Published on

Careers

Contoh notulen rapat yang efektif dan cara membuatnya

Maria Tri Handayani

cara-membuat-notulen-rapat---EKRUT.jpg

Minutes of meeting atau notulen rapat adalah catatan yang berisi jalannya sebuah rapat, termasuk keputusan akhir dan tindakan apa yang harus diambil setelahnya. 

Biasanya notulen rapat akan ditulis oleh sekretaris atau asisten, namun tidak menutup kemungkinan dapat dilakukan oleh siapa saja yang ditunjuk oleh pemimpin rapat. 

Agar kamu dapat melakukannya dengan baik, berikut adalah cara membuat notulen rapat dengan baik dan benar. 

Apa fungsi notulen rapat 

cara membuat notulen rapat - EKRUT
Idealnya notulen dibuat di setiap rapat sebagai bentuk dokumentasi terhadap jalannya diskusi - EKRUT

Sebelum membahas lebih dalam mengenai cara membuat notulen rapat, ada baiknya kamu juga paham apa fungsi dari notulen rapat berikut ini. 

  • Panduan 

Pemimpin maupun anggota tim dapat menjadikan notulen rapat sebagai panduan ketika hendak menjalankan rencana kerja sesuai komitmen dan tenggat waktu yang ditentukan sebelumnya. 

  • Sebagai pengingat 

Banyaknya meeting hingga rutinitas pekerjaan membuat karyawan bisa jadi melupakan hal-hal penting termasuk hasil rapat.

Itu sebabnya notulen rapat dapat berfungsi sebagai pengingat bagi para peserta atau tim  yang lupa akan tugas apa yang harus mereka kerjaan sebagai kelanjutan dari pembahasan selama rapat. 

  • Sebagai  referensi 

Karyawan bisa jadi ketinggalan hal-hal penting saat sekali tidak menghadiri rapat. Itu sebabnya membuat notulen rapat menjadi penting dan bermanfaat karena orang yang tidak dapat hadir tetap  bisa mengetahui perkembangan dan hasil pembahasan dari rapat tersebut. 

  • Menawarkan perlindungan hukum 

Notulen rapat juga dapat berfungsi sebagai dokumen legal oleh auditor dan pengadilan. Hal ini karena notulen memuat semua fakta yang terjadi pada saat rapat berlangsung. Termasuk siapa saja yang mengikuti rapat hingga hasil akhirnya. Sehingga apabila tersandung masalah hukum, notulen ini termasuk bukti yang bisa membebaskan apabila tidak bersalah.

Baca juga: 9 Tips menciptakan rapat yang efektif

Struktur notulen rapat

cara membuat notulen rapat - EKRUT
Tuliskan action plan di setiap notulen untuk panduan di meeting selanjutnya - EKRUT

Pada umumnya ada beberapa struktur yang selalu ada dalam setiap minutes of meeting atau notulen rapat, di antaranya: 

  • Tanggal, waktu dan lokasi rapat berlangsung
  • Nama peserta rapat baik yang hadir ataupun tidak hadir 
  • Agenda rapat
  • Keputusan atau hasil rapat 
  • Action plan atau tindak lanjut yang harus dilakukan peserta
  • Tenggat waktu atas penyelesaian action plan
  • Peristiwa atau diskusi lain yang layak didokumentasikan untuk tinjauan di masa mendatang
  • Follow up meeting yang akan datang 

Contoh notulen rapat

Contoh notulen rapat
Contoh notulen untuk jenis rapat yang berbeda-beda - Pexels

Terdapat beberapa contoh notulen yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan rapatmu.

1. Contoh notulen rapat dengan format dokumen online 

Di masa pandemi saat ini, kemungkinan besar rapat akan dilakukan secara online. Lalu, bagaimana cara agar minutes of meeting menjadi lebih efektif? Kamu bisa menggunakan web yang khusus menyediakan jasa notulensi online. 

Dalam minutes of meeting daring tersebut kamu bisa menjabarkan tim dan dalam bidang apa pekerjaanmu. Setelah itu kamu bisa memilih beberapa template yang nantinya akan digunakan. Kamu juga bisa memasukan email setiap anggota rapat, sehingga mereka juga dapat langsung mengakses notulensi tersebut.

