Seringkali, perusahaan belum memaksimalkan sumber pengetahuan karyawan yang mereka miliki. Padahal dengan mengetahui potensi setiap karyawan, perusahaan bisa dengan leluasa memetakan pengembangan dengan memanfaatkan potensi SDM yang ada. Knowledge management yang tidak terorganisir dengan baik bahkan menyebabkan perusahaan di Amerika Serikat mengalami kerugian hingga $31,5 miliar setiap tahunnya. Cari tahu lebih lanjut tentang knowledge management melalui artikel ini.
Baca juga: Manfaat dan pentingnya talent management bagi perusahaan dan karyawan
Apa itu knowledge management?
Knowledge perlu dikelola oleh perusahaan agar bisa diakses oleh semua orang (sumber: pexels)
Knowledge management merupakan proses mendefinisikan, menyusun, mempertahankan, dan berbagi pengetahuan dan pengalaman karyawan dalam suatu organisasi.
Ketika suatu perusahaan berkembang, memperluas area baru, penting bagi perusahaan untuk mempertahankan kinerja sebelumnya yang dinilai sukses. Bagaimana bisa staf baru mengetahui kinerja lama yang sukses tersebut, caranya melalui knowledge management.
Karena tujuan utama dari knowledge management adalah memfasilitasi hubungan staf yang mencari informasi atau pengetahuan institusional dengan orang-orang yang memilikinya.
Baca juga: People management: Tujuan, 12 skill-set, dan cara meningkatkannya
Pentingnya knowledge management dalam dunia kerja
Knowledge management membantu perusahaan memaksimalkan fungsi karyawan (sumber:pexels)
Knowledge management menjadi penting bagi perusahaan besar maupun kecil, apalagi di era berbasis data hari ini. Knowledge management akan membantu perusahaan dan para stakeholder dalam pengambilan keputusan yang cepat, memberi akses yang efisien ke pengetahuan dan informasi, meningkatkan kolaborasi dan pengumpulan ide, meningkatkan komunikasi antar karyawan, meningkatkan kualitas informasi dan data, memberikan keamanan pada kekayaan intelektual, dan memaksimalkan fungsi pelatihan karyawan.
Baca juga: Manajemen Organisasi: Pengertian, 6 Fungsi, Tujuan, Struktur
Proses knowledge management
Knowledge management memiliki 5 tahap utama dalam prosesnya (sumber: pexels)
Bagaimana proses dari knowledge management ini, Valamis merangkum dalam 4 langkah, yaitu Exploration, Compilation, Assessment, Sharing, dan Application. Berikut penjelasannya.
1. Exploration
Setiap organisasi memiliki banyak sumber pengetahuan, mulai dari karyawan hingga data dan catatan. Sumber ini bisa berupa pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki oleh karyawan dan juga data yang tersimpan dalam hard drive. Selama proses eksplorasi, lakukan identifikasi semua sumber data tersebut, terutama data dan informasi yang mudah rusak dan hilang.
2. Compilation
Setelah mengetahui sumber-sumber data penting, langkah berikutnya adalah menerapkan sistem pengumpulan informasi tersebut. Untuk memudahkan akses, simpan file kompilasi ini di cloud penyimpanan agar file bisa diakses oleh pihak yang berkepentingan dalam proses ini.
3. Analysis
Dalam tahap ini, data yang sudah dikumpulkan kemudian dianalisis. Dengan melakukan analisis terhadap data, perusahaan bisa melakukan kategorisasi data tersebut. Pisahkan sesuai fungsi-fungsinya, lalu beri label/nama yang sesuai dengan informasi yang terdapat di dalamnya.
4. Sharing
Data-data yang telah berhasil dikumpulkan, dianalisis, dan dikategorikan sesuai fungsinya sudah siap untuk disimpan di sistem. Pertimbangkan untuk menyewa atau membeli software knowledge management agar proses berbagi ini bisa lebih mempermudah pihak-pihak yang berkepentingan.
5. Application
Data dan pengetahuan yang luar biasa hanya akan menjadi onggokan data saja jika perusahaan tidak mendorong karyawan untuk memanfaatkan data tersebut. Siapkan pertemuan khusus untuk membahas soal sistem knowledge perusahaan dan bagaimana mengaksesnya. Pastikan juga data tersebut memang data yang bersifat general, bukan yang bersifat confidential.
Baca juga: 8 Contoh Self Management Skills untuk Menunjang Karier
3 Tipe knowledge management
Knowledge management memiliki 3 tipe (sumber: pexels)
Berikut ini adalah 3 tipe knowledge management.
