dengan membuat recruitment plan. Susunlah strategi beserta timeline perekrutan. Tentukan siapa yang akan meninjau resume, menjadwalkan wawancara, dan memutuskan talent yang tepat.

4. Mulai mencari talent yang tepat

Proses pencarian ini bisa menjadi bagian yang paling memakan waktu. Sebelum mencari talent di luar perusahaan, kamu bisa mempertimbangkan karyawan internal terlebih dahulu untuk mengisi posisi tersebut. Memberikan kesempatan pertama kepada karyawan membuktikan kepedulian perusahaan terhadap pengembangan dan kemajuan karier karyawannya. Selain itu, hal ini bisa berdampak positif bagi perusahaan untuk menaikkan retensi karyawan. 

Apabila dari internal tidak menemukan talent dengan kriteria yang cocok, maka kamu bisa memulai pencarian keluar misalnya melalui rekrutmen online, iklan media, dan jaringan. Materi unggahan harus jelas dan berisi:

  • Persyaratan pekerjaan
  • Kriteria yang dicari 
  • Lokasi/tempat kerja
  • Kompensasi/tunjangan yang diberikan
  • Masa kerja, misalnya durasi kontrak
  • Informasi cara mendaftar

Salah satu cara untuk menghemat waktu pencarian, kamu bisa menggunakan EKRUT. Di EKRUT, talent terbaik sudah terkurasi dan kamu dapat menemukan talentterbaik sesuai kriteria perusahaan dengan efektif. 

5. Membuat daftar talent teratas

talent terbaik kemungkinan memiliki banyak pilihan, jadi kamu harus menjaga komunikasi secara tepat waktu atau mereka akan beralih ke peluang lainnya. Jangan biarkan mereka menunggu tanpa kepastian terlalu lama. Hal ini bisa menghilangkan minat mereka untuk bekerja di perusahaan.

6. Lakukan phone screening dan wawancara langsung

Setelah memperhatikan pelamar tertentu, lakukan phone screening untuk mempersempit pilihan talent. Saat proses phone screening, tentukan talent mana yang akan lanjut ke tahap selanjutnya, yaitu wawancara langsung. Buatlah daftar pertanyaan wawancara terbaik untuk ditanyakan sebelum memulai wawancara. Wawancara harus dilakukan segera setelah phone screening, idealnya dalam kurun waktu seminggu. Setelah interview, pastikan untuk memberikan tindak lanjut, sekalipun ternyata mereka tidak lolos proses ini. Hal ini dilakukan untuk menghargai talent yang sudah meluangkan waktu dan tenaganya untuk mengikuti proses rekrutmen perusahaan.

7. Menawarkan pekerjaan dan onboarding karyawan baru

Setelah menjalani serangkaian proses rekrutmen, penawaran kerja adalah proses akhir yang akan menentukan kesepakatan talent untuk melanjutkan proses rekrutmen atau tidak. Tawaran pekerjaan biasanya dibuat secara tertulis. Kamu bisa memanfaatkan ini untuk memberikan penawaran yang menarik bagi talent. Faktanya, tidak semua talent langsung mengiyakan penawaran, beberapa di antara mereka mungkin akan melakukan negosiasi terhadap gaji dan tunjangan. Jadi perkirakan waktu dan jawaban untuk ini. 

Setelah menentukan talent  mana yang akan bergabung dengan tim, pekerjaan sebenarnya dimulai. Terapkan proses perekrutan karyawan baru sehingga talent memiliki pengalaman positif dan dapat dengan mudah terjun ke pekerjaan barunya.

Proses orientasi sebaiknya tidak hanya fokus pada dokumen perekrutan saja, kamu juga harus menugaskan seorang mentor atau teman dan mengatur waktu 1o1 karyawan baru dengan manajer. Hal ini dapat membantu mempercepat adaptasi karyawan baru terhadap lingkungan kerja dan pekerjaannya.

Baca juga: Langkah cerdas untuk rekrutmen yang efisien

Apa yang membuat proses rekrutmen berlangsung dengan baik?

Apa yang membuat proses rekrutmen berlangsung dengan baik?
Proses rekrutmen yang efektif membutuhkan perencanaan yang matang dan evaluasi yang konstan. (Gambar: pexels.com)

Proses rekrutmen yang efektif membantu kamu menemukan talent yang memenuhi syarat dengan cepat dan efisien. Proses ini tentunya membutuhkan perencanaan yang matang dan evaluasi yang konstan. Berikut adalah key objectives yang membuat proses rekrutmen berlangsung dengan baik:

1. Memaksimalkan otomatisasi

Gunakan Applicant Tracking System (ATS) untuk memaksimalkan kebutuhan otomatisasi ini. ATS merupakan sebuah recruiting software yang me-manage proses rekrutmen sebuah perusahaan. Fitur - fitur ATS dapat membantu recruiter untuk melakukan seluruh kegiatan rekrutmen dengan waktu yang lebih singkat dan proses yang lebih cepat.

2. Membuat keputusan berdasarkan data

Kamu bisa membangun data analytics system yang komprehensif untuk melihat berapa banyak orang yang melamar pekerjaan, berapa banyak orang yang diwawancarai, dari mana talent terbaik berasal, dll. Dengan melihat pada data yang sudah kamu bangun dari waktu ke waktu ini akan membantu meningkatkan proses rekrutmen yang efektif.

Baca juga: 5 Manfaat data bagi HRD dalam proses perekrutan

3. Membuat employee referral program

Program ini akan melibatkan karyawan kamu dalam proses rekrutmen. Mereka akan lebih termotivasi untuk menyebarkan berita tentang lowongan pekerjaan dan mereferensikan talent yang memenuhi syarat untuk pekerjaan itu. Program ini tentunya akan sangat membantu perusahaan dan sebagai gantinya, perusahaan akan memberikan reward untuk karyawan yang sukses memberikan referensi talent yang cocok untuk perusahaan. 

4. Menciptakan employer branding yang jelas

Rekrutmen adalah proses yang berjalan dua arah. Sama seperti talent menginvestasikan waktu untuk mengesankan perusahaan dengan berbagi pengalaman dan keterampilan mereka, perusahaan juga harus melakukan hal yang sama dalam menarik talent dengan menggambarkan mengapa mereka harus bekerja untuk perusahaanmu. 

Pikirkan dengan baik misi dan nilai-nilai perusahaan dan jangan lupa untuk menampilkannya secara efektif di situs web dan media sosial perusahaan. Kemungkinan besar talent akan melakukan riset terhadap perusahaan secara online, sehingga sangat penting untuk membangun digital brand yang kuat.

Setelah mengetahui pentingnya proses rekrutmen yang efektif di atas, kamu bisa mencari tahu lebih lanjut mengenai platform yang bisa mendukungmu untuk itu. EKRUT merupakan salah satu platform yang bisa membantumu menemukan talent yang tepat dalam waktu yang singkat. 

talent terbaik yang direferensikan untukmu telah melalui proses kurasi yang ketat sehingga kamu tidak perlu khawatir harus meluangkan waktu ekstra untuk menemukan talent terbaik.
Daftarkan perusahaanmu di EKRUT dan mulai proses rekrutmen yang efektif dari sekarang.


smart hiring

Sumber:

  • Atmanco
  • Bamboo HR
  • SHRM
  • Sage

Tags

Share