2. Contoh notulen rapat dengan format mind map

Sesi brainstorming pada saat rapat bisa jadi membingungkan bagi notulen akibat dari banyaknya ide yang disampaikan. Ketika proses brainstorming berlangsung, notulen harus dengan cepat mencatat, menangkap konsep dan menggabungkannya, juga mengembangkan ide tersebut dengan kata-kata yang lebih baik.

Kamu bisa menggunakan format mind maps pada saat berada di sesi brainstorming. Format tersebut dijamin akan mempermudah kamu menangkap semua ide yang ada. Kamu bisa mencatat di buku, whiteboard, atau menggunakan online mind mapping tool

Tool tersebut menyediakan ruang yang luas untuk kamu mencatat sebebasnya. Selain itu, cara ini lebih efektif karena kamu bisa membagikannya kepada rekan kerjamu secara online.

3. Contoh notulen rapat untuk 1o1 meeting

Notulensi untuk one on one biasanya lebih simpel karena biasanya rapat ini bersifat kasual. Diskusi dalam rapat one on one juga lebih personal. Jika ingin merasa lebih santai, kamu bisa mencatat di notes daripada menggunakan laptop pada saat berdiskusi. Hal ini karena hubungan personal juga sama pentingnya dengan hasil diskusi. Kamu juga bisa memilih untuk mencatat hasil diskusi setelah rapat selesai. 

7 Cara membuat notulen rapat 

cara membuat notulen rapat - EKRUT
Siapkan alat perekam jikalau kamu merasa butuh untuk membantu proses pembuatan notulen - EKRUT

Setelah tahu struktur dan hal-hal apa saja yang biasanya ada di dalam setiap notulen rapat, perhatikan beberapa tips dan cara membuat notulen rapat yang efektif berikut ini: 

1. Lakukan persiapan 

Agar kamu dapat membuat notulen rapat dengan lebih efektif, pastikan sebelum rapat dimulai kamu sudah mengetahui agenda rapat yang akan dibahas.

Siapkan catatan, alat tulis atau laptop  yang akan kamu gunakan selama membuat notulen rapat. Bila perlu siapkan pula alat perekam suara. Hasil rekaman rapat dapat digunakan sebagai rujukan atau klarifikasi terhadap detail informasi yang mungkin kamu lewatkan sebelumnya. 

2. Catat siapa saja yang hadir 

Jangan lupa untuk mencatat setiap peserta yang datang, maupun peserta yang sudah diundang namun berhalangan hadir. 

3. Tuliskan poin-poin penting selama rapat 

Meskipun tugasmu adalah membuat catatan terhadap jalannya rapat, bukan berarti kamu harus mencatat semua hal yang terjadi secara detail. 

Fokuslah pada percakapan yang berlangsung selama rapat lalu tuliskan ide-ide utama, dan poin-poin penting yang mencakup: 

  • Apa yang dibahas
  • Apa yang diputuskan 
  • Apa yang dicapai
  • Apa langkah/tindakan selanjutnya 
  • Bila terjadi diskusi atau debat, tuliskan perspektif peserta secara ringkas, lalu tulis hasil keputusan yang dibuat. 

Tidak hanya mencatat apa yang diputuskan kamu juga terkadang perlu mencatat siapa dan bagaimana keputusan tersebut diambil.

Apakah dari hasil dari konsensus atau ditentukan oleh pengambil keputusan tertinggi yang hadir dalam rapat. Contohnya seperti penolakan atau penetapan anggaran oleh pemimpin rapat. 

4. Bedakan antara fakta dan opini 

Untuk dapat menuliskan informasi yang sesuai ada baiknya kamu tahu mana pernyataan yang merupakan fakta dan opini.

Tujuan dari adanya notulen ini berpegang pada fakta bukan opini dan kamu bisa menggunakan alat perekam yang ada sebagai informasi tambahan. Dengan hanya menuliskan fakta, poin-poin akhir meeting juga akan menjadi lebih sederhana dan jelas. 

