Setiap proyek kolaboratif harus dimulai dengan kick off meeting untuk saling mengenal dan menyamakan visi atau misi dari proyek tersebut. Apa itu kick off meeting dan seperti apa prosesnya? Langsung saja kita simak penjelasannya.
Apa itu kick off meeting?
Kick off meeting adalah pertemuan ketika tim akan menjalankan proyek baru bersama klien - EKRUT
Kick off meeting adalah pertemuan pertama kali yang dilakukan antara tim proyek dengan klien atau sponsor ketika akan memulai suatu proyek yang baru.
Biasanya yang hadir di acara kick off meeting adalah mereka yang memiliki peran terhadap proyek tersebut, mulai dari Project Manager, sponsor proyek, manajemen dan beberapa anggota tim.
Peran Project Manager dalam kick off meeting ini begitu besar yakni untuk memotivasi tim agar semangat mengerjakan proyek sehingga bisa sesuai dengan tujuannya. Adapun tujuan diadakannya kick off meeting adalah :
- Bertemu secara formal dengan klien untuk memahami tujuan, harapan dan cara berpikir mereka tentang proyek tersebut
- Menciptakan pemahaman yang sama antar anggota tim terkait tanggung jawab yang dimiliki setiap anggota
- Memahami latar belakang proyek tentang kenapa proyek ini relevan dan layak untuk dilakukan
- Menyamakan arti tentang kesuksesan sebuah proyek sehingga bisa memberikan gambaran tentang target atau sasaran yang ingin dicapai pada tahap awal proyek
- Mengkategorikan masalah dan mengantisipasinya bila mungkin terjadi
- Menetapkan cara bekerja yang efektif termasuk dalam hal komunikasi yang dibangun antar tim
- Menumbuhkan kepercayaan pada klien bahwa proyek tersebut bisa berjalan dengan baik
- Memahami kelebihan dan kekurangan tim sehingga bisa dibuat perencanaan yang tepat agar proyek tetap berjalan dengan baik meski memiliki hambatan
Perlu diingat bahwa keberadaan kick off meeting ini begitu penting saat akan menjalankan proyek, sebab bila perencanaan dan tujuan dari kick off meeting ini buruk maka eksekusi proyek juga tidak akan berjalan lancar.
Baca juga: 5 Tahapan dalam manajemen proyek yang harus diketahui
Kapan kick off meeting dilakukan?
Kick off meeting terjadi setelah kontrak ditandatangi oleh manajer dan klien - EKRUT
Umumnya kick off meeting akan dilakukan setelah kontrak ditandatangani sehingga sudah ada kesepakatan kerja sama dengan klien, kesepakatan biaya dan jadwal pengerjaannya.
Dalam proyek kecil, biasanya kick off meeting hanya terjadi sekali selama proyek itu berlangsung yakni ketika awal saja.
Akan tetapi pada proyek yang lebih besar, kick off meeting dilakukan dua kali yakni saat perencanaan dan ketika proyek akan dilaksanakan. Berbeda halnya untuk proyek multifase, kick off meeting akan dilakukan setiap awal fase.
Sementara untuk proyek lintas wilayah, lazimnya kick off meeting hanya dilakukan melalui sambungan video conference.
Baca juga: 7 Tips menciptakan rapat online yang sukses
Manfaat diadakannya kick off meeting
Manfaat dari melakukan kick off meeting adalah saling mengenal antara tim - EKRUT
Adapun manfaat mengadakan kick off meeting adalah,
- Membuat anggota tim saling mengenal satu sama lain
- Membantu anggota tim memahami tujuan proyek
- Memberi kesempatan bagi anggota tim untuk mengklarifikasi keraguan
- Memungkinkan para pemangku kepentingan untuk memahami risiko, asumsi, sejarah dan kendala mungkin ditemui saat proyek berjalan
- Membantu Project Manager mendapat dukungan demi keberlangsungan proyek ini
Cara membuat kick off meeting yang efektif
Agendakan kick off meeting dengan agenda rapat yang jelas sehingga tujuan dari rapat proyek itu bisa tercapai - EKRUT
Supaya kick off meeting kamu bisa berjalan dengan baik dan efektif, berikut beberapa cara yang bisa dicoba:
- Mengatur agenda rapat dengan menentukan topik yang akan dibahas. Umumnya sesi ini berisi tentang pengantar mengenai perkenalan proyek, tujuan proyek, sejarah, asumsi, kendala dan diskusi tanya jawab.
Kamu bisa mengirimkan agenda rapat ini kepada peserta agar mereka menyiapkan apa yang diperlukan.
- Kegiatan rapat. Saat kick off meeting ini benar-benar terjadi, hal pertama yang harus dilakukan adalah memperkenalkan setiap anggota tim, kemudian menjelaskan tentan proyek, tujuan, peran dan tanggung jawab anggota tim, ekspektasi proyek, dan kendala.
- Penutup rapat yang berisi agenda tanya jawab untuk mengkonfirmasi keraguan anggota tim, lalu ucapan terima kasih, nomor kontak yang bisa dihubungi serta catatan notulen rapat yang akan dikirimkan pada setiap anggota tim.
Baca juga: 10 Tips menciptakan rapat yang efektif
Itulah cara membuat kick off meeting yang efektif beserta pengertian, tujuan dan manfaatnya. Tentunya ini juga bisa mulai kamu praktikkan saat kamu dan tim mengerjakan proyek baru.
Dengan adanya kick off meeting ini diharapkan proyek yang dijalankan dapat berjalan dengan baik.
Sumber:
- thedigitalprojectmanager.com
- pmstudycircle.com
- 247meeting.com
