Inventaris adalah salah satu kata yang pasti sangat umum kamu dengar. Baik di perusahaan maupun di organisasi. Apa kegunaan inventaris kemungkinan besar juga sudah kamu pahami. Tapi tahukah kamu pengertian inventaris secara mendalam? Yuk, simak selengkapnya di sini.
Baca juga: 10+ Rekomendasi Perabot Kantor Beserta Fungsinya
Apa itu inventaris?
Inventaris tidak hanya mendata peralatan kantor saja (Sumber: Pexels)
Sebuah perusahaan memiliki peralatan kantor yang disebut sebagai inventaris. Menurut Investopedia, inventaris adalah istilah yang mengacu pada persediaan bahan baku yang digunakan dalam produksi serta barang-barang yang telah diproduksi yang tersedia untuk dijual. Menurut kajian industri serta manufaktur, inventaris adalah kata yang mengacu pada stok atau sumber daya yang dipakai dalam sebuah perusahaan.
Sedangkan menurut KBBI, inventaris berarti daftar yang mencakup keseluruhan barang di sebuah institusi. Baik itu kantor, sekolah, hingga perusahaan. Fungsi dari inventaris ini sebagai alat untuk mendukung operasional sebuah institusi. Secara bahasa, inventaris adalah inventory yang bisa diterjemahkan sebagai barang milik perusahaan, yang tujuannya untuk diolah kembali menjadi produk lain.
Baca juga: Admin Officer: Definisi, Manfaat, Tanggung Jawab, Skill, dan Gaji 2022
Pentingnya pengelolaan inventaris
Salah satu tujuan inventaris adalah mengelola sumber daya secara lebih tepat (Sumber: Pexels)
Sebuah perusahaan harus mengelola inventaris secara baik. Tujuan utama pengelolaan inventaris adalah agar perusahaan bisa beroperasi serta mengelola sumber daya yang dimilikinya secara lebih tepat. Mengingat fungsinya vital, inventaris harus dicatat rapi agar pekerja atau yang berkepentingan bisa mengeceknya secara mudah.
Tidak hanya itu, untuk kebutuhan pengelolaan inventaris, adanya pencatatan juga sangat penting. Apalagi jika jenisnya beragam. Selain itu, pencatatan inventaris juga penting khususnya untuk barang yang jumlahnya banyak. Pengelolaan inventaris juga sangat berguna untuk memudahkan pengawasan melalui tata letak. Selain itu, adanya tujuan pengelolaan inventaris adalah agar tidak terjadi penyusutan barang. Peningkatan pelayanan terhadap konsumen juga sangat penting sebagai wujud pengelolaan inventaris.
Baca juga: 7 Fasilitas Kerja yang Wajib Karyawan Ketahui dan Manfaatkan
Jenis-jenis inventaris
Jenis-jenis inventaris sangat beragam (Sumber: Pexels)
Perusahaan bisa mendata inventaris berdasarkan jenisnya. Beberapa jenis inventaris adalah sebagai berikut.
1. Bahan baku
Bahan baku merupakan sumber daya perusahaan yang berguna untuk menyelesaikan serta membuat produk. Umumnya saat produk berhasil tercipta, bahan baku asli tidak dapat dikenali. Contohnya sabun, sampo, dan lain sebagainya.
2. Komponen
Berikutnya jenis inventaris adalah komponen. Komponen sebenarnya mirip seperti bahan baku. Akan tetapi, saat sebuah produk tercipta, beberapa komponen masih bisa dikenali. Seperti kayu, sekrup, paku, dan sejenisnya.
3. Pekerjaan dalam proses
Pekerjaan dalam proses disebut juga sebagai persediaan WIP. Inventaris ini mengacu pada item produksi, termasuk bahan baku dan komponen. WIP juga termasuk tenaga kerja, bahan pengepakan, hingga overhead.
4. Barang jadi
Jenis inventaris satu ini jarang diketahui. Barang jadi yang termasuk inventaris adalah komponen yang siap dijual. Komponen ini juga yang bisa digunakan perusahaan untuk memperoleh profit.
5. Pemeliharaan, perbaikan, dan operasi
Poin satu ini disebut juga MRO. Barang MRO merupakan inventaris yang seringkali disebut persediaan. Fungsi persediaan ini berguna untuk mendukung pembuatan produk, serta pemeliharaan bisnis.
6. Bahan pengemasan
Bahan pengemasan atau kemasan ada tiga jenis. Pertama adalah kemasan utama yang berguna untuk melindungi produk. Kedua adalah kemasan sekunder yang disebut pengemasan untuk barang jadi dan terdapat label keterangan SKU. Sedangkan kemasan tersier berarti kemasan curah yang biasanya untuk transportasi.
Baca juga: Inventories Adalah: Pengertian, Jenis, Manfaat, dan 8 Tips untuk Mengelolanya
7. Stok pengaman
Stok pengaman merupakan persediaan ekstra yang berguna untuk menutupi hal-hal tidak terduga. Memang ada biaya penyimpanan untuk stok ini, tetapi sangat berguna untuk mendukung kepuasan konsumen.
