Pekerjaan kamu butuh berkirim surat ke banyak penerima sekaligus? Pasti selama ini terasa cukup merepotkan kalau harus dikirim satu-persatu, kan? Nah, sudah tahu kalau Microsoft Word punya fitur yang bernama mail merge? Mail merge adalah fitur yang memudahkan kamu dalam kegiatan surat menyurat. Lalu, apa itu mail merge dan bagaimana cara kerjanya? Simak artikel ini lebih lanjut, ya!
Baca juga: Artificial intelligence terbaru microsoft word bantu proses penulisan
Apa itu mail merge?
mail merge bisa mempermudah kamu dalam melakukan beberapa pekerjaan – Pixabay.com
Mail merge adalah satu fitur di Microsoft Word yang bisa memudahkan penggunanya dalam berbagai aktivitas berkirim surat. Dengan mail merge, pengguna bisa membuat beberapa dokumen secara personal untuk penerima surat.
Surat yang bisa dibuat dengan fitur ini misalnya adalah surat promosi penjualan, surat undangan, tagihan, dan masih banyak lagi jenis dokumen lainnya.
Fitur yang bisa digunakan pengguna di mail merge adalah:
- Letter atau surat
- Mailing label atau label surat
- Envelope atau amplop
- Directories atau direktori
Sedangkan hal penting yang ada di mail merge adalah main document atau dokumen utama dan data source atau sumber data. Dokumen utama adalah isi surat yang bentuknya tetap. Jadi, satu teks atau bentuk dokumen yang akan dikirim. Intinya, berupa format dasar yang akan dikirimkan ke banyak penerima. Sedangkan sumber data adalah data yang akan digabungkan (merge) ke dokumen utama. Sumber data ini asalnya bisa berbeda-beda. Keempat sumber data meliputi:
- Microsoft Office Excel Worksheet
- Microsoft Office Word Table
- Microsoft Office Outlook Contact List
- Microsoft Office Access Database Tables
Baca juga: 8 Skill teknologi yang paling banyak dicari di 2022
Kegunaan dan fungsi mail merge
salah satu kemudahan dengan mail merge adalah saat membuat surat – Pixabay.com
Fitur Microsoft Word ini menawarkan berbagai kelebihan yang memudahkan pekerjaan kita. Kegunaan dan fungsi mail merge adalah:
1. Mempermudah pekerjaan berkirim surat
Bagi yang biasa berkirim surat setiap harinya ke banyak penerima sekaligus, aktivitas ini bisa cukup merepotkan. Kalau sampai ada kesalahan sedikit saja dan surat terlanjur terkirim, maka sudah tidak bisa diperbaiki lagi karena pasti terbaca oleh penerimanya.
Dengan mail merge, pekerjaan ini jadi jauh lebih mudah. Pengguna bisa membuat dokumen utama yang sama persis. Hanya ada sedikit perbedaan yang bisa diatur pada detail data. Misalnya saja nama penerima, alamat, dan seterusnya.
2. Pekerjaan jadi jauh lebih cepat
Menyiapkan dokumen dan mengirimkannya ke banyak penerima sekaligus kini bisa dilakukan dengan jauh lebih cepat, lebih praktis, dan efisien, penggunanya jadi tidak perlu membuang banyak waktu dan bisa melakukan pekerjaan lain yang lebih penting.
3. Bisa membuat banyak jenis dokumen
Bukan hanya bisa membuat surat saja, fitur mail merge juga bisa digunakan untuk membuat jenis dokumen lainnya. Misalnya saja amplop, label, sertifikat, dan masih banyak lagi. Jauh lebih simpel dan mudah hanya dengan satu aplikasi saja. Biasanya, fitur ini banyak digunakan oleh sekretaris, administrasi, HRD, dan lain-lain.
Baca juga: Contoh Email Lamaran Kerja Profesional dan 8 Poin Penting
5 Cara membuat mail merge di Microsoft Word
Cara membuat mail merge ternyata sangat gampang – Pixabay.com
Apakah sulit untuk membuat mail merge? Sama sekali tidak. Fitur ini penggunaannya bisa dipelajari dengan mudah dan tak perlu waktu lama. Beberapa langkah dalam membuat mail merge adalah:
1. Buat dokumen sumber data
Langkah pertama membuat mail merge adalah buat dokumen sumber data di Microsoft Excel. Sumber data ini didesain khusus sesuai kebutuhan tiap pengguna, jadi dibuatnya secara manual.