1. Explicit knowledge management
Explicit knowledge management adalah pengetahuan yang mencakup topik yang mudah didokumentasikan secara sistematis (tertulis), dan dibagikan dalam skala informasi terstruktur. Explicit knowledge management mencakup hal-hal seperti FAQ, instruksi, data mentah dan laporan terkait, diagram, satu lembar, dan deck slide strategi.
2. Implicit knowledge
Implicit knowledge management pada dasarnya adalah keterampilan yang dipelajari atau know-how. Tipe ini diperoleh dengan mengadaptasi explicit knowledge dan menerapkannya pada situasi tertentu. Jika explicit knowledge adalah buku tentang mekanisme penerbangan dan diagram tata letak kokpit pesawat, maka implicit knowledge adalah penerapan buku panduan tersebut dan kondisi ketika menerapkannya.
3. Tacit knowledge
Tacit knowledge adalah informasi bersifat implicit dan tidak mudah untuk dijabarkan. Jenis knowledge ini masih berbentuk pemikiran yang terdapat di dalam otak manusia. Tacit termasuk bagian yang sangat sulit untuk dipahami, dikomunikasikan dan diartikan dalam bentuk yang lain yang lebih terstruktur. Hal tersebut dikarenakan tacit yang diambil dari sumbernya, yaitu intuisi, pengalaman pribadi, dan juga konteks yang cenderung tidak pasti. Pengetahuan tacit bersifat informal, dipelajari dengan pengalaman dari waktu ke waktu, dan biasanya berlaku untuk situasi tertentu.
Baca juga: Big data analytics: pengertian, jenis, dan contoh penggunaannya
Keuntungan menerapkan knowledge management
Manfaat knowledge management mencakup retensi karyawan (sumber: pexels)
Knowledge management tidak hanya memberikan manfaat bagi perusahaan, namun juga bagi para karyawannya. Berikut ini adalah beberapa keuntungan dari menerapkan knowledge management di perusahaan.
- Atmosfer kerja akan menjadi lebih efisien.
- Pembuatan keputusan akan menjadi lebih cepat dan lebih efektif.
- Memudahkan dan mendorong kolaborasi antar staf yang berada di dalam perusahaan.
- Training dan pelatihan bisa dioptimasi.
- Meningkatnya tingkat kepuasan karyawan karena adanya peningkatan ilmu pengetahuan, pelatihan, serta inovasi.
Baca juga: Kenali 6 penyebab turnover karyawan meningkat
Kerugian menerapkan knowledge management
Tidak ada gading yang tak retak, keunggulan knowledge management dibarengi kekurangannya (sumber: pexels)
Meskipun knowledge management menawarkan banyak keuntungan, namun perusahaan juga harus memahami adanya kekurangan yang berpotensi bisa timbul. Beberapa tantangan yang bisa hadir dalam menerapkan knowledge management adalah sebagai berikut.
- Kesulitan menemukan cara yang efektif dalam melakukan pencatatan knowledge seputar bisnis.
- Jika tidak berhati-hati semua informasi menjadi mudah diakses siapapun.
- Kesulitan juga akan muncul ketika mengintegrasikan knowledge management dengan tujuan dan strategi bisnis perusahaan.
- Harus lebih selektif memilih teknologi pendukung knowledge management.
- Sedikit memakan waktu ketika proses migrasi data knowledge management ke dalam proses dan juga sistem informasi yang sebelumnya memang sudah ada.
Baca juga: Mengenal perencanaan SDM dan 3 faktor penting untuk dipertimbangkan
Demikianlah penjelasan lengkap tentang knowledge management. Berdasarkan penjelasan di atas, bisa kita tarik kesimpulan bahwa knowledge management adalah serangkaian alat, strategi, dan metode untuk mempertahankan, menganalisis, mengorganisir, membagikan dan juga meningkatkan informasi yang terdapat di dalam suatu perusahaan. Dengan mengaplikasikan knowledge management ini, perusahaan bisa mendapatkan banyak keuntungan, salah satunya adalah atmosfir kerja yang semakin efektif.
Selain dari artikel EKRUT Media, kamu masih bisa memperoleh informasi dan berbagai tips bermanfaat lainnya melalui YouTube EKRUT Official. Jika kamu ingin mengembangkan karier dan mencari pekerjaan baru, yuk, sign up di EKRUT sekarang juga karena banyak peluang kerja dari perusahaan dan startup ternama menantimu!
Sumber:
- valamis
- kmworld
- getguru