8. Persediaan decoupling
Istilah ini berguna untuk menyebut item tambahan. Item tersebut disimpan di stasiun lini produksi. Tujuan item tambahan dilakukan inventaris adalah agar produksi tidak mengalami penghentian pekerjaan karena persediaan aman.
9. Inventaris siklus
Inventaris ini berarti perusahaan memesan siklus persediaan, agar mendapat jumlah stok yang tepat. Akan tetapi, tujuan pemesanan ini juga bertujuan untuk mendapatkan biaya penyimpanan terendah.
10. Inventaris layanan
Inventaris ini mengacu pada seberapa banyak layanan yang bisa diberikan bisnis di sebuah periode. Misalnya sebuah penginapan memiliki 20 kamar. Tentu dengan jumlah kamar dapat dihitung kapasitas maksimalnya.
11. Inventaris transit
Persediaan ini berarti persediaan yang bergerak antara gudang, pabrik, dan pusat distribusi. Inventaris transit mungkin perlu waktu lama untuk berpindah antar fasilitas. Istilah ini juga sering disebut inventaris pipa.
12. Inventaris teoretis
Inventaris teoretis atau inventaris buku merupakan jumlah stok paling sedikit yang diperlukan perusahaan untuk menyelesaikan proses produksi, tanpa menunggu. Biasanya persediaan ini dipakai di industri makanan dengan rumus aktual versus rumus teoritis untuk mengukurnya.
13. Kelebihan persediaan
Jenis inventaris ini juga dikenal dengan istilah ‘persediaan usang’. Kelebihan persediaan berarti barang atau bahan mentah yang tidak terpakai atau tidak terjual. Akan tetapi, meski tidak dipakai masih harus dibayar untuk disimpan.
Baca juga: Meningkatkan produktivitas kerja pada 2022 dengan deretan tools ini
Cara mengelola inventaris dengan tepat
Sebaiknya inventaris dikelola secara profesional (Sumber: Pexels)
Jika dalam jumlah yang kecil, inventaris kemungkinan bisa dengan mudah dikelola. Tetapi kalau jumlahnya banyak, pasti lain cerita. Karena itu, cara mengelola inventaris adalah sebagai berikut.
1. Memilih penanggung jawab yang tepat
Pilih staf terbaik untuk dirujuk sebagai manajer inventaris. Kriteria penanggung jawab yang tepat bisa dilihat dari kemampuannya dalam beberapa hal. Mulai dari mampu memberi laporan stok, stok masuk dan keluar, depresiasi, dan sejenisnya.
2. Mengoptimalkan keamanan di toko dan gudang
Tujuan dari cara ini agar inventaris tetap terjaga. Selain menempatkan penjaga keamanan, pemilik juga bisa memasang kamera CCTV di sudut-sudut penting. Tidak lupa untuk hak akses hanya diberikan kepada yang memang berurusan dengan inventaris.
3. Pantau tingkat persediaan stok
Pantau tingkat persediaan secara berkala agar penyusutan inventaris bisa diminimalisir. Tentukan batas minimum stok secara tepat waktu. Apabila persediaan mendekati batas minimum, pemesanan harus segera dilakukan agar tidak sampai kekurangan.
4. Lakukan audit inventaris berkala
Cara ini juga kerap disebut stocktaking. Bandingkan jumlah stok yang di komputer dengan hasil nyata agar tidak ada perbedaan. Untuk jangka waktunya bebas, bisa dilakukan sesuai kebijakan perusahaan.
5. Optimalisasikan manajemen inventaris
Mengecek stok secara manual tentu memakan biaya, tenaga, serta waktu. Terlebih jika perusahaannya berskala besar. Perusahaan besar harus melakukan optimalisasi secara optimal menggunakan software khusus untuk memantau inventaris.
Baca juga: Mengenal lebih dalam mengenai PPIC dan tugasnya di perusahaan
Contoh barang inventaris yang disediakan oleh kantor
Inventaris peralatan kantor paling sering dilakukan (Sumber: Pexels)
Sebuah kantor beroperasi tidak lepas dari peranan inventaris. Salah satu contoh barang inventaris adalah komputer/laptop. Selain membuat dokumen, kantor juga menyediakan alat pencetak atau printer. Meja dan kursi merupakan contoh lain yang harus disediakan. Walau sebagian besar dokumen tercatat menggunakan komputer, kantor juga menyediakan alat tulis untuk mencatat hal-hal penting secara cepat. Contoh lain inventaris adalah buku bacaan atau alat-alat kantor lainnya.
Baca juga: 9 Barang Wajib Buat Karyawan Baru
Itulah pembahasan lengkap soal inventaris. Kamu juga bisa temukan berbagai artikel menarik lainnya di EKRUT Media. Informasi dan tips menarik tersedia pula di YouTube EKRUT Official. Jika kamu tertarik mendapatkan berbagai kesempatan untuk mengembangkan karier, sign up EKRUT sekarang juga. Hanya di EKRUT, kamu dapat memperoleh berbagai peluang kerja yang dapat disesuaikan dengan minatmu.
Sumber:
- veego.com
- netsuite.com
- investopedia.com