Misalnya untuk mengirimkan data ke banyak penerima dan alamat sekaligus, jadi dokumennya berisi daftar nama, alamat, dan bisa dengan tambahan nomor telepon atau data lainnya dari penerima.
2. Buat dokumen utama
Setelah sumber data selesai, maka langkah selanjutnya adalah membuat dokumen utama. Inilah dokumen yang dibuat di Microsoft Word. Mengenai isi, tentu disesuaikan dengan kebutuhan tiap pengguna. Misalnya saja untuk membuat surat undangan rapat, surat penawaran barang, surat pemberitahuan, proposal, sertifikat, dan lain sebagainya.
Bisa saja mail merge digunakan untuk nama dan alamat penerima yang ada di badan surat atau bisa juga mail merge digunakan untuk amplop yang membungkus surat tersebut. Intinya, fitur ini akan mempermudah kalau kita akan memasukkan data diri yang berbeda-beda.
Yang pasti, di dokumen utama harus ada bagian yang dikosongkan. Contohnya:
- Nama:
- Alamat:
- Nomor Telepon:
Baca juga: 7 Jenis sistem operasi komputer beserta cara kerjanya
3. Gabungkan sumber data dengan dokumen utama
Setelah sumber data dan dokumen utama sudah siap, maka saatnya digabungkan. Caranya adalah:
- Pastikan dokumen utama dalam keadaan terbuka.
- Lalu pilih sub Mailing (Surat) di Microsoft Word.
- Selanjutnya, klik Start Mail Merge (Mulai Gabungan Surat). Di bawahnya ada Letters (Surat), E-mail Messages (Pesan Email), Envelopes (Amplop), Labels (Label), dan Directory, pilih salah satunya sesuai kebutuhan. Misalnya untuk membuat surat, maka klik Letters.
- Lanjutkan dengan beralih ke sub menu Select Recipient dan klik Use Existing List. Masukkan sumber data yang tadi sudah dibuat di Microsoft Excel.
- Setelah dipilih, maka dokumen utama sudah otomatis terhubung dengan sumber data. Pastikan memilih sumber data yang tepat.
4. Atur tata letak
Setelah itu, pastikan tata letak di sumber data dan naskah utama sudah sesuai. Jadi untuk kolom Nama, pastikan terhubungnya dengan daftar nama yang ada di sumber. Untuk melakukanya, cukup letakkan kursor di sebelah ‘Nama’, lalu klik sub menu Insert Merge Field, lalu pilih Nama. Selanjutnya, lakukan langkah yang sama untuk data Alamat dan Nomor Telepon.
5. Cek preview, simpan, dan cetak
Untuk memastikan data yang dimasukkan sudah benar, kamu bisa cek di sub menu Preview Results. Maka, akan muncul dokumen utama dengan data yang sudah terisi. Untuk pindah ke data selanjutnya, klik Next Record. Kalau sudah benar, maka simpan di Microsoft Word dengan cara pilih sub menu Finish & Merge.
Saat kamu klik menu Finish & Merge akan ada 3 pilihan, yakni:
- Edit Individual Document yang bisa kamu gunakan untuk menyimpan file hasil kerja dalam dokumen baru.
- Print Document untuk mencetak dokumen mail merge.
- Send Email Messages, jika kamu ingin mengirim file naskah utama.
Silakan pilih sesuai dengan kebutuhanmu.
Baca juga: 12 Bahasa pemrograman yang paling relevan untuk dipelajari 2022
Mail merge adalah salah satu fitur yang memudahkan kamu dalam aktivitas surat menyurat. Kalau kamu sudah ahli soal Microsoft Word, tentu kamu sudah paham bagaimana cara membuat mail merge. Selain itu, kamu juga bisa mengembangkan kemampuan soal dunia kerja digital lewat EKRUT. Cukup sign up di EKRUT dan menjadi bagian dari perusahaan kenamaan dalam berbagai bidang.
Berbagai informasi juga tersedia di Channel YouTube EkrutTV. Salah satunya adalah langkah-langkah mendapat promosi kerja berikut ini.
Sumber:
- Kumparan.com
- deepublish.com
- qwords.com
.jpg)