5. Buat langkah-langkah selanjutnya secara rinci

Pastikan untuk mencatat secara rinci tindakan apa yang harus diambil setelah rapat selesai. Hal ini termasuk: 

  • Siapa saja yang bertanggung jawab untuk setiap tindakan tersebut
  • Sumber daya apa yang dibutuhkan
  • Kapan aksi tersebut dimulai dan berakhir
  • Kapan peserta rapat harus melakukan peninjauan terhadap perkembangan dari tindakan tersebut. 

Baca juga: 7 Tips menciptakan rapat online yang sukses

6. Lakukan pengecekan terakhir kali 

Saat rapat telah berakhir, cobalah untuk mereview poin penting yang telah kamu buat dalam notulen tersebut bersama peserta rapat. Buatlah penyesuaian atau klarifikasi bila memang dibutuhkan. 

Pastikan bahwa semua putusan, kegiatan atau mosi telah dicatat dengan jelas. 

7. Kirimkan segera 

Setelah melakukan pengecekan, pastikan notulen rapat telah ditulis secara jelas dan tepat, lalu kirimkanlah hasil minutes of meeting itu kepada semua peserta rapat yang hadir maupun yang berhalangan hadir. 

Perlu diingat, bahwa notulen rapat sebaiknya kamu buat dan dibagikan secepat mungkin setidaknya satu jam setelah rapat berakhir atau di akhir hari tersebut. 

Pasalnya, dengan segera membuat dan membagikan notulen, kamu masih memiliki ingatan yang segar terhadap hasil rapat. Kamu pun  dapat segera memperbaiki bila ternyata ada peserta yang meralat notulen yang kamu buat.

Jangan lupa untuk melampirkan dokumen atau materi yang mendukung hasil rapat tersebut bila ada.  

Tips membuat notulen rapat 

cara membuat notulen rapat - EKRUT
Gunakan tabel untuk mempermudah proses penulisan notulen selama rapat - EKRUT

Agar dapat membuat notulen rapat secara efektif, ada beberapa hal yang bisa kamu perhatikan, seperti: 

1. Mulailah dengan action review 

Salah satu cara membuat notulen dengan efisien bisa kamu mulai dengan melakukan meninjau terlebih dahulu action review dari meeting sebelumnya. 

Tuliskan ringkasan tersebut sebelum rapat dimulai sehingga kamu bisa dengan mudah mencatat perbandingan dari kemajuan yang telah dilakukan oleh tim. 

Kamu juga bisa menghemat waktu karena bisa langsung dengan mudah menandai perkembangan action plan dari meeting sebelumnya, seperti apa yang sudah selesai dan mana yang masih berlanjut 

2. Gunakan tabel 

Kamu dapat menggunakan format tabel saat mencatat notulen selama rapat. Buatlah tabel yang terdiri dari tiga kolom, yaitu item, ringkasan diskusi dan action owner. 

Dengan begitu  kamu dengan mudah dapat langsung menulis poin-poin penting dalam rapat dengan mudah dan cepat. Hasil yang ditulis dalam tabel ini kemudian baru diubah ke dalam teks notulen rapat yang benar untuk dibagikan pada peserta setelah rapat berakhir.

3. Memanfaatkan template 

Jika perusahaan kamu memiliki template standar notulen rapat, maka buatlah berdasarkan acuan tersebut. 

Namun, bila tidak ada kamu dapat membuat template sendiri menurut versi kamu atau mengambil referensi template notulen standar yang bisa dengan mudah kamu temukan di internet.

Menggunakan template dapat mempermudah dan mempercepat proses kamu membuat notulen rapat. 

Baca juga: Strategi mengatur meeting agar efektif

Nah, itu dia beberapa hal dalam cara membuat notulen rapat atau minutes of meeting yang harus kamu perhatikan. Jadi pastikan kamu membuatnya dengan lengkap dan terstruktur, ya!

cara membuat notulen rapat EKRUT 
Last update 23 Maret 2021

Sumber: 

  • corporatefinanceinstitue.com
  • girlsguidetopm.com
  • co2partners.com
  • transcriptionwing.com
  • businesstrainingworks.com

Tags

Share